Opret en ressourcebooking

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du opretter en ressourcebooking i goMember. En ressourcebooking er den opsætning, der gør en eller flere ressourcer bookbare og samtidig bestemmer reglerne for, hvordan de må bookes – fx hvor mange der må booke, hvem der har adgang, og hvilke tider der er åbne. Hvad en ressource og en booking er på et overordnet plan, finder du i Hvad er en booking og hvad er en ressource?.

Selve ressourcerne (banerne, lokalerne osv.) opretter du for sig – se Opret en ressource. Du kan også oprette dem direkte fra ressourcebookingen, som beskrevet nederst. De valgfrie booking-regler har deres egen artikel: Byg en booking-regel.

Sådan åbner du ressourcebookinger

Gå til Indstillinger → Booking → Indstillinger. Du lander på siden Administration af ressourcebooking, der viser de ressourcebookinger, I allerede har oprettet.

Listen har kolonnerne Navn, Farve, Fra dato, Til dato, Ressourcer, Har pris, Finanskonto og Sortering, samt knappen Skjul etiketter. Hver række har tre ikoner yderst til venstre: et blyant-ikon, der åbner ressourcebookingen, et pris-ikon, der åbner priserne, og en tre-prikker-menu.

Klik + Opret ressourcebooking øverst til højre for at oprette en ny. Formularen Ressourcebooking åbner med teksten Opret en ressourcebooking til baner, køretøjer, lokaler osv.

Panelet hedder noget andet, når du retter

Åbner du en eksisterende ressourcebooking med blyant-ikonet, hedder panelet Ressource/bane aktivitet, og den første sektion hedder Aktivitet Info i stedet for Ressourcebooking-info. Det er den samme opsætning med de samme felter — kun overskrifterne er forskellige.

Ret-panelet har ét felt mere: Vis beskrivelsen på bookingsiden, som afgør, om beskrivelsen bliver vist for medlemmerne.

Udfyld ressourcebooking-info

Under Ressourcebooking-info sætter du grunddata:

• Overskrift/Navn – navnet på ressourcebookingen (påkrævet).
• Beskrivelse – en uddybende beskrivelse.
• Hvad skal der kunne bookes – vælg typen i dropdownen (påkrævet). Mulighederne er Baner (fx tennisbaner, padel, squash), Både, Tider (fx træner, behandler), Lokaler (fx mødelokaler, klublokaler), Biler og Ressourcer generelt.
• Farve – baggrundsfarven, der præsenterer ressourcebookingen (påkrævet).
• Sorteringsnummer – bestemmer rækkefølgen i ressourcebooking-vælgeren. Laveste nummer står først (standard er 100).
• Kontaktpersoner – vælg kontaktperson(er) for ressourcebookingen.
• Send besked om booking – markér feltet, hvis kontaktpersonerne skal have besked, når der bookes eller afmeldes.

Billedtekst: Ressourcebooking-info, hvor du sætter navn, type, farve og kontaktpersoner.

Sæt reglerne

Under Regler bestemmer du rammerne for, hvordan ressourcebookingen må bookes:

• Maks. deltagere – det højeste antal deltagere på samme ressource, bane eller tid. 0 betyder ubegrænset (påkrævet).
• Min. deltagere – det mindste antal medlemmer, der skal bookes samtidig. 1 tillader et medlem at booke ressourcen alene (påkrævet).
• Foreslåede partnere – vælg brugere eller medlemmer, der altid skal foreslås som spillepartner. Har I for eksempel oprettet gæstemedlemmer, kan medlemmerne booke dem med ind, når de ikke kan fylde en bane med rigtige medlemmer.
• Tillad opfyldning – markér feltet, hvis andre medlemmer skal kunne booke sig på en tid, der ikke er booket helt ud. Den ignoreres, hvis Maks. deltagere er 0.
• Tillad booking af tid der er startet – markér feltet, hvis medlemmer skal kunne booke en tid, selvom den er startet.
• Valgfrie regler – klik Tilføj en regel for at tilføje regler, medlemmer skal opfylde for at booke. De seks regeltyper er beskrevet i Byg en booking-regel.
• Fleksible tider – markér feltet, hvis medlemmet frit må bestemme booking-tidsrum og antal ressourcer, der bookes. Feltet folder tre felter ud: Maks. ressourcer (hvor mange ressourcer eller baner der kan bookes samtidigt), Min. timer og Maks. timer.
• Aktivér sæsonbooking – markér feltet, hvis medlemmet skal kunne booke den samme tid hver uge over en periode. Bruges typisk til motionsbadminton.

