Hvad denne artikel dækker
Denne artikel forklarer tre ord, du møder hele tiden i goMembers økonomidel: opkrævning, faktura og kreditnota. De hænger tæt sammen, men betyder ikke det samme. Når du kender forskellen, er det meget lettere at forstå, hvad der sker, når du sender betalingskrav ud til medlemmerne — og hvad du gør, hvis noget skal rettes.
Artiklen forklarer begreberne. Den viser ikke trin for trin, hvordan du opretter en opkrævning eller krediterer en faktura — fremgangsmåden står i Opret og kør en manuel opkrævning og Kreditér en faktura.
Kort fortalt
- En opkrævning er selve handlingen: du beder et eller flere medlemmer om at betale.
- En faktura er det dokument, det enkelte medlem får — beviset på, hvad de skylder, og hvad beløbet dækker.
- En kreditnota er det dokument, du bruger til at annullere eller nedsætte en faktura, der allerede er sendt.
Sagt kort: opkrævningen er det, du gør. Fakturaen er det, medlemmet får. Kreditnotaen er det, du bruger, hvis en faktura skal trækkes tilbage.
Hvad er en opkrævning?
En opkrævning er den proces, hvor du beder medlemmer om at betale. Det kan være mange medlemmer på én gang — for eksempel når du kører den årlige kontingentopkrævning — eller et enkelt medlem, du sender et krav til.
Når du kører en opkrævning, danner goMember en faktura til hvert medlem, der er med. Én opkrævning kan altså give mange fakturaer — én til hver person. Du kan opkræve hele medlemsgruppen, udvalgte medlemmer, eller lade det ske automatisk efter en fast plan. Fælles for dem alle er, at resultatet er en eller flere fakturaer.
Hvad er en faktura?
En faktura er det formelle dokument, det enkelte medlem modtager. Den viser, hvad medlemmet skylder, hvad beløbet dækker, og hvornår det skal betales (forfaldsdatoen).
Fakturaen er medlemmets bevis på kravet. Den kan sendes som e-mail og ses i medlemmets app, og den betales med den betalingsform, foreningen har sat op. Hver faktura har sin egen status — for eksempel om den er betalt eller forfalden — så du altid kan se, hvor den står. I goMember samles foreningens fakturaer ét sted, så du kan søge i dem, filtrere og følge op.
Hvad er en kreditnota?
En kreditnota er det dokument, du bruger, når en faktura skal annulleres eller sættes ned, efter den er sendt. Du sletter ikke bare en faktura, der er sendt afsted — i stedet laver du en kreditnota, der modregner den. På den måde bevarer regnskabet et spor af, hvad der skete: både den oprindelige faktura og rettelsen står tilbage.
Du bruger typisk en kreditnota, hvis:
- et medlem er blevet opkrævet ved en fejl
- et beløb var forkert og skal sættes ned
- en aktivitet eller booking er aflyst, og kravet skal trækkes tilbage
Sådan hænger opkrævning, faktura og kreditnota sammen
Rækkefølgen er næsten altid den samme: du kører en opkrævning, goMember danner en faktura til hvert medlem, og hvis en faktura skal rettes tilbage, laver du en kreditnota, der modregner den.
| Begreb | Hvad det er | Hvem laver eller får det |
|---|---|---|
| Opkrævning | Handlingen: at bede om betaling | Du kører den som administrator |
| Faktura | Dokumentet med selve kravet | Medlemmet får én pr. opkrævning |
| Kreditnota | Dokumentet, der fører en faktura tilbage | Du laver den ved fejl eller nedsættelse |
Beslægtede emner
- Find en faktura i fakturaoversigten (GM-INVOICE-010)
- Opret og kør en manuel opkrævning (GM-INVOICE-011)
- Kreditér en faktura (GM-INVOICE-014)
- Opret en faktura (GM-INVOICE-025)
- Sådan kører du kontingentopkrævning (GM-KONT-001)
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.