Opret og brug beskedskabeloner

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du opretter, bruger og redigerer beskedskabeloner. En skabelon er en gemt besked — beskedteksten, gerne med flettefelter — som du kan hente frem igen i stedet for at skrive det samme forfra hver gang. Det er nyttigt til beskeder, du sender igen og igen, for eksempel en velkomst til nye medlemmer eller en påmindelse ved sæsonstart.

Du arbejder med skabeloner fra knappen Skabeloner under beskedfeltet, når du sender en besked. Selve det at sende en e-mail står i Send en e-mail til medlemmer, og flettefelterne, du kan bruge i en skabelon, er beskrevet samme sted.

Hvornår er det relevant

Brug en skabelon, når du vil:

• sende den samme slags besked flere gange uden at skrive den forfra
• have en fast formulering klar, som flere i foreningen kan bruge
• gemme en besked med flettefelter, så den udfyldes med hvert medlems egne oplysninger, hver gang den bruges

Brug ikke en skabelon til en engangsbesked, du ikke skal sende igen — så skriver du bare beskeden direkte.

Sådan finder du skabeloner

Gå til Kommunikation → Send e-mail. Under beskedfeltet klikker du på Skabeloner. Har foreningen ingen skabeloner endnu, står der Ingen skabeloner øverst, og nedenunder er der felter til at oprette den første.

Billedtekst: Første gang står der Ingen skabeloner. Nedenunder opretter du den første.

Trin: Opret en skabelon

1. Gå til Kommunikation → Send e-mail.
2. Skriv beskeden i Besked, præcis som skabelonen skal se ud. Du kan sætte flettefelter ind med Vælg flettefelt — for eksempel [[Modtager: Fulde navn]] — så beskeden bliver personlig, hver gang skabelonen bruges.
3. Klik Skabeloner under beskedfeltet.
4. Skriv et Navn til skabelonen — det er navnet, du senere vælger den på i listen.
5. Skriv eventuelt en Beskrivelse, så det er nemt at se, hvad skabelonen bruges til.
6. Klik + Opret skabelon. Skabelonen gemmes og dukker op i listen under Skabeloner.

Billedtekst: Skriv beskeden med flettefelter, giv skabelonen et navn, og gem den. Den lægger sig i listen.

Trin: Brug en skabelon

1. Klik Skabeloner under beskedfeltet.
2. Vælg skabelonen på listen — for eksempel Skabelon1 – Velkommen. Skabelonens indhold lægges ind i beskedfeltet — emnelinjen skriver du selv i Emne, hver gang du sender.
3. Ret teksten til, hvis du har brug for det, og send beskeden som normalt.

Når en skabelon er valgt, skifter knapperne ved siden af Skabeloner, så du kan arbejde videre med netop den skabelon:

• Fravælg skabelon — slår skabelonen fra igen, så du skriver en almindelig besked.
• Opdater [skabelonnavn] — gemmer den tekst, der nu står i beskedfeltet, oven i skabelonen, så ændringen huskes til næste gang.
• Slet [skabelonnavn] — sletter skabelonen. Den fjernes fra listen.

Billedtekst: Når en skabelon er valgt, kan du fravælge, opdatere eller slette den.

Ret eller slet en skabelon

Vil du ændre en skabelon, vælger du den først på listen, retter teksten i beskedfeltet, og klikker Opdater [skabelonnavn]. Vil du fjerne den helt, klikker du Slet [skabelonnavn]. Der er ingen fortryd-knap, så vær sikker, før du sletter.

Pakke-begrænsninger

Almindelige fejl og løsninger

Der står "Ingen skabeloner", selvom jeg troede, jeg havde oprettet en.
Årsag: Skabelonen blev ikke gemt — du nåede ikke at klikke + Opret skabelon eller Gem skabelon.
Løsning: Skriv beskeden igen, giv skabelonen et navn, og klik + Opret skabelon.

Mine ændringer i en skabelon forsvandt.
Årsag: Du rettede teksten, men klikkede ikke Opdater [skabelonnavn], så ændringen blev kun brugt i den ene besked.
Løsning: Vælg skabelonen, ret teksten, og klik Opdater [skabelonnavn], så ændringen gemmes til næste gang.

Flettefeltet i skabelonen viser ingenting hos modtageren.
Årsag: Modtageren har ingen værdi i det felt, skabelonen bruger — for eksempel intet medlemsnummer.
Løsning: Kontrollér feltet på medlemmerne, eller brug et flettefelt, alle har udfyldt. Se flettefelt-afsnittet i Send en e-mail til medlemmer.

Beslægtede emner

• Send en e-mail til medlemmer (GM-COMM-002)
• Send SMS til medlemmer (GM-COMM-011)
• Hvilke beskedtyper kan goMember sende? (GM-COMM-001)