Forstå medlemsrapporter

Hvad denne artikel dækker

goMember har syv færdige medlemsrapporter, der giver overblik over foreningens medlemstal — for eksempel opdelt på alder, køn, kommune eller postnummer, og til indberetning til medlemstal.dk. Denne artikel viser, hvor du finder dem, hvad hver rapport er god til, og hvilke parametre du sætter på den enkelte rapport.

Selve mekanikken — kør-ikonet, Kør rapport, Til Excel og Udskriv — er den samme for alle rapporter i goMember og er beskrevet i Find og kør en regnskabsrapport. Regnskabsrapporterne står i samme artikel.

Hvornår er det relevant

Kør en medlemsrapport, når foreningen skal bruge sine medlemstal i en bestemt opstilling — for eksempel til kommunens tilskudsansøgning, til den årlige indberetning til medlemstal.dk, til generalforsamlingen, eller når I skal se, hvem der har betalt kontingent i en periode.

Brug ikke en medlemsrapport, hvis du bare skal se eller filtrere selve medlemslisten. Det gør du på medlemslisten (se Søg og filtrér på medlemslisten) eller med jeres egne medlemslister (se Byg jeres egne medlemslister).

Sådan finder du medlemsrapporterne

Gå til Rapporter → Medlemmer. Du lander på siden Administration af rapporter med de syv medlemsrapporter. Klik på kør-ikonet (▷) ud for den rapport, du vil bruge — så åbner rapporten med sine parametre øverst. Skraldespands-ikonet ved siden af sletter rapporten fra listen.

De syv medlemsrapporter. Klik kør-ikonet ud for den rapport, du vil bruge.

Et par felter går igen på flere rapporter

Fire felter møder du på flere af rapporterne:

• Aktiv fra og Aktiv til — perioden. Der hentes de medlemmer, der har været aktive fra og indtil de datoer.
• Hold, medlemskab og etiketter — vælg dem, der skal med i rapporten. Vælger du ingen, kommer alle med.
• Passive medlemskab/etikette — vælg det medlemskab, der afgør, om et medlem er passivt.
• Postnumre — indtast de postnumre, der skal tælles med, adskilt med komma. Angiver du ingen, tælles alle med.

Medlemsstatistik - over / under alder

Rapporten hedder Medlemsrapport - over under specifik alder, når du åbner den. Den tæller aktive medlemmer over og under en alder, du selv vælger, og trækker bestyrelsesmedlemmer, ledere og instruktører/trænere fra. Det er den rapport, mange foreninger bruger til kommunens tilskudsansøgning.

Parametre:

• Alder — den alder, medlemmerne skal deles op efter.
• Dato der skal rapporteres fra.
• Aktive medlemskaber — de medlemskaber, der gør et medlem aktivt i foreningen.
• Bestyrelses etikette(r), Leder etikette(r) og Instruktør/træner etikette(r) — de etiketter, der afgør, hvem der er henholdsvis bestyrelse, leder og instruktør/træner. Kun aktive medlemmer tælles med, og et medlem tælles kun ét sted: bestyrelsesmedlemmer tælles ikke som ledere, og bestyrelsesmedlemmer og ledere tælles ikke som instruktører/trænere.
• Postnumre.

Resultatet viser Aktive medlemmer i alt, Aktive medlemmer over den valgte alder, og et fradrag for hver af de tre roller.

Parametrene sættes øverst, og resultatet vises nederst på samme side.

Medlemsstatistik for kommunen

Rapporten hedder Medlems kommune rapport. Den viser medlemstallet fordelt på aldersgrupper og køn — og hvor mange af dem der bor i en bestemt kommune.

Parametre: Aktiv fra, Aktiv til, Hold, medlemskab og etiketter, Passive medlemskab/etikette og Kommune.

Resultatet er en tabel med aldersgrupperne til og med 6 år, 7-12, 13-18, 19-24, 25-39, 40-59, 60-69 og over 70 år, hver opdelt i Drenge, Piger og Totalt — og de samme tre kolonner igen under Bosat i kommunen.

To ting afgør, om et medlem tælles med: medlemmet skal være tilknyttet et hold, et medlemskab eller en etiket, og medlemmet skal have både fødselsdato og køn registreret. Mangler et af dem, tælles medlemmet ikke.

