Hvad denne artikel dækker
Denne artikel forklarer, hvordan en faktura bevæger sig gennem foreningens regnskab — hvilke posteringer der dannes, fra fakturaen oprettes, til pengene står i banken. Det er en forklaring af sammenhængen, ikke en trin-for-trin-vejledning. Hvordan kontoplan, postering og bilag hænger sammen, kan du læse i Sådan hænger kontoplan, postering og bilag sammen.
Kort fortalt
En faktura går gennem tre trin i regnskabet: den dannes, den betales, og pengene udbetales fra betalingsudbyderen til banken. Hvert trin danner sine egne posteringer. Når alle tre trin er kørt, går regnskabet i nul — præcis som det skal.
goMember laver de fleste af disse posteringer automatisk, når den automatiske bogføring er slået til. Artiklen viser, hvad der sker bag kulisserne, så du kan forstå og genkende posteringerne i regnskabet.
Konti i eksemplet
Eksemplet i denne artikel følger en betaling via Nets Easy og bruger disse konti fra goMembers standard-kontoplan. Foreningens egne konti kan hedde noget andet og have andre numre. Hvor systemet henter dem, sætter du op under systemkontiene — se Indstil systemkonti.
| Konto | Navn | Type | Hvad den bruges til |
|---|---|---|---|
| 1012 | Opkrævede kontingenter | Driftskonto (indtægt) | Her registreres foreningens kontingentindtægter. |
| 5510 | Medlems tilgodehavende/samlekonto | Statuskonto (aktiver) | Viser, hvad medlemmerne skylder foreningen lige nu. |
| 5540 | Mellemkonto Nets Easy | Statuskonto (aktiver) | Ventekonto for online betalinger via Nets Easy, indtil pengene udbetales til banken. |
| 5710 | Bankkonto | Statuskonto (aktiver) | Foreningens primære bankkonto, som pengene udbetales til. |
| 3210 | Gebyr, Nets Easy | Driftskonto (udgift) | Holder styr på, hvad foreningen betaler i gebyrer til Nets Easy. |
Betaler medlemmet via en anden udbyder, bruges den tilsvarende mellemkonto og gebyrkonto: MobilePay bruger 5550 og 3220, og Betalingsservice bruger 5560 og 3230. I eksemplet er en faktura på 100 kr. Plus og minus i tabellerne er bare bogføringens måde at holde styr på, at pengene ender med at gå i nul.
Trin 1: Når fakturaen dannes
Når fakturaen oprettes, registrerer systemet, at foreningen har en indtægt til gode, og at medlemmet nu skylder beløbet.
| Beløb | Konto | Hvad der sker |
|---|---|---|
| -100 | 1012 (Opkrævede kontingenter) | Indtægten registreres. I driften står en indtægt som et negativt beløb. |
| 100 | 5510 (Medlems tilgodehavende) | Medlemmet skylder nu foreningen 100 kr. |
Trin 2: Når medlemmet betaler
Når medlemmet betaler online, går pengene ikke direkte ind på bankkontoen. De registreres først mod mellemkontoen, og medlemmets gæld nulstilles.
| Beløb | Konto | Hvad der sker |
|---|---|---|
| 100 | 5540 (Mellemkonto Nets Easy) | Betalingen registreres mod mellemkontoen — pengene er undervejs fra Nets Easy. |
| -100 | 5510 (Medlems tilgodehavende) | Medlemmet skylder ikke længere de 100 kr. |
Trin 3: Når foreningen får pengene fra betalingsudbyderen
Betalingsudbyderen (for eksempel Nets Easy eller MobilePay) udbetaler pengene til bankkontoen i klumper — ofte flere betalinger samlet og med et gebyr trukket fra.
| Beløb | Konto | Hvad der sker |
|---|---|---|
| 99 | 5710 (Bankkonto) | Pengene går ind på banken — her 99 kr., fordi der er trukket 1 kr. i gebyr. |
| 1 | 3210 (Gebyr, Nets Easy) | Gebyret bogføres som en udgift i driften. |
| -100 | 5540 (Mellemkonto Nets Easy) | Mellemkontoen udlignes — Nets Easy har nu betalt de 100 kr. |
Derfor går det i nul
Når alle tre trin er kørt, er indtægten registreret, medlemmets gæld er væk, gebyret er bogført, og pengene står i banken. Mellemkontoen er udlignet igen. Det er hele pointen: hver bevægelse har en modpost, så regnskabet altid balancerer.
Mellemkontoen er vigtig, netop fordi pengene ikke længere lander direkte på bankkontoen ved hver betaling, men kommer i klumper fra betalingsudbyderen. Derfor skal de rigtige konti være sat op på foreningens betalingsformer og systemkonti, så mellemkontoen kommer i spil.
Pakke-begrænsninger
| Funktion | Smart | Pro | Premium |
|---|---|---|---|
| Bogføring og regnskab | ✅ | ✅ | ✅ |
Almindelige fejl og løsninger
Betalinger lander ikke på mellemkontoen.
Årsag: Der er ikke sat en mellemkonto op på betalingsformen eller på systemkontiene.
Løsning: Sæt den rigtige mellemkonto op — se Indstil systemkonti.
Banken og regnskabet stemmer ikke ved en udbetaling.
Årsag: Gebyret fra betalingsudbyderen er ikke bogført, så der mangler en post.
Løsning: Bogfør gebyret på gebyrkontoen, så udbetalingen går i nul. Se Hvad er bankafstemning - og hvorfor er det vigtigt?
Beslægtede emner
- Sådan hænger kontoplan, postering og bilag sammen (GM-FIN-004)
- Indstil systemkonti (GM-BOOK-021)
- Hvad er forskellen på en faktura, opkrævning og kreditnota? (GM-FIN-001)
- Bogfør fakturaer manuelt (GM-BOOK-012)
- Hvad er bankafstemning - og hvorfor er det vigtigt? (GM-FIN-003)
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.