Registrér en indbetaling på en faktura

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du selv registrerer en indbetaling på en faktura fra fakturaoversigten, så fakturaen bliver markeret som betalt og koblet til det rigtige beløb. Det er relevant, når en betaling ikke er blevet registreret automatisk — for eksempel en kontant betaling, eller når foreningen ikke bruger bankafstemning.

Registrér kun en indbetaling, når pengene faktisk er modtaget: medlemmet får automatisk en betalingsbekræftelse, og fakturaen står som betalt, uden der er dækning bag.

Bruger foreningen bankafstemning, er det som regel dér, indbetalinger på bankkontoen hører hjemme — se afsnittet "Når bankafstemning er slået til".

Hvornår er det relevant

Registrér en indbetaling, når:

• Et medlem har betalt en faktura ved bankoverførsel, og betalingen ikke skal håndteres via bankafstemningen.
• En faktura skal markeres som betalt manuelt, fordi betalingen ikke er registreret af sig selv.

Brug den ikke:

• Ved online betalinger (kort, MobilePay, Betalingsservice), som registreres automatisk.
• Når beløbet er gået ind på foreningens bankkonto, og bankafstemning er slået til. Så kobler du bankposteringen til fakturaen i stedet — se Behandl bankposteringer (GM-BANK-012).

Forudsætninger

Sådan registrerer du en indbetaling

1. Gå til Opkrævning → Fakturaoversigt.
2. Klik på de tre prikker (⋮) i værktøjslinjen øverst, og vælg Registrér indbetaling.

Panelet Registrer indbetaling åbner. Udfyld felterne under Indbetalings info:

• Faktura nummer — nummeret på den faktura, der er betalt.
• Betalt beløb — det beløb, der er indbetalt på fakturaen.
• Finanskonto — den konto, indbetalingen skal konteres på. Vælg den konto, der passer til, hvordan pengene er kommet ind. Er bankafstemning slået til, kan du ikke vælge bankkontoen her — se afsnittet "Når bankafstemning er slået til".
• Indbetalings dato — datoen, pengene blev indbetalt.

Klik til sidst Gem.

Åbn tre-prik-menuen i fakturaoversigten og vælg Registrér indbetaling.

I Registrer indbetaling angiver du fakturanummer, beløb, finanskonto og dato.

Når bankafstemning er slået til

Har foreningen bankafstemning aktiveret, kan en indbetaling ikke konteres direkte på bankkontoen fra panelet Registrer indbetaling. Vælger du bankkontoen under Finanskonto og klikker Gem, afviser goMember den med beskeden "Der kan ikke registreres betaling mod konto: 5710, når bankafstemning er aktiveret. Betalingen skal registreres via bankafstemning og kassekladde."

Bankkontoens saldo i regnskabet styres af bankafstemningen. Er pengene gået ind på foreningens bankkonto, hører betalingen derfor hjemme dér: find bankposteringen og kobl den til fakturaen — se Behandl bankposteringer (GM-BANK-012). Er pengene kommet ind et andet sted end bankkontoen, vælger du den konto i stedet.

Mellemkontoen (fx en MobilePay- eller Nets-mellemkonto) er kun til penge, der er på vej ind via en betalingsudbyder, eller hvor der er en reel tidsforskydning, før de lander i banken. Registrerer du en almindelig bankoverførsel på mellemkontoen, står beløbet tilbage som en uudlignet saldo, du bagefter selv skal rydde op i.

goMember afviser indbetalinger mod bankkontoen, når bankafstemning er aktiveret.

Efter registreringen

Fakturaen markeres nu som betalt i fakturaoversigten: den får et grønt flueben i kolonnen Betalt og en dato i Betalt dato. Har du filtreret oversigten på Betalte, kan du se de betalte fakturaer samlet.

Den registrerede indbetaling markerer fakturaen som betalt med en betalt-dato.

Pakke-begrænsninger

Almindelige fejl og løsninger

Der kan ikke registreres betaling mod kontoen.

Årsag: Bankafstemning er aktiveret, og der er valgt bankkontoen under Finanskonto. Beskeden lyder "Der kan ikke registreres betaling mod konto: 5710, når bankafstemning er aktiveret. Betalingen skal registreres via bankafstemning og kassekladde."

Løsning: Kobl bankposteringen til fakturaen i bankafstemningen i stedet — se Behandl bankposteringer (GM-BANK-012). Er pengene kommet ind et andet sted end bankkontoen, vælg den konto under Finanskonto.

Fakturaen bliver ikke markeret som betalt.

Årsag: Der er indtastet et forkert Faktura nummer, eller det Betalte beløb passer ikke med fakturaen.

Løsning: Tjek fakturanummeret i fakturaoversigten, og registrér indbetalingen igen med det rigtige beløb.

Jeg kan ikke gemme indbetalingen.

Årsag: Et af de obligatoriske felter mangler.

Løsning: Tjek at Faktura nummer, Betalt beløb, Finanskonto og Indbetalings dato alle er udfyldt.

Indbetalingen står på den forkerte konto i regnskabet.

Årsag: Der er valgt en forkert Finanskonto.

Løsning: Vælg den konto, der passer til, hvordan pengene er kommet ind.

Banken passer ikke, efter jeg har registreret indbetalingen.

Årsag: Beløbet er både registreret manuelt og hentet ind som en bankpostering, eller det er konteret på en anden konto end den, pengene reelt gik ind på.

Løsning: Se Når banken ikke passer - find og ret differencen.

Jeg kom til at markere en faktura som betalt, uden at der var betalt.

Årsag: Indbetalingen er registreret manuelt, selvom pengene ikke er modtaget.

Løsning: Åbn fakturaens Betalinger via de tre prikker på fakturaen, klik slet-ikonet (papirkurven) på indbetalingslinjen, og bekræft OK. Fakturaen står nu igen som ubetalt — også på medlemmets login, hvor den skifter tilbage til Afventer. Vil du kun rette beløb, konto eller dato, så brug blyant-ikonet Ændre betaling.

Beslægtede emner

• Behandl bankposteringer (GM-BANK-012)
• Når banken ikke passer - find og ret differencen (GM-BANK-015)
• Find en faktura i fakturaoversigten (GM-INVOICE-010)
• Hvad er bankafstemning - og hvorfor er det vigtigt? (GM-FIN-003)
• Indstil systemkonti (GM-BOOK-021)