Hvad denne artikel dækker
Denne artikel viser, hvordan du sender en e-mail til foreningens medlemmer fra admin. Du kan skrive en emnelinje og en besked, vælge modtagere — enten enkeltpersoner eller et helt hold, medlemskab eller en gruppe — vedhæfte filer og bestemme, om beskeden kun går til aktive medlemmer.
Artiklen handler om at sende en almindelig e-mail. Vil du i stedet skrive en nyhed, der også lægger sig på hjemmesiden, gør du det via Opret en nyhed og send den som nyhedsmail. Vil du sende en SMS, se Send SMS til medlemmer.
Hvornår er det relevant
Send en e-mail, når du vil:
- skrive direkte til nogle bestemte medlemmer
- skrive til et helt hold, et medlemskab eller en gruppe på én gang
- sende en besked med en fil vedhæftet, for eksempel en indkaldelse eller et referat
Brug ikke Send e-mail, hvis du:
- vil lægge en nyhed på hjemmesiden samtidig — så bruger du Opret en nyhed og send den som nyhedsmail
- vil have en løbende samtale i en gruppe — så bruger du Opsæt og brug gruppechat
Forudsætninger
| Krav | Hvor sættes det op | Reference |
|---|---|---|
| Din rolle skal have adgang til at administrere foreningens kommunikation | Indstillinger → System → Rettigheder | Tildel administrator-rettigheder |
Sådan finder du Send e-mail
Der er to veje til den samme mailformular:
- Gå til Kommunikation → Send e-mail i menuen. Så starter du med en tom formular og vælger selv modtagerne.
- Gå til Medlemmer → Medlemsliste, sæt flueben ud for de medlemmer, du vil skrive til, og klik Send mail i bjælken, der dukker op nederst. Så er modtagerne valgt på forhånd.
Billedtekst: Fra medlemslisten markerer du medlemmerne og klikker Send mail.
Trin: Send en e-mail
- Gå til Kommunikation → Send e-mail (eller start fra medlemslisten som beskrevet i afsnittet Sådan finder du Send e-mail).
- Skriv en Emne-linje og selve teksten i Besked.
- Vælg under Hvem skal der sendes til?, hvem beskeden går til, og tilføj dem under Modtagere.
- Sæt de øvrige felter, hvis du har brug for det (se afsnittet Felterne i beskeden).
- Klik Send besked øverst til højre.
Billedtekst: Send besked-formularen. Du udfylder felterne og klikker Send besked øverst.
Felterne i beskeden
- Emne — emnelinjen, modtageren ser i sin indbakke. Påkrævet.
- Besked — selve teksten. Du kan formatere den og indsætte links, billeder og overskrifter. Under feltet kan du klikke Vælg flettefelt for at sætte dynamisk indhold ind — for eksempel modtagerens navn, så hver mail bliver personlig — og Skabeloner for at hente en gemt mailskabelon, som beskrevet i Opret og brug beskedskabeloner. Påkrævet.
- Hvem skal der sendes til? — bestemmer, hvordan du vælger modtagere. Se afsnittet Vælg, hvem beskeden skal sendes til.
- Modtagere — her tilføjer du modtagerne. Klik + og vælg dem, der passer til dit valg i Hvem skal der sendes til?. Påkrævet.
- Vedhæft filer — klik Upload filer, eller træk filerne ind i feltet. Du kan vedhæfte op til 100 MB. Filerne følger med mailen.
- Send login info — sæt flueben, hvis modtagerens login-oplysninger skal sendes med beskeden.
- En tråd per besked — er sat til som udgangspunkt. Fjerner du fluebenet, kan alle modtagere se hinandens svar og får svarene i deres indbakke. Den slås automatisk til, når du sender til mere end 20 modtagere.
- Send kontakt info — sæt flueben, hvis dine kontaktoplysninger (navn, telefon, mailadresse) skal stå i beskeden, så modtageren nemt kan svare dig.
- Medlemsstatus — vælg, hvilke medlemmer der skal modtage beskeden: Kun aktive medlemmer, Aktive og ikke aktive medlemmer eller Kun ikke aktive medlemmer.
Sæt flettefelter ind i beskeden
Et flettefelt er en pladsholder, systemet udfylder for hver enkelt modtager, når beskeden sendes. Skriver du Hej efterfulgt af flettefeltet for fornavn, får hvert medlem sin egen mail med sit eget navn — du skriver kun beskeden én gang.
Sæt et flettefelt ind sådan:
- Placér markøren i Besked, dér hvor værdien skal stå.
- Klik Vælg flettefelt under beskedfeltet.
- Vælg feltet på listen. Det sættes ind som en pladsholder i teksten.
Har en modtager ikke en værdi i det felt, du har valgt — for eksempel intet mobilnummer — står der ingenting det sted i mailen. Tjek derfor, at feltet er udfyldt på medlemmerne, før du bruger det i en vigtig besked.
