Hvad denne artikel dækker
Denne artikel viser, hvordan du importerer bilag til en kassekladde fra en fil i stedet for at taste dem ind ét ad gangen. Du uploader en Excel- eller CSV-fil, fortæller goMember hvilke kolonner der hører til hvilke felter, og får en ny kassekladde med alle bilagene i. Selve bogføringen af kladden står i Bogføring af bilag.
Hvornår er det relevant
Importen er nyttig, når du har mange bilag samlet i et regneark — for eksempel når kassereren har ført udgifter og kontante indbetalinger i Excel gennem en periode, eller når I flytter posteringer fra et andet system. Har du kun et par bilag, er det hurtigere at føre dem ind med + Nyt bilag i kassekladden.
Forudsætninger
| Krav | Hvor sættes det op | Reference |
|---|---|---|
| Finansmodulet er aktiveret | Indstillinger → Opkrævning → Indstillinger | Aktivér finansmodulet (GM-BOOK-010) |
| Kontonumrene i filen findes i foreningens kontoplan | Indstillinger → Regnskab → Kontoplan | Tilpas kontoplanen (GM-BOOK-011) |
| Et åbent regnskabsår, der dækker bilagenes datoer (for at kunne bogføre) | Indstillinger → Regnskab → Regnskabsår | Opret nyt regnskabsår (GM-BOOK-015) |
Sådan skal filen se ud
Filen kan være i formatet csv, xls eller xlsx og må fylde op til 100 MB. Læg ét bilag på hver linje, og giv hver kolonne en overskrift i første linje. Overskrifterne bliver vist, når du skal vælge kolonner under importen, så det er lettest at bruge de samme navne som felterne i goMember:
- Bilagsnummer — et fortløbende nummer, der ikke er brugt i forvejen. Udelader du kolonnen, giver goMember selv bilagene de næste numre.
- Bilagsdato — bilagets dato.
- Konto — kontonummeret fra kontoplanen, beløbet skal bogføres på.
- Beløb — bilagets beløb.
- Modkonto — kontonummeret, modposten skal stå på, for eksempel bankkontoen eller kassen.
- Bilagstekst — en kort beskrivelse af bilaget.
Åbn importen
- Gå til Regnskab → Bogfør manuelt i venstre sidemenu. Du lander på Kassekladde oversigt.
- Klik på knappen med de tre prikker over listen.
- Vælg Importér kassekladde. Siden Import af bilag til kassekladde åbner.
Billedtekst: Importér kassekladde ligger under de tre prikker på Kassekladde oversigt.
Upload filen
Klik på Upload fil, og vælg filen på din computer — eller træk filen ind i feltet. Har du importeret før, står tidspunktet for den seneste import i boksen Sidste import.
Billedtekst: Upload filen, eller træk den ind i feltet.
Vælg hvilke kolonner der hører til hvilke felter
Når filen er uploadet, viser siden et felt for hver oplysning i et bilag: Bilagsnummer, Bilagsdato, Konto, Beløb, Modkonto og Bilagstekst. Ud for hvert felt vælger du i en rulleliste den kolonne fra din fil, der passer.
Under Beløb står afkrydsningsfeltet Vend fortegn. Det er sat til fra start og vender plus og minus på alle beløb i filen. Et beløb på 249,95 i filen bliver altså til -249,95 i kassekladden. Tjek beløbene i forhåndsvisningen, og fjern fluebenet, hvis fortegnene allerede står rigtigt i din fil.
Har du valgt den forkerte fil, så klik Vælg en anden fil øverst.
Tjek forhåndsvisningen og importér
Når alle felter er koblet til en kolonne, og data er gyldige, står der Dine data er nu klar til import med en grøn besked. Under beskeden vises bilagene, som de bliver importeret.
- Gennemgå forhåndsvisningen: datoer, kontonumre, beløb med fortegn og tekster.
- Klik Importér data.
Billedtekst: Vælg kolonner, tjek forhåndsvisningen og klik Importér data.
Den importerede kassekladde
Importen opretter en ny kassekladde. Den står på Kassekladde oversigt med navnet Importeret : efterfulgt af dato og klokkeslæt for importen, og med dig i kolonnen Oprettet af.
Klik på det blå ikon ud for kladden for at åbne den. Hvert bilag fra filen er blevet en linje med bilagstypen B, og Kladde balance øverst viser, om kladden stemmer. Du kan rette en linje med blyant-ikonet eller slette den med papirkurven, så længe kladden ikke er bogført. Når alt stemmer, klikker du Bogfør øverst til højre — se Bogføring af bilag.
Billedtekst: Hvert bilag fra filen bliver en linje i den nye kassekladde.
Pakke-begrænsninger
| Funktion | Smart | Pro | Premium |
|---|---|---|---|
| Import af bilag til kassekladde | ✅ | ✅ | ✅ |
Almindelige fejl og løsninger
Alle beløb har det forkerte fortegn.
Årsag: Vend fortegn er sat til, men fortegnene stod allerede rigtigt i filen — eller omvendt.
Løsning: Er kladden ikke bogført, så slet den importerede kassekladde på Kassekladde oversigt med papirkurven, og importér filen igen med den modsatte indstilling af Vend fortegn.
Data bliver ikke godkendt til import.
Årsag: Et kontonummer i kolonnen Konto eller Modkonto findes ikke i foreningens kontoplan.
Løsning: Ret kontonumrene i filen, så de matcher kontoplanen, eller opret de manglende konti — se Tilpas kontoplanen. Upload derefter filen igen med Vælg en anden fil.
Kladden kan ikke bogføres.
Årsag: Der er ikke et åbent regnskabsår, der dækker bilagenes datoer.
Løsning: Opret et regnskabsår, der dækker perioden — se Opret nyt regnskabsår.
Beslægtede emner
- Opret kassekladde (GM-BOOK-014)
- Bogføring af bilag (GM-BOOK-013)
- Hvad er en kassekladde? (GM-FIN-002)
- Tilpas kontoplanen (GM-BOOK-011)
- Opret nyt regnskabsår (GM-BOOK-015)
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.