Byg en booking-regel

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du bygger de valgfrie regler, som medlemmer skal opfylde for at kunne booke. Regler kan lægges tre steder — på en ressourcebooking, på en etiket og direkte på et medlem — og artiklen forklarer både regeltyperne og hvilket niveau der vinder, når to regler siger noget forskelligt.

Selve opsætningen af en ressourcebooking — navn, tider, ressourcer og adgang — står i Opret en ressourcebooking (GM-BOOKING-010). Hvad en booking og en ressource er, finder du i Hvad er en booking og hvad er en ressource? (GM-BOOKING-001).

Tre niveauer — og hvem der vinder

Den samme slags regel kan stå flere steder. Rækkefølgen er fast:

Niveau	Gælder	Vægt
Medlem	Det enkelte medlem	Vinder over alt andet
Etiket	Alle med etiketten	Vinder over reglen på aktiviteten
Ressourcebooking	Alle, der booker den	Grundreglen

Det gælder kun regler af samme type. Har ressourcebookingen en Maks. dage frem på 7, og har seniorernes etiket en på 30, kan seniorerne booke 30 dage frem — de øvrige 7. Regler af forskellig type lægger sig oven i hinanden, og medlemmet skal opfylde dem alle.

Regler på en ressourcebooking

Gå til Indstillinger → Booking → Indstillinger, og åbn den ressourcebooking, reglen skal gælde for. Rul ned til sektionen Regler. Øverst i sektionen står de faste felter som Maks. deltagere og Min. deltagere. Længere nede står Valgfrie regler med linjen Tilføj en regel og hjælpeteksten Tilføj de regler som medlemmer skal opfylde for at reservere denne aktivitet.

Klik Tilføj en regel, og vælg regeltypen i listen. Reglen lægger sig ind som et felt med sin egen forklaring og knappen Fjern regel. Du kan tilføje flere regler samme sted. Klik til sidst Gem øverst.

Billedtekst: Tilføj en regel åbner listen over regeltyperne.

Regler på en etiket

Gå til Indstillinger → Medlemmer → Etiketter, og åbn etiketten. Under Regler står feltet Bookingregler med den samme linje Tilføj en regel.

Brug det, når en gruppe medlemmer skal have andre rammer end alle andre — for eksempel at seniorer må booke længere frem, eller at ungdomshold kun må booke i bestemte tidsrum.

Billedtekst: På etiketten står rangordenen skrevet direkte under feltet.

Regler på et enkelt medlem

Skal én bestemt person have andre rammer end alle andre, lægger du reglen direkte på medlemmet. Gå til Medlemmer → Medlemsliste, åbn medlemmet, og rul ned til sektionen Regler i panelet Ændre indstillinger. Her står feltet Bookingregler med den samme linje Tilføj en regel. Hjælpeteksten under feltet gentager rangordenen: en regel på medlemmet vinder over en regel af samme type længere nede.

Billedtekst: Bookingregler på det enkelte medlem, hvor rangordenen står under feltet.

Udvalget af regeltyper er det samme som på etiketten: Maks. aktive bookinger regel, Aflysning timer før booking, Tilladte booking tider, Maks. dage frem og IKKE tilladte booking tider.

Billedtekst: De fem regeltyper, du kan lægge direkte på et medlem.

Brug medlemsniveauet sparsomt. En regel her gælder kun den ene person og er svær at få øje på senere — leder du efter grunden til, at et medlem kan noget, andre ikke kan, er det ofte her, den ligger. Skal flere personer have de samme rammer, er en etiket næsten altid det bedre valg.

Et eksempel: en frivillig, der står for hallen, skal kunne booke længere frem end alle andre. Så lægger du en Maks. dage frem med en høj værdi direkte på den frivillige — resten af foreningen rører du ikke.

Bemærk, at feltet Gældende for aktiviteter skal udfyldes på en regel, der er lagt på et medlem. Reglen ved ellers ikke, hvilke aktiviteter den skal gælde — modsat en regel på en ressourcebooking, hvor den automatisk gælder den, den er lagt på.

