Hvad denne artikel dækker
Denne artikel viser, hvordan du som administrator håndterer de enkelte bookinger på en ressource: hvordan du finder dem i bookingoversigten, åbner en tid, booker på vegne af et medlem og aflyser en booking. Selve opsætningen af ressourcer, ressourcebookinger og priser er beskrevet i Opret en ressource, Opret en ressourcebooking og Sæt pris på bookinger.
Sådan finder du bookingerne
Bookingoversigten ligger på hjemmesiden under Booking – ikke i administrationen. En ressource kan være mange ting: en bane, en båd, et lokale, en tid hos en træner eller behandler, en bil eller en anden enhed, foreningen gør bookbar. Fremgangsmåden er den samme, uanset hvad der bookes.
På bookingsiden vises ressourcen med dens baner eller enheder – i eksemplet Fodboldbane med banerne Nr1 og Nr2. Du bladrer hen til den ønskede dato med pilene og vælger derefter den bane, du vil booke. Er der kun én bane eller enhed tilknyttet ressourcen, er den allerede valgt. Kalenderen viser kun de dage og tider, ressourcebookingen er sat op til – for eksempel alle ugens dage eller kun mandag til onsdag, og hele dagen eller kun kl. 9-12. Her ser du alle bookinger på ressourcen. Har foreningen flere ressourcer, vises de under hver sit afsnit på siden – rul ned til den, du vil arbejde med.
Billedtekst: Bookingoversigten på hjemmesiden under Booking.
Læs kalenderen
Farverne nederst i kalenderen viser, hvad hver tid er:
| Signatur | Betydning |
|---|---|
| Ledig | Tiden er fri og kan bookes. |
| Dine bookinger | Bookinger, der hører til dig. |
| Booket af admin | Tiden er booket administrativt. |
Holder du musen over en booket tid, vises en boks med ressourcen, tidsrummet og hvem der har booket – så du hurtigt kan se, hvem en tid tilhører, uden at åbne den.
Åbn en booking
Klik på en tid i kalenderen for at åbne den. Vinduet viser:
- Hvornår – dato og tidsrum for bookingen.
- Tre tilstande: Dette er en medlemsbooking, Dette er en admin-booking og Dette er en admin-annullering. Vælg den, der passer til det, du vil gøre.
- Den eller de ressourcer (i eksemplet banerne Nr1 og Nr2), som handlingen gælder. Vælg den relevante.
- Personer – deltagerne på bookingen.
Billedtekst: Et klik på en tid åbner bookingens detaljer.
De tre tilstande
| Tilstand | Brug den til |
|---|---|
| Dette er en medlemsbooking | At registrere bookingen på et medlem – for eksempel når du booker på vegne af et medlem. |
| Dette er en admin-booking | At reservere tiden administrativt. Kalenderen markerer den som Booket af admin. |
| Dette er en admin-annullering | At aflyse en tid som administrator. Se afsnittet Aflys en booking. |
Book på vegne af et medlem
Vælg tilstanden Dette er en medlemsbooking, og udfyld under Personer:
- Vælg medlemmet i Medlem.
- Sæt eventuelt flueben i Send faktura til medlem på booking, hvis medlemmet skal faktureres for bookingen.
- Klik Book.
Skal bookingen oprettes som en betalt pay-and-play-tid med pris, er den fremgangsmåde beskrevet i Konfigurer Pay-and-play booking.
Aflys en booking
Åbn tiden, og vælg tilstanden Dette er en admin-annullering. Så ændrer vinduet sig til en aflysning:
- Kontrollér Hvornår – datoen og tidsrummet, aflysningen gælder.
- Skriv eventuelt en Annulleringsbesked til de berørte.
- Vælg, hvor meget der skal aflyses. Lad Rullende aflysning stå tom for kun at aflyse den ene tid (for eksempel én enkelt onsdag). Sæt flueben i Rullende aflysning for at aflyse den tilbagevendende tid fremover – samme tidspunkt de følgende uger (for eksempel alle onsdage).
- Vælg den eller de ressourcer, aflysningen gælder.
- Klik Annuller.
Billedtekst: I admin-annullering skriver du en besked og aflyser tiden.
Bookinger der hører til en aktivitet
En tilbagevendende booking hører ofte til en aktivitet – for eksempel fodbold hver onsdag, der i administrationen er aktiviteten Kampe. Aktiviteten, dens deltagere og hele serien oprettes og administreres fra aktivitetskalenderen i administrationen og fra aktivitetens eget panel med knappen Ændre tilmelding og en tandhjuls-menu – se artiklerne om aktiviteter.
Ressourcen og aktiviteten hænger sammen, men ikke ens begge veje:
- Aflyser du kampen for en onsdag inde fra aktiviteten, bliver den tilknyttede ressourcebooking aflyst samtidig.
- Aflyser du kun ressourcebookingen (banen) fra bookingvinduet med admin-annullering, bliver kampen ikke aflyst – kun banen frigives.
Skal hele kampen aflyses, gør du det altså fra aktiviteten. Skal kun banen frigives, mens kampen består, gør du det fra bookingvinduet – se afsnittet Aflys en booking ovenfor.
Pakke-begrænsninger
| Funktion | Smart | Pro | Premium |
|---|---|---|---|
| Administration af bookinger | ❌ | ✅ | ✅ |
Almindelige fejl og løsninger
Beskeden "Ikke adgang til at booke denne aktivitet" vises, og Book-knappen er grå.
Årsag: Det valgte medlem har ikke adgang til at booke ressourcebookingen. Adgangen kan være begrænset til medlemmer med en bestemt etiket eller et bestemt hold – for eksempel kun medlemmer på svømmeholdet, der må booke svømmehallen.
Løsning: Giv medlemmet den nødvendige etiket eller det rette hold på ressourcebookingen – se Opret en ressourcebooking – eller vælg et medlem, der allerede har adgang.
Du kan ikke finde en booking.
Årsag: Du står på den forkerte ressource eller uge, eller tiden ligger uden for de dage og tider, ressourcebookingen er sat op til.
Løsning: Gå til den rigtige ressource på bookingsiden, og bladr til den rette uge eller dato.
Banen er aflyst, men kampen står der stadig.
Årsag: En aflysning af ressourcebookingen frigiver kun banen – den aflyser ikke aktiviteten.
Løsning: Skal selve kampen aflyses, gør du det fra aktiviteten – se artiklerne om aktiviteter.
Beslægtede emner
- Hvad er en booking og hvad er en ressource? (GM-BOOKING-001)
- Opret en ressourcebooking (GM-BOOKING-010)
- Sæt pris på bookinger (GM-BOOKING-012)
- Konfigurer Pay-and-play booking (GM-BOOKING-100)
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.