Hvad denne artikel dækker
Denne artikel viser, hvordan du opretter en enkelt faktura til ét medlem eller en gæst — for eksempel når nogen skal betale for noget uden for den almindelige kontingentopkrævning. Du lærer at åbne fakturaformularen, vælge hvem der skal betale, tilføje det beløb fakturaen dækker, og sende den.
Skal du opkræve mange medlemmer på én gang — for eksempel årets kontingent — er det en anden fremgangsmåde. Se artiklerne nederst.
Hvornår er det relevant
Brug denne fremgangsmåde, når du vil sende ét enkelt betalingskrav — for eksempel:
- et medlem skal betale for et arrangement, en bøde eller noget ekstra
- en gæst uden for foreningen skal have en faktura
- du vil sende et enkelt krav med det samme uden at køre en hel opkrævning
Brug den ikke, hvis du skal opkræve en hel gruppe eller et helt hold på én gang — så kører du en opkrævning i stedet (se nederst).
Forudsætninger
| Krav | Hvor sættes det op | Reference |
|---|---|---|
| Mindst én betalingsform, så medlemmet kan betale fakturaen | Indstillinger → Opkrævning → Betalingsformer | Opsæt betalingsformer (GM-INVOICE-017) |
Sådan opretter du en faktura
- Gå til Opkrævning → Fakturaoversigt i menuen.
- Klik på + Ny faktura øverst til højre. Fakturaformularen Ændre faktura åbner.
- Vælg Debitor type — Medlem / bruger, hvis fakturaen skal til et medlem, eller Gæst, hvis den skal til en person uden for foreningen.
- Under Vælg medlem klikker du på + og vælger den, der skal betale.
- Skriv i Faktura tekst den tekst, der skal stå øverst på fakturaen, over linjerne. Du kan indsætte flettefelter med Vælg flettefelt eller hente en færdig tekst med Skabeloner.
- Under Ordrelinjer klikker du på + Tilføj ordrelinje for at tilføje det, fakturaen dækker (se nedenfor).
- Sæt Fakturadato og Betales senest (den sidste frist for betaling).
- Lad Bogfør faktura være markeret, hvis fakturaen skal bogføres i regnskabet med det samme.
- Vil du sende fakturaen, så snart du gemmer, skal Send faktura være markeret.
- Klik Gem øverst til højre.
Fakturaformularen, der åbner med + Ny faktura.
Tilføj en ordrelinje
Når du klikker + Tilføj ordrelinje, åbner panelet Ændre ordrelinje. Her opretter du selve linjen:
- Produkt — klik på + og vælg et produkt eller medlemskab, hvis linjen skal hente en fast pris. Derefter kan du under Pris vælge en af produktets priser — for eksempel Kontingent: 400,00 DKK eller Pris: 50,00 DKK. Har du ikke valgt et produkt, beder feltet dig først vælge et.
- Medlem — knyt eventuelt linjen til et bestemt medlem med +.
- Tekst — skriv, hvad linjen dækker.
- Antal og Pris — angiv antal og beløb. Vælger du en pris fra et produkt, sættes beløbet automatisk.
- Klik Gem for at føje linjen til fakturaen. Luk lukker panelet uden at gemme.
Panelet Ændre ordrelinje. Vælg et produkt for at hente en af dets priser.
Den tilføjede linje vises i listen med et blyant-ikon (rediger) og et skraldespands-ikon (slet). Nederst opdateres Her af moms og Total med det samlede beløb.
En ordrelinje tilføjet med Tilføj ordrelinje.
Du kan også vedhæfte filer under Vedhæftede filer — for eksempel en PDF, som modtageren kan se sammen med fakturaen.
Feltet Intern faktura id
Intern faktura id bruges til at genkende betalingen hos betalingsudbyderen. Du udfylder det normalt ikke selv — lad det stå tomt, medmindre I har en konkret grund til at bruge det.
Avancerede felter: skift status på fakturaen
Nederst i formularen ligger en sektion med avancerede felter: Faktura status, Krediteret beløb og Refunderet beløb. Dem bruger du kun i særlige tilfælde — for eksempel hvis en kreditnota er blevet slettet, og du manuelt har brug for at rette fakturaens status. Faktura status kan sættes til Normal faktura, Krediteret, Kreditnota eller Afviger. Rør dem ikke i det daglige — de kan skabe uoverensstemmelser i regnskabet.
Pakke-begrænsninger
| Funktion | Smart | Pro | Premium |
|---|---|---|---|
| Opret en enkelt faktura til et medlem eller en gæst | ✅ | ✅ | ✅ |
Almindelige fejl og løsninger
Du kan ikke gemme fakturaen.
Årsag: Et obligatorisk felt mangler. Vælg medlem og Fakturadato er markeret med en rød stjerne.
Løsning: Udfyld de felter, der er markeret med en rød stjerne, og klik Gem igen.
Fakturaen blev ikke sendt til medlemmet.
Årsag: Send faktura var ikke markeret, da du gemte.
Løsning: Åbn fakturaen igen, markér Send faktura, og gem. Du kan også sende den fra fakturaoversigten.
Beløbet på fakturaen er 0 kr.
Årsag: Der er ingen ordrelinje med en pris.
Løsning: Tilføj mindst én ordrelinje under Ordrelinjer med et Antal og en Pris.
Beslægtede emner
- Hvad er forskellen på en faktura, opkrævning og kreditnota? (GM-FIN-001)
- Find en faktura i fakturaoversigten (GM-INVOICE-010)
- Opret og kør en manuel opkrævning (GM-INVOICE-011)
- Opkræv udvalgte medlemmer (GM-INVOICE-020)
- Kreditér en faktura (GM-INVOICE-014)
- Opsæt betalingsformer (GM-INVOICE-017)
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.