Fejlbesked er obligatorisk på alle regler

Hver regel har et påkrævet felt Fejlbesked med hjælpeteksten Hvad skal medlemmet have at vide hvis reglen bliver udløst?

Det fortæller også, hvordan reglerne virker: tiden er stadig synlig for medlemmet, men bookingen bliver afvist, og medlemmet får den besked, du har skrevet. Skriv derfor en besked, der siger både hvad grænsen er, og hvad medlemmet kan gøre — for eksempel Du kan højst have to aktive bookinger ad gangen. Aflys en af dine bookinger, hvis du vil booke en ny tid.

Regeltyperne

De otte regeltyper findes ikke alle tre steder. Tabellen viser, hvor hver type kan vælges:

Regel	Begrænser	Ressourcebooking	Etiket	Medlem
Maks. aktive bookinger regel	Hvor mange fremtidige bookinger et medlem må have ad gangen.	✅	✅	✅
Aflysning timer før booking	Hvor sent et medlem må aflyse.	✅	✅	✅
Maks. dage frem	Hvor langt frem i tiden et medlem må booke.	✅	✅	✅
Tilladte booking tider	Hvilket tidsrum og hvilke ugedage der må bookes i.	❌	✅	✅
IKKE tilladte booking tider	Hvilket tidsrum og hvilke ugedage der ikke må bookes i.	❌	✅	✅
Min. og maks. alder regel	Hvilken aldersgruppe der må booke.	✅	❌	❌
Maks. booking regel	Antal bookinger pr. dag, uge, måned eller år.	✅	❌	❌
Maks. timer regel	Antal timer pr. dag, uge, måned eller år.	✅	❌	❌

Læg mærke til mønsteret: de tre øverste findes alle steder, de to tids-regler kun på etiket og medlem, og de tre nederste kun på ressourcebookingen. Vil du bruge en regeltype, der kun findes på ressourcebookingen, kan du altså ikke give en enkelt person en undtagelse fra den.

Maks. aktive bookinger regel

Begrænser antallet af fremtidige bookinger. Felterne er:

• Maks. aktive bookinger — hvor mange aktive bookinger man må have ad gangen.
• Gældende for aktiviteter — klik + og vælg, hvilke aktiviteter reglen tæller.
• Et afkrydsningsfelt, der vender tællingen om, så bookinger for de valgte aktiviteter netop ikke tæller med.
• Et afkrydsningsfelt, der får kun den bookende til at tælle — ikke dem, der bookes med ind på tiden.
• Fejlbesked (påkrævet).

Billedtekst: En tilføjet regel står som et felt med sin egen forklaring og knappen Fjern regel.

Min. og maks. alder regel

Begrænser, hvem der må booke ud fra alder. Felterne er Min. alder og Max. alder, begge påkrævede, samt et afkrydsningsfelt, der får reglen til kun at gælde den, der booker — ikke dem, der bookes med ind på tiden. Derudover Fejlbesked.

Aflysning timer før booking

Sætter en frist for aflysning, så en tid ikke bliver afmeldt i sidste øjeblik. Felterne er:

• Timer før (påkrævet) — hvor sent det er for sent at afmelde en booking.
• Gældende for aktiviteter — udfyldes kun, hvis reglen er lagt på et medlem eller et medlemskab. Ellers gælder den automatisk den aktivitet, den er tilføjet på.
• Fejlbesked.

Maks. dage frem

Bestemmer, hvor langt ud i fremtiden et medlem må booke. Felterne er:

• Maks. dage frem (påkrævet) — hvor mange dage i forvejen man må booke.
• Time tillæg (påkrævet) — et antal timer, der lægges oven i dagene.
• Gældende for aktiviteter og Fejlbesked.

Sætter du for eksempel 7 dage og 0 timers tillæg, kan medlemmet booke en uge frem.

Maks. booking regel og Maks. timer regel

De to regler er bygget ens, men tæller hver sin ting: den ene tæller bookinger, den anden tæller timer.

