Bogføring af bilag

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du fører bilag og posteringer ind i en kassekladde og bogfører kladden, så posteringerne bliver en fast del af regnskabet. Du skal have en kassekladde først — se Opret kassekladde. Hvad en kassekladde er, og hvorfor du bruger den, står i Hvad er en kassekladde?

Hvornår er det relevant

Før bilag ind i en kassekladde, når du skal bogføre noget i hånden — kontante ind- og udbetalinger, udgiftsbilag, kørselsgodtgørelse eller rettelser. Du samler posteringerne i kladden, tjekker, at de stemmer, og bogfører så hele kladden på én gang.

Brug ikke kassekladden, hvis:

• fakturaen allerede findes og bare skal bogføres — se Bogfør fakturaer manuelt
• posteringen kommer fra banken — den håndteres i bankafstemningen

Forudsætninger

Åbn kassekladden

Gå til Regnskab → Bogfør manuelt, og klik på det blå ikon ud for den kassekladde, du vil arbejde i. Øverst står Bankkonto, Kasse og Kladde balance, og øverst til højre sidder knappen Bogfør. Du tilføjer posteringer med + Nyt bilag og kan printe kladden med Udskriv.

Før et bilag ind

1. Klik + Nyt bilag. Bilag-formularen åbner.
2. Udfyld felterne:
   • Bilag — bilagsnummeret. Feltet er forudfyldt med det næste nummer i rækken og tæller ét op for hvert bilag. Startnummeret sætter du under Indstil systemkonti.
   • Dato — posteringens dato (format dd.mm.å). Klik kalender-ikonet for at vælge.
   • Beløb — beløbet på posteringen.
   • Tekst — en kort beskrivelse af, hvad posteringen drejer sig om.
   • Bilagstype — vælg typen: Bilag (en udgift eller indtægt med et bilag), Debitor / medlems betaling (en betaling knyttet til et medlem) eller Udbetaling Nets, MobilePay mm. (en udbetaling fra en betalingsudbyder).
   • Konto — den konto fra kontoplanen, beløbet skal bogføres på. Feltet søger i kontoplanen på nummer og navn.
   • Type — vælg Kredit / Indtægt eller Debet / Omkostning.
   • Modkonto — den konto, modposten skal stå på.
   • Moms — en momskode, hvis posteringen skal have moms. Momskoder sætter du op under Opsæt momskoder.
3. Vil du vedhæfte selve bilaget (en kvittering eller faktura), så klik Vælg fil under Bilag nederst og vælg en pdf eller et billede.
4. Klik Gem øverst til højre.

Bilag, Dato, Beløb, Tekst, Konto og Type er obligatoriske (markeret med en rød stjerne).

Billedtekst: Felterne på et bilag i kassekladden.

Posteringerne i kladden

Hvert gemt bilag bliver en linje i kladden. Listen viser kolonnerne Bilag, Fil, Type, Tekst, Dato, Beløb, Valuta, Konto, Modkonto, Debitor, Fak. nr. og Moms kode. Er der vedhæftet en fil til bilaget, vises en papirclips i kolonnen Fil.

I kolonnen Type står en farvet markering, der viser bilagstypen: et blåt D for Debitor / medlems betaling og et gråt B for Bilag udgift / indtægt.

Du retter en linje med blyant-ikonet ud for den og sletter den med papirkurven. Så længe kladden ikke er bogført, kan du frit rette i posteringerne.

Billedtekst: Hvert bilag bliver en linje i kladden med et D eller B, der viser bilagstypen.

Bogfør kladden

Når posteringerne stemmer, bogfører du kladden. Klik Bogfør øverst til højre. Posteringerne låses og bliver en fast del af regnskabet, og kladden kan ses som bogført i Kassekladde oversigt med et flueben i Bogført samt Bogført dato og Bogført af.

En bogført kladde kan du ikke længere rette i. Mangler der noget, laver du en ny kassekladde til rettelsen.

Billedtekst: Klik Bogfør øverst til højre for at bogføre hele kladden.

Pakke-begrænsninger

Almindelige fejl og løsninger

Jeg kan ikke gemme bilaget.
Årsag: Et af de obligatoriske felter mangler.
Løsning: Tjek, at Bilag, Dato, Beløb, Tekst, Konto og Type alle er udfyldt, og klik Gem igen.

Jeg kan ikke rette en postering.
Årsag: Kladden er bogført, og posteringerne er låst.
Løsning: Lav en ny kassekladde til rettelsen — se Opret kassekladde.

Jeg kan ikke bogføre kladden.
Årsag: Der er ikke et åbent regnskabsår, der dækker posteringernes dato.
Løsning: Opret et regnskabsår, hvor Fra- og Til-datoerne dækker perioden — se Opret nyt regnskabsår.

Beslægtede emner

• Opret kassekladde (GM-BOOK-014)
• Hvad er en kassekladde? (GM-FIN-002)
• Bilagshåndtering: Bilagsindbakke og Bilagsarkiv (GM-BOOK-018)
• Sådan hænger kontoplan, postering og bilag sammen (GM-FIN-004)
• Tilpas kontoplanen (GM-BOOK-011)