Medlemsstatistik på postnumre

Rapporten hedder Medlems rapport på postnumre og bruger samme opstilling som kommune-rapporten. Forskellen er, at du selv afgrænser området med postnumre i stedet for at vælge en kommune.

Parametre: Aktiv fra, Aktiv til, Hold, medlemskab og etiketter, Passive medlemskab/etikette og Postnumre. Skriv de postnumre, der hører til jeres kommune, adskilt med komma.

Holdlister

Rapporten hedder Hold liste rapport og har ingen parametre — den lister alle foreningens holdlister på én gang. Under hvert hold står medlemmerne med fornavn, efternavn, adresse, by, mailadresse, telefonnummer og fødselsdato.

Den er praktisk, når du skal bruge alle hold i én fil — for eksempel til trænerne eller til en udskrift. Skal du kun bruge ét hold, er du hurtigere hjulpet på medlemslisten.

Medlemsoversigt med betalt kontingent

Rapporten hedder Betalt kontingent rapport og viser medlemmer i en given alder, og hvor meget de har betalt i kontingent i en periode.

Parametre:

• Betalt fra dato og Betalt til dato — perioden for de betalinger, der kigges efter.
• Undlad personer der er meldt ud før — udfyld kun, hvis du vil filtrere på udmeldelsesdatoen.
• Undlad personer der er meldt in efter — udfyld kun, hvis du vil filtrere på indmeldelsesdatoen.
• Hold, medlemskab og etiketter.
• Alder fra og Alder til — den mindste og største alder, medlemmet må have.

Medlemsstatistik(med holdvalg)

Rapporten hedder Medlems rapport og viser medlemstallet opdelt på hold, medlemskaber og grupper.

Parametre: Dato — den dato, rapporten laves på — og Hold, medlemskab og etiketter. Vælger du ingen, kommer alle med. Vælger du en dato før oktober 2014, vises ingen data.

Resultatet har én række per hold eller medlemskab og kolonnerne 0-12 piger, 0-12 drenge, 13-18 piger, 13-18 drenge, 19-24 piger, 19-24 drenge, 25-59 kvinder, 25-59 mænd, > 60 kvinder, > 60 mænd, Piger, Drenge og Alle.

Medlemsstatistik (Til medlemstal.dk)

Rapporten hedder Medlems rapport (Medlemstal.dk) og er lavet til den indberetning, foreningen laver på medlemstal.dk.

Parametre: Aktiv fra, Aktiv til, Hold, medlemskab og etiketter og Etikette kategorier.

Vær opmærksom på tælle-reglen: der medregnes kun medlemmer, der har været aktive i tre måneder inden for den periode, du angiver. Sætter du en kortere periode, får du et lavere tal end forventet.

Almindelige fejl og løsninger

Rapporten tæller færre medlemmer, end foreningen har.
Årsag: Medlemmer uden fødselsdato eller køn tælles ikke med i de rapporter, der deler op på alder og køn. Det samme gælder medlemmer, der ikke er tilknyttet et hold, et medlemskab eller en etiket.
Løsning: Udfyld fødselsdato og køn på medlemmerne, og kontrollér, at de er tilknyttet et hold eller et medlemskab.

Medlemstal.dk-rapporten giver et lavere tal end forventet.
Årsag: Rapporten medregner kun medlemmer, der har været aktive i tre måneder inden for den valgte periode.
Løsning: Vælg en periode, der er lang nok til, at medlemmerne når tre måneders aktivitet.

Medlems rapport (holdvalg) er tom.
Årsag: Der er valgt en dato før oktober 2014.
Løsning: Vælg en dato fra oktober 2014 og frem.

Bestyrelsen eller trænerne trækkes ikke fra.
Årsag: Der er ikke valgt etiketter i Bestyrelses etikette(r), Leder etikette(r) eller Instruktør/træner etikette(r).
Løsning: Vælg de etiketter, der afgør rollerne, og kør rapporten igen.

Beslægtede emner

• Find og kør en regnskabsrapport (GM-REPORT-010)
• Byg jeres egne medlemslister (GM-MEMBER-026)
• Søg og filtrér på medlemslisten (GM-MEMBER-012)
• Eksportér medlemmer til Excel (GM-MEMBER-017)