Billedtekst: Regler, hvor du sætter kapacitet og valgfrie booking-regler.

Styr adgang og rettigheder

Under Adgang / Rettigheder bestemmer du, hvem der må booke, og hvad der sker ved booking:

• Etiketter/Hold – vælg de etiketter eller hold, der må booke. Vælger du ingen, må alle medlemmer booke.
• Deltager synlighed – vælg, om deltagelsen skal være privat (ikke synlig for andre) eller synlig for medlemmer på siden (påkrævet).
• Tildel etiket ved booking – vælg en etiket, der automatisk tildeles medlemmet, når det booker. Det giver mulighed for ekstra opkrævning, gruppering og kommunikation med dem, der har booket.

Billedtekst: Adgang / Rettigheder, hvor du styrer hvem der må booke.

Læg en tidsplan

Under Tidsplanlægning bestemmer du, hvornår ressourcebookingen kan bookes. I feltet Tidsskema opretter du en rullende tidsplan med disse felter:

• Startdato og Slutdato – perioden, tidsplanen gælder.
• Interval – fx Hver uge.
• Åben fra og Åben indtil – det daglige tidsrum, der kan bookes i (fx 08:00 til 22:00).
• Varighed pr. tid (minutter) – længden på hver booking-tid, fx 60.
• Ugedage – markér de ugedage, der kan bookes på.

Du kan fjerne en tidsplan igen med Fjern tidsplan og tilføje flere med Vælg tidsplan der skal tilføjes.

Billedtekst: Tidsplanlægning med en rullende tidsplan og åbningstider.

Tilknyt ressourcer

Under Eksisterende Ressourcer vælger du de ressourcer (baner, lokaler osv.), der skal kunne bookes via denne ressourcebooking. Klik plusset ud for Ressourcer og vælg dem, du allerede har oprettet.

Mangler du en ressource, kan du oprette den med det samme under Nye Ressourcer → + Tilføj ressource. Felterne er de samme som i Opret en ressource.

Skriv en besked til deltagerne

Under Besked til deltagere kan du skrive en Deltagelses besked, som de, der booker, modtager.

Gem ressourcebookingen

Klik Gem, aktiveres ved ændringer øverst. Ressourcebookingen er nu oprettet, og de tilknyttede ressourcer kan bookes inden for de tider og regler, du har sat.

Når ressourcebookingen er gemt, sætter du priser på den fra dens række i Administration af ressourcebooking via pris-ikonet – se Sæt pris på bookinger.

Pakke-begrænsninger

Almindelige fejl og løsninger

Medlemmerne kan ikke booke noget.
Årsag: Der er ikke tilknyttet nogen ressourcer, eller der er ikke lagt en tidsplan.
Løsning: Tilknyt mindst én ressource under Eksisterende Ressourcer, og opret en tidsplan under Tidsplanlægning.

Kun nogle medlemmer kan booke.
Årsag: Der er valgt etiketter eller hold under Etiketter/Hold, så kun de medlemmer har adgang.
Løsning: Fjern begrænsningen, hvis alle skal kunne booke, eller giv de rette medlemmer den valgte etiket.

Et medlem kan ikke booke en hel bane alene.
Årsag: Min. deltagere er sat højere end 1.
Løsning: Sæt Min. deltagere til 1, hvis et enkelt medlem skal kunne booke selv.

Jeg kan ikke finde panelet Ressourcebooking, når jeg åbner en eksisterende.
Årsag: Ret-panelet hedder Ressource/bane aktivitet, og første sektion hedder Aktivitet Info.
Løsning: Det er den samme opsætning. Fortsæt som beskrevet her.

Beslægtede emner

• Hvad er en booking og hvad er en ressource? (GM-BOOKING-001)
• Byg en booking-regel (GM-BOOKING-002)
• Opret en ressource (GM-BOOKING-011)
• Sæt pris på bookinger (GM-BOOKING-012)