Når bilagsnumre genbruges i kassekladde

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel forklarer, hvordan et bilag får sit nummer i kassekladden, hvorfor to bilag kan ende med samme nummer, og hvordan du holder bilagsnumrene unikke. Selve det at føre bilag ind og bogføre kladden står i Bogføring af bilag.

Hvornår er det relevant

Læs artiklen, hvis du ser det samme bilagsnummer på to bilag, eller hvis feltet Bilag foreslår et nummer, du allerede har brugt i en anden kassekladde. Den er også nyttig, hvis flere i foreningen fører bilag ind på samme tid — for eksempel kassereren og en revisor.

Forudsætninger

Sådan får et bilag sit nummer

Når du klikker + Nyt bilag i en kassekladde, er feltet Bilag udfyldt med det næste nummer i rækken. Rækken starter fra Nuværende bilagsnummer på siden Finans indstillinger. Du kan beholde forslaget eller skrive et andet nummer selv.

Et nummer tæller først som brugt, når kassekladden med bilaget er bogført. Indtil da foreslår goMember det samme næste nummer i alle åbne kassekladder. Har du to ubogførte kladder, får det første nye bilag i hver af dem altså samme nummer — for eksempel 1006 i begge. Når den ene kladde er bogført, foreslår Bilag det næste nummer, for eksempel 1007.

Importerer du bilag fra en fil, gælder det samme for kolonnen Bilagsnummer: brug fortløbende numre, der ikke er brugt i forvejen, eller udelad kolonnen, så goMember selv giver bilagene de næste numre. Se Upload bilag til kassekladden via Excel.

Sådan holder du bilagsnumrene unikke

• Bogfør én kassekladde ad gangen. Gør kladden færdig og bogfør den, før du begynder på den næste. Så foreslår Bilag altid et nummer, der ikke er brugt.
• Bogfør løbende. Jo færre åbne kladder foreningen har på samme tid, jo mindre er risikoen for, at to bilag får samme nummer.
• Aftal, hvem der fører bilag ind. Arbejder flere personer i hver sin kassekladde på samme tid, så aftal, at kun én bogfører ad gangen.
• Tjek nummeret, før du gemmer. Skriver du selv et nummer i Bilag, så vælg et, der hverken står i en bogført kladde eller i en anden åben kladde. Du kan se alle kladder på Kassekladde oversigt under Regnskab → Bogfør manuelt, hvor filteret Vis alle også viser de bogførte.

Ret et dobbelt bilagsnummer i en åben kladde

Står samme nummer i to kladder, og er mindst én af dem ikke bogført, retter du nummeret i den ubogførte kladde:

1. Gå til Regnskab → Bogfør manuelt, og klik på det blå ikon ud for den ubogførte kassekladde.
2. Klik på blyant-ikonet ud for bilaget med det dobbelte nummer.
3. Skriv et nyt, ubrugt nummer i feltet Bilag.
4. Klik Gem øverst til højre.

En bogført kassekladde kan du ikke rette i. Mangler der en rettelse, laver du en ny kassekladde til den — se Bogføring af bilag.

Pakke-begrænsninger

Almindelige fejl og løsninger

Bilag foreslår et nummer, der allerede står i en anden kassekladde.
Årsag: Den anden kladde er ikke bogført endnu, så nummeret tæller ikke som brugt.
Løsning: Bogfør den anden kladde først, eller skriv et ubrugt nummer i Bilag.

To bilag har samme nummer.
Årsag: Bilagene er ført ind i to kladder, der var åbne på samme tid, eller nummeret er skrevet ind i hånden.
Løsning: Ret nummeret i den kladde, der ikke er bogført — se afsnittet Ret et dobbelt bilagsnummer i en åben kladde.

Beslægtede emner

• Bogføring af bilag (GM-BOOK-013)
• Opret kassekladde (GM-BOOK-014)
• Upload bilag til kassekladden via Excel (GM-BOOK-020)
• Indstil systemkonti (GM-BOOK-021)