Opret en automatisk opkrævning

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du opretter en automatisk opkrævning — en opkrævning, systemet selv kører på en fast tidsplan, uden at du skal starte den hver gang. Den er god til kontingent, der skal opkræves med faste mellemrum, for eksempel halvårligt.

Det, der opkræves — et medlemskab eller et hold — er en etiket med en Opkrævnings-pris. Vil du i stedet selv starte kørslen og se fakturaerne igennem først, er det en manuel opkrævning — se Opret og kør en manuel opkrævning.

Hvornår er det relevant

Opret en automatisk opkrævning, når:

• kontingentet skal opkræves på faste datoer uden din indblanding — for eksempel hvert halve år
• du vil sætte det op én gang og lade det køre fremover

Brug den ikke, hvis:

• du vil se fakturaerne igennem, før de sendes — så kører du en manuel opkrævning i stedet
• du kun skal sende én enkelt faktura — se Opret en faktura

Forudsætninger

Sådan opretter du en automatisk opkrævning

1. Gå til Opkrævning → Automatisk opkrævning. Du ser siden Administration af automatisk opkrævning med de automatiske opkrævninger, der allerede kører — med kolonnerne Ansvarlig, Navn, Hold/Medlemskab, Etiketkategori, Undlad, Kræv, Sidst kørt, Næste kørsel og Kørsler.
2. Klik + Opret ny opkrævning øverst til højre. Formularen Automatisk opkrævning åbner.

Oversigten over automatiske opkrævninger. Opret en ny med + Opret ny opkrævning.

Under Opkrævnings data udfylder du:

• Navn — giv opkrævningen et navn, for eksempel Kontingent senior halvårligt.
• Faktura tekst — den tekst, der kommer med på de fakturaer, der sendes. Du kan indsætte flettefelter med Vælg flettefelt — for eksempel [[Modtager: Fulde navn]].
• Betalingsfrist — vælg, hvornår fakturaerne forfalder: Straks betaling, Den næste 1. i måned, Den næste 15. i måned, Beregn udfra kreditdage eller Den sidste dag i måneden.
• Regningsansvarlig — vælg mindst én person, der står som kontaktperson på fakturaen. Feltet er obligatorisk.
• Bogfør faktura ved kørsel — markér, hvis alle fakturaer skal bogføres med det samme, hver gang opkrævningen kører.
• Send IKKE betalingsbekræftelse eller advisering — markér, hvis medlemmet ikke skal have besked om betalingen eller en kommende opkrævning.

Under Hvem skal opkræves vælger du, hvem opkrævningen rammer:

• Opkrævningstype — Kontingent / Medlemskab (så vælger du hold eller medlemskaber nedenfor) eller Kontingent på Etiket kategori (så vælger du en hel etiketkategori).
• Hold/Medlemskab — vælg de hold eller medlemskaber, der skal opkræves.
• Undlad medlemmer med etiket — medlemmer, der har en valgt etiket her, bliver ikke opkrævet.
• Kræv etiket — brug kun denne, hvis et medlem skal have en bestemt etiket for at blive opkrævet. Den begrænser, hvem der opkræves inden for det valgte.

Under Opkrævningsplan sætter du tidsplanen — det er den, der gør opkrævningen automatisk. Feltet Tidsplan/tidspunkt er obligatorisk. Klik Vælg tidsplan der skal tilføjes, og vælg en af to typer:

• Faste måneder — sæt flueben ved de måneder, der skal opkræves i, og vælg Dag i måneden (for eksempel Første dag i måneden).
• Månedlig gentagende — sæt Startdato, eventuelt Slutdato, Interval (for eksempel Hver måned) og Dag i måneden.

Opkrævningsplanen: vælg Faste måneder eller Månedlig gentagende for at bestemme, hvornår opkrævningen kører.

Under Blokér medlemmer kan du markere Blokér medlemmer, hvis medlemmerne skal blokeres ved kørsel, indtil fakturaen er betalt, eller indtil du fjerner blokeringen. Administratorer bliver ikke blokeret.

Klik Gem og Fortsæt.

Sådan kører den fremover

Når opkrævningen er gemt, kører den af sig selv efter tidsplanen. I oversigten Administration af automatisk opkrævning viser Sidst kørt og Næste kørsel, hvornår den senest kørte og næste gang kører, og Kørsler, hvor mange gange den har kørt. Du kan rette en opkrævning med blyant-ikonet eller åbne dens tre-prik-menu for flere valg.

Pakke-begrænsninger

Almindelige fejl og løsninger

Du kan ikke gemme opkrævningen.
Årsag: Regningsansvarlig mangler (der skal vælges mindst én), eller Tidsplan/tidspunkt er ikke sat.
Løsning: Vælg en Regningsansvarlig, og tilføj en tidsplan under Opkrævningsplan.

Der dannes ingen faktura, eller beløbet er 0 kr.
Årsag: Det, der opkræves, har ingen Opkrævnings-pris, eller prisens Gælder for passer ikke på medlemmerne.
Løsning: Sæt en Opkrævnings-pris på medlemskabet. Se Sæt pris på en etiket.

Et medlem blev ikke opkrævet.
Årsag: Medlemmet er valgt fra under Undlad medlemmer med etiket, mangler en etiket krævet under Kræv etiket, eller har ikke det medlemskab, du opkræver.
Løsning: Tjek Undlad medlemmer med etiket, Kræv etiket og medlemmets medlemskab.

Beslægtede emner

• Opret og kør en manuel opkrævning (GM-INVOICE-011)
• Sådan kører du kontingentopkrævning (GM-KONT-001)
• Sæt pris på en etiket (GM-TAG-020)
• Opret en faktura (GM-INVOICE-025)
• Hvad er forskellen på en faktura, opkrævning og kreditnota? (GM-FIN-001)