• Maks. bookinger eller Maks. timer (påkrævet) — grænsen.
• Hver (påkrævet) og Interval — perioden grænsen gælder i. Intervallet kan sættes til dag, uge, måned eller år. Hver 1 med intervallet Måned betyder altså pr. måned.
• Gældende for aktiviteter — er ingen valgt, tælles alle med.
• Afkrydsningsfelt for, om ikke-gentagende aktiviteter skal tælle med.
• Afkrydsningsfelt for, om optagede pladser på ventelister skal tælle med.
• Afkrydsningsfelt, der får kun den bookende til at tælle.
• Fejlbesked.

Billedtekst: Maks. timer regel tæller timer pr. dag, uge, måned eller år.

Tilladte booking tider og IKKE tilladte booking tider

De to regler findes på etiketten og på det enkelte medlem, og de er hinandens spejlbillede. Tilladte booking tider åbner et tidsrum; IKKE tilladte booking tider lukker et. Felterne er de samme:

• Fra time og Til time (begge påkrævede) — tidsrummet på dagen.
• Afkrydsningsfelter for mandag til søndag. Vælger du ingen dage, gælder reglen alle dage.
• Et felt til at vælge, hvilke aktiviteter reglen gælder.
• Fejlbesked (påkrævet).

Skal et ungdomshold kun kunne booke mellem 8 og 16, sætter du Tilladte booking tider til 8 og 16. Skal ingen kunne booke mellem 16 og 20, bruger du IKKE tilladte booking tider med 16 og 20.

Billedtekst: Tilladte booking tider åbner et tidsrum på de valgte ugedage.

Fjern en regel

Klik Fjern regel i regelens eget felt, og gem derefter. Reglen holder øjeblikkeligt op med at gælde for nye bookinger.

Pakke-begrænsninger

Funktion	Smart	Pro	Premium
Ressourcebooking, herunder booking-regler	❌	✅	✅

Almindelige fejl og løsninger

Reglen kan ikke gemmes.
Årsag: Fejlbesked er tom. Feltet er påkrævet på alle regeltyper.
Løsning: Skriv den besked, medlemmet skal se, når reglen udløses.

Reglen på ressourcebookingen ser ud til at blive ignoreret.
Årsag: Der findes en regel af samme type på medlemmets etiket eller direkte på medlemmet, og den vinder.
Løsning: Tjek etiketten under Indstillinger → Medlemmer → Etiketter og medlemmets egne regler under Medlemmer → Medlemsliste, før du ændrer reglen på ressourcebookingen.

Ét medlem kan noget, ingen andre kan.
Årsag: Der ligger en regel direkte på det medlem, og den vinder over både etiketten og ressourcebookingen.
Løsning: Åbn medlemmet fra medlemslisten, og se efter Bookingregler i sektionen Regler.

Regeltypen kan ikke vælges på etiketten eller medlemmet.
Årsag: Min. og maks. alder regel, Maks. booking regel og Maks. timer regel findes kun på ressourcebookingen.
Løsning: Læg reglen på ressourcebookingen — se tabellen over regeltyperne.

Reglen rammer flere medlemmer end tænkt.
Årsag: Afkrydsningsfeltet om, at kun den bookende skal tælle, er ikke sat — så tæller også dem, der bookes med ind på tiden.
Løsning: Sæt fluebenet, hvis grænsen kun skal gælde den, der foretager bookingen.

Reglen tæller aktiviteter, den ikke burde.
Årsag: Gældende for aktiviteter står tomt, og så tælles alle med.
Løsning: Vælg de aktiviteter, reglen skal tælle — eller brug afkrydsningsfeltet, der vender udvalget om.

Tidsreglen gælder på alle ugedage.
Årsag: Der er ikke sat flueben ved nogen ugedage, og så gælder reglen alle dage.
Løsning: Markér de dage, reglen skal gælde.

Beslægtede emner

• Opret en ressourcebooking (GM-BOOKING-010)
• Hvad er en booking og hvad er en ressource? (GM-BOOKING-001)
• Opret en ressource (GM-BOOKING-011)
• Sæt pris på bookinger (GM-BOOKING-012)