Behandl bankposteringer

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du behandler — afstemmer — de bankposteringer, der er hentet ind i goMember. For hver postering fordeler du beløbet ud på de rigtige konti, så kontofordelingen går i nul, tilknytter et bilag som dokumentation, og til sidst bogfører du hele perioden. Artiklen viser også, hvordan du kobler en postering til et medlems faktura, og hvordan du filtrerer og eksporterer listen.

Artiklen dækker selve behandlingen af posteringerne. Hvordan du forbinder banken og henter posteringerne ind, står i egne artikler — se "Beslægtede emner" nederst.

Hvornår er det relevant

Behandl bankposteringer, når:

• Der er hentet posteringer ind fra banken, som endnu ikke er afstemt (de er markeret med en rød advarselstrekant).
• Du vil koble en indbetaling eller udbetaling til den rigtige konto i regnskabet.
• Et medlem har betalt sin faktura ved bankoverførsel, og betalingen skal kobles til fakturaen.
• Du vil vedhæfte dokumentation (et bilag) til en postering.

Forudsætninger

Krav	Hvor sættes det op	Reference
Bankposteringer er indlæst	Regnskab → Afstem bank	Indlæs bankposteringer (GM-BANK-011)
Finansmodulet er aktiveret	Indstillinger → Opkrævning → Indstillinger	Aktivér finansmodulet (GM-BOOK-010)
Systemkonti er sat op (debitorkonto)	Indstillinger → Regnskab → Indstillinger	Indstil systemkonti (GM-BOOK-021)

Åbn bankposteringerne

Gå til Regnskab → Afstem bank. Du lander på siden Bankkonti med foreningens konti. Klik på liste-ikonet — det første af de tre ikoner i rækken — ud for den bankkonto, du vil arbejde med. Du lander på siden Kontobevægelser - Bankkonto med kontoens posteringer. (Blyant-ikonet i samme række redigerer selve bankkontoen, ikke dens posteringer.)

Øverst kan du se Banksaldo regnskab for kontoen. Hver linje viser blandt andet Bankdato, Konti, beløbet, Bank tekst, Posteringstekst og Bogført/nr. Nederst under listen står antallet af viste linjer, for eksempel 22 rækker.

En rød advarselstrekant ud for Konti betyder, at posteringen endnu ikke er afstemt — dens beløb er ikke fordelt ud på en konto endnu. Det er dem, du skal behandle.

Kontobevægelser - Bankkonto. Røde trekanter markerer posteringer, der endnu ikke er afstemt.

Filtrér og eksportér listen

Ud for knapperne Importer fra banken og Automatiseringsregler sidder tre ikoner: en tragt, en cirkel-pil og en pil ned.

Tragten viser og skjuler filterrækken. Er den slået fra, ligger listen uden filtre; slår du den til, kommer de tre vælgere frem over listen.

De tre vælgere er:

• Måned — står som HELE ÅRET, indtil du vælger en enkelt måned. Listen rummer HELE ÅRET og de tolv måneder.
• Årstal — hvilket år posteringerne vises for.
• Vis alle for perioden — begrænser listen til posteringer i en bestemt tilstand. Valgene er Kontofordeling mangler, Kontofordeling ok, Ikke bogførte og Bogførte. Du kan kun have ét af dem aktivt ad gangen: vælgeren skifter navn til det, du har valgt.

Månedsvælgeren skifter fra HELE ÅRET til en enkelt måned.

Vis alle for perioden begrænser listen — for eksempel til dem, hvor kontofordelingen mangler.

Kontofordeling mangler er den hurtigste vej til dagens arbejdsbunke: det er præcis de posteringer, der står med rød advarselstrekant. Tallet nederst fortæller, hvor mange der er tilbage. Vælger du en periode uden posteringer, skriver goMember Ingen fundet... i stedet for listen.

Med filteret Kontofordeling mangler står kun de uafstemte posteringer tilbage — her 22 rækker.

Cirkel-pilen opdaterer listen. Pilen ned eksporterer til Excel — værktøjstippet hedder Eksportér data til Excel. Eksporten tager alle kontoens posteringer med, uanset hvad du har filtreret listen ned til på skærmen.

Pil ned-ikonet eksporterer listen til Excel.

Afstem en postering: fordel beløbet på konti

Klik på blyant-ikonet ud for posteringen. Panelet Tilpas bankpostering åbner i højre side med teksten "Ændre posteringen så den passer med det faktiske."

