Byg jeres egne medlemslister

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du bygger jeres egne lister over medlemmer under Egne medlemslister. En egen liste kan vise præcis de medlemmer og de data, et bestemt formål kræver – og du styrer selv, hvem der må se listen, og hvad de må gøre med den.

En egen liste filtrerer medlemmer ud fra hold og etiketter. Skal du i stedet tilpasse den almindelige admin-medlemsliste, så se Tilpas kolonnerne i medlemslisten.

Hvornår er det relevant

Byg en egen liste, når I vil:

• Give bestyrelsen eller et udvalg adgang til bestemte medlemsdata – og eventuelt lade dem rette i udvalgte data.
• Lade medlemmer se hinandens kontaktoplysninger, samtidig med at den enkeltes privatlivsindstillinger respekteres.
• Vise medlemmer i bestemte roller eller udvalg.

Åbn Egne medlemslister

Gå til Indstillinger → Medlemmer → Egne medlemslister. Her ser du foreningens egne lister med deres Sortering. Klik på blyant-ikonet ud for en liste for at åbne dens opsætning. Opsætningssiden hedder Ændre opsætning af liste.

Opsætningen af en egen medlemsliste med dens tre sektioner.

Liste oplysninger

I sektionen Liste oplysninger sætter du, hvem listen handler om, og hvem der må se den:

• Navn – navnet på listen (påkrævet).
• Sorteringsrækkefølge – et tal, der bestemmer listens placering i forhold til andre lister. Det mindste tal vises først (påkrævet).
• Hvem er på listen – klik på + og vælg hold eller etiketter. Medlemmer med mindst ét af de valgte er med på listen.
• Hvem må tilgå listen – klik på + og vælg hold eller etiketter. Medlemmer med mindst ét af de valgte må se listen. Vælger du ingen, må alle medlemmer se den.
• Vis også "ikke aktive" medlemmer – tag med, hvis listen også skal indeholde inaktive medlemmer.
• Håndhæv privatlivsindstillinger – når menige medlemmer har adgang til listen, skjuler denne de oplysninger, det enkelte medlem har markeret som private. Personer med medlemsdata-adgang ser stadig oplysningerne.
• Tillad Eksport data – gør den grønne eksporter-knap tilgængelig på listen.
• Vis hold og etiketter i listen – viser de etiketter, hvert medlem har, i listen.

Liste opbygningen

I sektionen Liste opbygningen bestemmer du, hvilke Kolonner listen skal have. Klik på Tilføj kolonne og vælg det datafelt, kolonnen skal vise.

Under Indbyggede felter kan du blandt andet vælge Medlemsnr., Brugernavn, Fornavn, Mellemnavn, Efternavn, Firma, CVR, EAN, Øgenavn, Adresse, Postnr., By, Kommune, Køn, Fødselsdag, Alder, e-mail, Betaler, Familie 1, Familie 2, e-status, e-mail problem og Telefon.

For hver kolonne kan du flytte den op eller ned med pilene, slette den med skraldespand-ikonet og vælge justering i dropdown'en (for eksempel Venstrestillet). Gentag for hvert datafelt, listen skal vise.

Tilladt på listen

I sektionen Tilladt på listen bestemmer du, hvad de, der har adgang, må gøre med listen:

• Tillad at der må sendes beskeder til personer på listen.
• Tillad at personer på listen må opkræves.
• Tillad at dem med adgang må ændre data.

Gem dine ændringer

Klik på Gem øverst på siden. Listen er nu klar for de medlemmer, du har givet adgang.

Eksempel: en kontaktliste til trænere

Her er en komplet opsætning, du kan bruge som skabelon for en afgrænset liste:

• Navn: Trænerliste – kontakt
• Hvem er på listen: Træner
• Hvem må tilgå listen: Træner, Bestyrelse
• Kolonner: Fornavn, Efternavn, Telefon, e-mail
• Tilladt på listen: Tillad at der må sendes beskeder = til. Tillad at dem med adgang må ændre data = fra.

Resultatet: trænere og bestyrelse kan finde og kontakte alle trænere, men kan ikke ændre deres oplysninger. Sådan giver du en konkret gruppe præcis den adgang, de har brug for – og ikke mere.

Pakke-begrænsninger

Almindelige fejl og løsninger

Alle medlemmer kan se listen, selvom den kun var tænkt til bestyrelsen.
Årsag: Der er ikke valgt nogen under Hvem må tilgå listen.
Løsning: Vælg det hold eller den etiket, der må se listen. Vælges ingen, må alle se den.

Et medlem mangler på listen.
Årsag: Medlemmet har ikke nogen af de hold/etiketter, der er valgt under Hvem er på listen, eller er inaktivt.
Løsning: Tildel medlemmet den rette etiket, eller sæt flueben i Vis også "ikke aktive" medlemmer.

Private oplysninger vises for medlemmer, der ikke burde se dem.
Årsag: Håndhæv privatlivsindstillinger er ikke sat.
Løsning: Sæt flueben i Håndhæv privatlivsindstillinger.

Beslægtede emner

• Tilpas kolonnerne i medlemslisten (GM-MEMBER-019)
• Hvad er en gruppe? (GM-CAT-004)
• Opret en etiket (GM-TAG-010)
• Tildel administrator-rettigheder (GM-ROLE-010)