Bilagshåndtering: Bilagsindbakke og Bilagsarkiv

Hvad denne artikel dækker

Bilagsindbakken samler foreningens bilag ét sted, så de kan behandles og bogføres. Denne artikel viser, hvordan bilag kommer ind — via mail eller upload — hvordan du behandler dem i indbakken, og hvordan du arkiverer dem, når de er færdige.

To måder at få bilag ind

Bilag kan lande i indbakken på to måder:

• Sendt på mail. Bilag mailes til foreningens egen bilag-adresse (den står øverst i indbakken, for eksempel invoice+demo@gomember.com) og lander automatisk. Det er praktisk, når nogen uden adgang til goMember har et bilag: et medlem, der har købt kage til et møde eller bolde til træningen, kan bare sende kvitteringen til adressen.
• Uploadet. Har du en papirkvittering uden mulighed for at maile den, kan du tage et billede af den og uploade den direkte.

Uanset kilden ender bilaget i Bilagsindbakken, klar til behandling.

Billedtekst: Bilag sendt på mail til foreningens bilag-adresse lander automatisk i indbakken.

Bilagsindbakken

Du finder indbakken under Regnskab → Bilagsindbakke. Øverst står foreningens bilag-mailadresse. Hver række er ét bilag med kolonner som Modtaget, Bilag, Lev. (leverandør), Beløb, Betaling, Faktura nr., Status, Fra, Tekst, Fakturadato, Forfald og Betalt. Papirclipsen åbner selve filen. En farvet prik ud for rækken viser bilagets godkendelse: en grøn prik betyder Godkendt, en orange prik betyder Afventer.

Med dropdownen øverst filtrerer du listen. Du kan vælge Alle, Nye, Betalte, Betalt + IKKE tilknyttet bilag, Betalt + Tilknyttet bilag og Arkiverede.

Kolonnen Status viser, hvor langt bilaget er i forløbet:

• Oprettet — bilaget er kommet ind, men er endnu ikke markeret som betalt.
• Betalt — du har markeret bilaget som betalt med en betalingsdato.
• Afstemt — bilaget er koblet til en bankpostering i bankafstemningen.

Billedtekst: Bilagsindbakken samler alle modtagne bilag ét sted.

Se et bilag i fuld størrelse

Klik på papirclipsen ud for et bilag i Bilagsindbakken for at åbne filen. Bilaget vises i et vindue med en række knapper øverst til venstre:

• Zoom ud og ind — forstørrelsesglassene med minus og plus. Tallet imellem dem viser, hvor stort bilaget vises, for eksempel 100%.
• Tilpas til bredde — knappen med de fire pile. Bilaget fylder så hele vinduets bredde.
• Drej til venstre og højre — de to buede pile. Bilaget drejes en kvart omgang ad gangen. Det er kun visningen, der drejes — selve filen bliver ikke ændret.

Med Hent PDF øverst til højre henter du filen ned på din computer. Luk vinduet med Luk nederst til højre.

Billedtekst: Øverst zoomer du, tilpasser bilaget til bredden og drejer det.

Behandl et bilag

Klik på et bilag (eller på ⋮) for at åbne Ændre bilag. Her udfylder du bilagets oplysninger:

• Leverandør — hvem bilaget er fra.
• Beløb — beløbet der skal betales.
• Beskrivelse — en kort tekst om bilaget.
• Bilag — selve filen. Du kan skifte den med Vælg fil.
• Aktiv — fjern fluebenet for at arkivere bilaget.

Klik Gem, når oplysningerne er på plads.

Billedtekst: I Ændre bilag retter du leverandør, beløb og beskrivelse og styrer selve filen.

Marker et bilag som betalt

Skal bilaget afstemmes mod banken, kan du markere det som betalt. Vælg Marker bilag som betalt, og udfyld Betalingsdato og Beløb. Betalingsdatoen er vigtig — den lader systemet afstemme bilaget automatisk via bankafstemningen, så bilaget kobles til den rigtige bankpostering.

Billedtekst: Angiv betalingsdato og beløb, så bilaget kan afstemmes automatisk via banken.

Knyt et bilag til en bankpostering

Du kan også knytte et bilag fra indbakken direkte til en bankpostering i bankafstemningen. På posteringen klikker du Tilknyt bilag og vælger Vælg bilag. Dialogen viser bilagene fra indbakken — klik det blå flueben ud for bilaget for at knytte det til posteringen.

Vil du i stedet uploade en ny fil direkte til posteringen, kan du det også — se Behandl bankposteringer (GM-BANK-012).

Billedtekst: Fra en bankpostering vælger du et bilag fra indbakken med det blå flueben.

Arkivér færdige bilag

Når et bilag er behandlet, kan du arkivere det. Markér bilaget (eller flere) i indbakken, og vælg Arkivér. Bekræft i panelet Arkivér valgte bilag. Bilagene slettes ikke — de flyttes til de arkiverede og kan altid findes igen via Bilagsarkiv øverst til højre.

Billedtekst: Arkiverede bilag slettes ikke — de kan altid findes igen i Bilagsarkivet.

Pakke-begrænsninger

Almindelige fejl og løsninger

Bilaget dukker ikke op i indbakken.
Årsag: Bilaget er sendt til en forkert mailadresse.
Løsning: Send bilaget til foreningens bilag-adresse — den står øverst i Bilagsindbakken.

Bilaget bliver ikke afstemt automatisk mod banken.
Årsag: Bilaget er ikke markeret som betalt, eller betalingsdato/beløb mangler.
Løsning: Åbn bilaget, vælg Marker bilag som betalt, og udfyld betalingsdato og beløb.

Bilaget ligger ned og er svært at læse.
Årsag: Filen er scannet eller fotograferet på tværs.
Løsning: Åbn bilaget med papirclipsen, og drej det med de buede pile øverst i vinduet. Drejningen gælder kun visningen, så du skal dreje igen, næste gang du åbner bilaget.

Jeg kan ikke finde et bilag, jeg har arkiveret.
Årsag: Arkiverede bilag ligger ikke i indbakken længere.
Løsning: Klik Bilagsarkiv øverst til højre — arkiverede bilag slettes ikke og kan altid findes der.

Beslægtede emner

• Behandl bankposteringer (GM-BANK-012)
• Opret automatiseringer for bankposteringer (GM-BANK-013)
• Bogføring af bilag (GM-BOOK-013)
• Hvad er bankafstemning - og hvorfor er det vigtigt? (GM-FIN-003)