Øverst kan du rette Bank tekst og Posteringstekst (posteringsteksten er den, der følger med ind i regnskabet — skriv gerne en mere beskrivende tekst).

Under Beløb der skal fordeles ser du posteringens beløb og bankkontoen som den ene side, for eksempel 5710 - Bankkonto med -65,40. Din opgave er at fordele beløbet ud, så det går i nul.

Panelet Tilpas bankpostering, hvor beløbet skal fordeles ud på konti.

Klik Tilføj + for at tilføje en modpost. Du kan vælge mellem to typer:

• Tilføj finanspost — når beløbet skal på en almindelig konto i kontoplanen, for eksempel en udgift som kørsel eller et gebyr.
• Tilføj medlemsbetaling — når posteringen er et medlems betaling, der skal kobles til medlemmets faktura.

Tilføj enten en finanspost eller en medlemsbetaling.

Vælg finanspost, og udfyld den nye linje: vælg kontoen under Vælg konto (den konto, beløbet hører til), skriv beløbet, og vælg eventuelt en momskode under Moms? Vælg her.. Kørslen fra eksemplet fordeles altså fra bankkontoen over på den rigtige udgiftskonto.

Så længe de to sider ikke går op, står der Kontofordeling skal gå i nul. Når summen af linjerne er nul, skifter det til et grønt Kontofordeling ok — så er posteringen afstemt.

Når fordelingen går i nul, viser goMember Kontofordeling ok.

Kobl en postering til en medlemsbetaling

Har et medlem betalt sin faktura ved bankoverførsel, lander beløbet på foreningens bankkonto som en almindelig bankpostering. Den kobler du til fakturaen inde i posteringen, så betalingen bliver registreret på medlemmet.

Klik blyant-ikonet ud for posteringen på siden Kontobevægelser - Bankkonto. Klik Tilføj + i panelet Tilpas bankpostering, og vælg Tilføj medlemsbetaling. Der kommer en ny linje med et Søg...-felt.

Skriv i Søg...-feltet, og vælg fakturaen på listen. Hvert forslag står som fakturanummer, medlemmets navn og fakturaens beløb — for eksempel 5 - Kaj Kajsen (-300 kr.). Du vælger altså en konkret faktura, ikke et medlem. Har det samme medlem flere ubetalte fakturaer, står de som hver sin linje med hvert sit nummer.

Søgefeltet foreslår fakturaer med nummer, medlem og beløb.

Når fakturaen er valgt, hedder linjen Faktura: 5 - Kaj Kajsen (300 kr.), og feltet ved siden af udfyldes med fakturaens beløb. Dækker bankposteringen flere fakturaer, klikker du Tilføj + igen for hver af dem, indtil der står grønt Kontofordeling ok. Medlemsbetalinger konteres på foreningens debitorkonto — se Indstil systemkonti (GM-BOOK-021).

To fakturaer på samme bankpostering, så fordelingen går i nul.

Klik Gem. På listen viser posteringen nu en linje per faktura med fakturanummeret ud for beløbet, og den røde advarselstrekant er væk.

Den gemte postering viser én linje per faktura med fakturanummeret.

Fakturaen bliver først markeret som betalt, når posteringen er bogført. Indtil da står den stadig med 0,00 i kolonnen Betalt i fakturaoversigten. Kør Bogfør perioden, og fakturaen får flueben i både Betalt og Bogført.

Efter bogføringen står fakturaerne som betalt i fakturaoversigten.

Tilknyt et bilag

Et bilag er foreningens dokumentation for posteringen — for eksempel et udlægsbilag eller en afregning. I Bilag-sektionen klikker du Vælg fil. Dialogen Bilag åbner.

Klik Upload filer, og vælg filen fra din computer, eller træk filen ind i vinduet. goMember tager filtyperne jpg, jpeg, png, gif, pdf, doc, docx, xls, xlsx, html og htm.

Bilag-dialogen, hvor du uploader dokumentationen.

Når filen er uploadet, står den i listen og kan vælges til posteringen. Bilaget vises herefter i Bilag-sektionen med mulighed for at fjerne det igen.

Har bilaget allerede ligget i Bilagsindbakken — for eksempel sendt ind på mail — kan du vælge det derfra i stedet for at uploade en ny fil. Se Bilagshåndtering: Bilagsindbakke og Bilagsarkiv (GM-BOOK-018).

