Hvad denne artikel dækker
goMember har syv færdige booking-rapporter, der viser, hvor meget ressourcerne bliver brugt, hvem der booker, og hvem der møder op til aktiviteterne. Denne artikel viser, hvor du finder dem, hvad hver rapport er god til, og hvilke parametre du sætter.
Selve mekanikken — kør-ikonet, Kør rapport, Til Excel og Udskriv — er den samme for alle rapporter i goMember og er beskrevet i Find og kør en regnskabsrapport. Medlemsrapporterne står i Forstå medlemsrapporter.
Hvornår er det relevant
Kør en booking-rapport, når foreningen skal vide, hvor godt hallen eller banerne bliver udnyttet, hvem der booker mest, hvor mange timer en aktivitet fylder, eller hvem der har deltaget i en aktivitet. Det er typisk til halfordeling, tilskudsansøgning, sæsonevaluering eller en snak med kommunen om ledig kapacitet.
Brug ikke en booking-rapport til at se eller rette en konkret booking. Det gør du i bookingoversigten.
Sådan finder du booking-rapporterne
Gå til Rapporter → Booking. Du lander på siden Administration af rapporter med de syv booking-rapporter. Klik på kør-ikonet (▷) ud for den rapport, du vil bruge — så åbner rapporten med sine parametre øverst.
Bemærk, at rapporterne dækker både bookinger (et medlem reserverer en ressource) og aktiviteter (et medlem tilmelder sig et arrangement). Flere af rapporterne viser begge dele side om side, fordi begge lægger beslag på den samme ressource.
De syv booking-rapporter. Klik kør-ikonet ud for den rapport, du vil bruge.
Fra dato og Til dato går igen på alle syv
Alle syv rapporter har Fra dato og Til dato, og begge er obligatoriske. Til dato tæller den valgte dag med.
Ressource heatmap
Rapporten hedder Ressource heat map. Den viser, hvor hårdt ressourcerne er booket hen over en periode — altså belægningsfaktoren time for time og ugedag for ugedag. Det er rapporten, der svarer på "hvornår er hallen fuld, og hvornår står den tom?".
Parametre:
- Fra dato og Til dato.
- Ressourcer — vælg de ressourcer, der skal vises heat map for. Feltet er obligatorisk.
- Fra tidspunkt og Til tidspunkt — det tidsrum på dagen, rapporten dækker.
- Interval — hvor fine tidsintervaller rækkerne deles op i.
Resultatet er et gitter med ugedagene Man til Søn som kolonner og klokkeslættene som rækker. Hver celle viser belægningsfaktoren for den valgte ressource på det tidspunkt.
Heat map'et viser belægningsfaktoren per ressource, ugedag og klokkeslæt.
Booking rapport (Ressourcer)
Rapporten viser, hvor meget hver ressource har været booket i perioden — og hvor stor en del af tiden der gik til henholdsvis aktiviteter og bookinger.
Parametre: Fra dato og Til dato.
Resultatet har én række per ressource med kolonnerne Timer aktiviteter, Timer bookinger og Timer totalt, og en Total-række nederst. Det er den hurtigste vej til et samlet timetal for hele foreningens ressourceforbrug.
Booking rapport (Medlemmer) og Booking rapport detaljeret (Medlemmer)
De to rapporter viser det samme grundlag — hvem der har booket, og hvor meget — men i to detaljegrader. Begge åbner med titlen Booking rapport (Medlemmer).
Parametre for begge: Fra dato, Til dato og Ressourcer. Vælg ressourcer, hvis du kun vil se bookinger af netop dem.
| Rapport | Hvad den viser |
|---|---|
| Booking rapport (Medlemmer) | Én række per medlem med Bookinger, Timer og Aflysninger, og en Total-række nederst. Overblik. |
| Booking rapport detaljeret (Medlemmer) | Samme opsummering per medlem, men med alle medlemmets enkelte bookinger foldet ud nedenunder: Aktivitet, Ressource, fra, til og Minutes. |
Brug den detaljerede, når I skal kunne se præcis hvad et enkelt medlem har booket. Brug den korte, når I bare skal bruge tallene.
Aktiviteter (oversigt + tidsforbrug)
Rapporten hedder Aktivitets rapport og viser alle aktiviteter i perioden med deres tidsforbrug.
Parametre: Fra dato, Til dato, Ressourcer (vis kun aktiviteter, der bruger bestemte ressourcer) og Etiketter (vis kun aktiviteter med bestemte etiketter tilknyttet).
Resultatet har én række per aktivitet med Start, Slut, Varighed og Etiketter, og nederst Total minutter og Total timer.
Aktivitet deltagerliste
Rapporten er en liste over deltagerne på én aktivitet — hvem der er med, og hvornår de tilmeldte sig.
Parametre: Fra dato, Til dato og Aktivitet — vælg den aktivitet, deltagerne skal vises fra.
Resultatet viser per deltager: Medlem, Nummer, Fødselsdag, Køn, Postnr., Bookingtidspunkt (hvornår aktiviteten ligger) og Lavet tidspunkt (hvornår tilmeldingen blev oprettet).
Aktivitet deltagelse
Rapporten hedder Aktivitet deltagelse rapport og viser, hvor mange gange hvert medlem har deltaget i en aktivitet over perioden — og hvor mange timer det svarer til.
Parametre: Fra dato, Til dato og Aktivitet.
Resultatet viser per medlem: Nummer, Fødselsdag, Køn, Postnr., Antal (antal gange deltaget) og Tid(timer), med en Total-række nederst.
Forskellen på de to deltager-rapporter: Aktivitet deltagerliste svarer på "hvem er med, og hvornår meldte de sig til?". Aktivitet deltagelse svarer på "hvor tit har hver enkelt været med?".
Pakke-begrænsninger
| Funktion | Smart | Pro | Premium |
|---|---|---|---|
| Booking-rapporter | ❌ | ✅ | ✅ |
Almindelige fejl og løsninger
Heat map'et er tomt.
Årsag: Der er ikke valgt nogen ressourcer, eller det valgte tidsrum ligger uden for de tidspunkter, hvor ressourcen faktisk bookes.
Løsning: Vælg mindst én ressource, og udvid Fra tidspunkt / Til tidspunkt, så de dækker foreningens åbningstid.
Timetallet er højere end forventet på en ressource.
Årsag: Booking rapport (Ressourcer) tæller både aktiviteter og bookinger. Begge lægger beslag på ressourcen.
Løsning: Se kolonnerne Timer aktiviteter og Timer bookinger hver for sig i stedet for Timer totalt.
Et medlem mangler i deltagerlisten.
Årsag: Der er valgt en anden aktivitet, eller tilmeldingen ligger uden for Fra dato / Til dato.
Løsning: Kontrollér valget i Aktivitet, og udvid perioden.
Beslægtede emner
- Forstå medlemsrapporter (GM-REPORT-022)
- Find og kør en regnskabsrapport (GM-REPORT-010)
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.