Flettefelter du kan vælge imellem
Felterne i Vælg flettefelt er grupperet under seks overskrifter:
| Gruppe | Felter |
|---|---|
| Modtager | Fulde navn, Fornavn, Efternavn, E-mail, Mobilnummer, Adresse, Postnr + By, Tilmeldte hold, Alle etiketter, Fødselsdato, Dørkode, Medlemsnummer, Familie ID |
| Afsender | Fulde navn, Fornavn, Efternavn, E-mail, Mobilnummer, Adresse, Postnr + By |
| Medlem | Fulde navn, Fornavn, Efternavn, E-mail, Mobilnummer, Adresse, Postnr + By, Brugernavn, Medlemsnummer, Tilmeldte hold, Alle etiketter, Fødselsdato, Admin note, Medlemskab udløbsdato, Har betalt indtil, Betalingskort udløbsdato, Klip tilbage på klippekort, Penge på konto, Dørkode, Familie ID |
| Faktura | Nummer, Forfaldsdato, Link |
| Booking | Aktivitets navn, Ressource navn, Start dato og tidspunkt, Slut dato og tidspunkt, Start tidspunkt på dagen, Slut tidspunkt på dagen, Dørkoden, Pladsreservation, Pris på booking, Id på booking, Link til bookinginfo |
| Dør | Navn, Sidste kontakt |
Grupperne Faktura, Booking og Dør giver kun en værdi, når beskeden er knyttet til netop den faktura, booking eller dør. I en almindelig e-mail til en gruppe medlemmer er det felterne under Modtager og Medlem, du får brug for. Modtager dækker den, beskeden sendes til; Medlem dækker det tilknyttede medlem og rummer desuden konto- og betalingsfelter (Brugernavn, Admin note, Medlemskab udløbsdato, Har betalt indtil, Betalingskort udløbsdato, Klip tilbage på klippekort, Penge på konto). Felterne under Dør kræver dørstyring-tillægget og virker kun, hvis foreningen har det.
Vælg, hvem beskeden skal sendes til
Feltet Hvem skal der sendes til? bestemmer, hvordan du udpeger modtagerne. Du har tre valg:
- Specifikke medlemmer — du vælger enkeltpersoner fra listen. Godt, når beskeden kun skal til nogle få.
- Etiketter / grupper — du vælger et helt hold, et medlemskab eller en gruppe, og beskeden går til alle med den tilknytning på én gang. Det er her, du rammer for eksempel "alle på badmintonholdet" eller "alle seniormedlemmer" uden at vælge dem enkeltvis.
- Specifikke medlemmer og etiketter / grupper — en kombination, hvor du både kan tilføje enkeltpersoner og hele hold eller grupper til samme besked.
Når du har valgt, tilføjer du modtagerne under Modtagere.
Billedtekst: Under Hvem skal der sendes til? vælger du, om du sender til enkeltpersoner, hele hold og grupper, eller begge dele.
Pakke-begrænsninger
| Funktion | Smart | Pro | Premium |
|---|---|---|---|
| Send e-mail til medlemmer | ✅ | ✅ | ✅ |
| Flettefelterne under gruppen Booking | ❌ | ✅ | ✅ |
Almindelige fejl og løsninger
Nogle medlemmer fik ikke mailen.
Årsag: Medlemsstatus var sat til Kun aktive medlemmer, så inaktive medlemmer blev sprunget over — eller de valgte medlemmer manglede en gyldig mailadresse.
Løsning: Tjek Medlemsstatus, og kontrollér, at modtagerne har en mailadresse på deres profil.
Modtagerne kan se hinandens svar.
Årsag: En tråd per besked var slået fra, eller beskeden gik til mere end 20 modtagere, hvor den tvinges til.
Løsning: Lad En tråd per besked være slået til, hvis svarene skal holdes private mellem afsender og den enkelte modtager.
Der står ingenting, hvor flettefeltet skulle stå.
Årsag: Modtageren har ingen værdi i det felt, du valgte — for eksempel ingen fødselsdato eller intet mobilnummer.
Løsning: Kontrollér feltet på medlemmerne, eller vælg et flettefelt, alle har udfyldt, som Fornavn.
Jeg kan ikke sende beskeden.
Årsag: Et påkrævet felt mangler — Emne, Besked eller Modtagere.
Løsning: Udfyld de tre felter, og klik Send besked igen.
Beslægtede emner
- Opret og brug beskedskabeloner (GM-COMM-004)
- Send SMS til medlemmer (GM-COMM-011)
- Opret en nyhed og send den som nyhedsmail (GM-COMM-010)
- Opsæt og brug gruppechat (GM-COMM-030)
- Hvilke beskedtyper kan goMember sende? (GM-COMM-001)
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.