Det uploadede bilag er nu klar til at knytte til posteringen.

goMember spærrer ikke for at gemme eller bogføre en postering uden bilag. Vil foreningen kunne dokumentere sit regnskab over for revisor og bestyrelse, er det alligevel god skik at tilknytte bilaget med det samme — bagefter er det svært at finde tilbage til, hvad posteringen dækkede.

Gem posteringen

Du kan gemme, når kontofordelingen går i nul. Klik Gem øverst i panelet. Posteringen er nu afstemt, og på listen kan du se, at den viser begge konto-linjer og et papirclips-ikon, hvis du har tilknyttet et bilag. Den røde advarselstrekant er væk.

En afstemt postering viser begge konto-linjer og et papirclips for bilaget.

Bogfør perioden

Når posteringerne for perioden er afstemt, klikker du Bogfør perioden øverst til højre. Dialogen Bogfør banken åbner med teksten "Bekræft bogføring af bankposteringer. Bemærk at ikke fordelte og allerede bogførte posteringen, vil ikke blive bogført."

Dialogen viser, hvad kørslen omfatter:

• Bogføring fra og Bogføring til — den periode, der bogføres.
• Antal der kan bogføres — de afstemte posteringer, kørslen tager med.
• Antal der IKKE kan bogføres — dem, der stadig mangler at blive fordelt, eller som allerede er bogført.
• Beløb der bogføres i denne kørsel — summen af de posteringer, der kommer med.

Dialogen Bogfør banken viser, hvor mange posteringer kørslen tager med — og hvor mange den springer over.

Klik Bogfør banken for at gennemføre. goMember bogfører i baggrunden og kvitterer med en besked om, hvor mange posteringer der blev bogført. De får derefter et nummer i kolonnen Bogført/nr.

Du behøver ikke afstemme alle posteringer, før du bogfører — men kun de afstemte bliver bogført.

Pakke-begrænsninger

Funktion	Smart	Pro	Premium
Behandl og afstem bankposteringer	✅	✅	✅
Kobl postering til medlemsbetaling	✅	✅	✅
Eksportér kontobevægelser til Excel	✅	✅	✅

Almindelige fejl og løsninger

Jeg kan ikke gemme posteringen.

Årsag: Kontofordelingen går ikke i nul — der står Kontofordeling skal gå i nul.

Løsning: Ret beløbene på modpost-linjerne, så der står grønt Kontofordeling ok. Så kan du gemme.

Fakturaen står stadig som ubetalt, selvom jeg har koblet posteringen til den.

Årsag: Posteringen er gemt, men ikke bogført endnu. Betalingen registreres på fakturaen ved bogføringen.

Løsning: Kør Bogfør perioden. Derefter har fakturaen flueben i Betalt i fakturaoversigten.

Posteringen bliver ikke bogført.

Årsag: Posteringen er ikke afstemt endnu (rød advarselstrekant). Den tælles med under Antal der IKKE kan bogføres i dialogen Bogfør banken.

Løsning: Afstem posteringen, så kontofordelingen går i nul, og kør Bogfør perioden igen.

Listen er tom, selvom der er posteringer på kontoen.

Årsag: Der er valgt en måned eller et årstal uden posteringer, eller et filter under Vis alle for perioden. goMember skriver Ingen fundet...

Løsning: Sæt månedsvælgeren tilbage på HELE ÅRET, og ryd filteret.

Excel-filen indeholder flere posteringer, end listen viste.

Årsag: Eksporten følger ikke filtrene på skærmen — den tager alle kontoens posteringer med.

Løsning: Filtrér i Excel bagefter, hvis du kun skal bruge en del af dem.

Jeg kan ikke uploade bilaget.

Årsag: Filen har en filtype, goMember ikke tager imod.

Løsning: Brug en af filtyperne jpg, jpeg, png, gif, pdf, doc, docx, xls, xlsx, html eller htm.

Beslægtede emner

• Hvad er bankafstemning - og hvorfor er det vigtigt? (GM-FIN-003)
• Bilagshåndtering: Bilagsindbakke og Bilagsarkiv (GM-BOOK-018)
• Indstil systemkonti (GM-BOOK-021)
• Indlæs bankposteringer (GM-BANK-011)
• Registrér en indbetaling på en faktura (GM-BANK-014)
• Når banken ikke passer - find og ret differencen (GM-BANK-015)