Hvad denne artikel dækker
Denne artikel viser, hvordan du opretter og kører en manuel opkrævning — en opkrævning, du selv sætter i gang, hver gang der skal opkræves. Den er god til opkrævninger, du kun kører nu og da, for eksempel årets kontingent, hvor du gerne vil se fakturaerne igennem, før de sendes.
Det, der opkræves — et medlemskab, et hold eller en gruppe — er en etiket med en pris. Denne artikel handler om selve opkrævningen. Skal systemet køre opkrævningen automatisk på faste datoer, er det en anden fremgangsmåde. Vil du sende én enkelt faktura til ét medlem, er det også en anden. Se artiklerne nederst.
Hvornår er det relevant
Brug en manuel opkrævning, når:
- du gerne vil se fakturaerne igennem, før de sendes
- du kører opkrævningen med mellemrum — for eksempel årets kontingent — i stedet for på en fast plan
Brug den ikke, hvis opkrævningen skal ske automatisk på faste datoer — så opretter du en automatisk opkrævning i stedet.
Forudsætninger
| Krav | Hvor sættes det op | Reference |
|---|---|---|
| Det, der opkræves, har en Opkrævnings-pris — det er den pris, der hentes ved kørsel. Feltet Gælder for på prisen styrer, hvem den rammer | Indstillinger → Medlemmer → Etiketter → $-ikonet på etiketten | Sæt pris på en etiket (GM-TAG-020) |
Sådan opretter du en manuel opkrævning
- Gå til Opkrævning → Manuel opkrævning i menuen. Du ser siden Administration af manuelle opkrævninger med de opkrævninger, der allerede er oprettet — med kolonnerne Ansvarlig, Navn, Hold/Medlemskab, Etiketkategori, Undlad, Sidst kørt og Kørsler.
- Klik på + Opret ny opkrævning øverst til højre. Vil du i stedet rette en opkrævning, der allerede findes, klikker du på blyant-ikonet ud for den. Formularen Betalings opkrævning åbner.
Oversigten over manuelle opkrævninger. Opret en ny med + Opret ny opkrævning.
Under Opkrævnings data udfylder du:
- Navn — giv opkrævningen et navn, for eksempel Kontingent forår.
- Faktura tekst — den tekst, der kommer med på de fakturaer, der sendes. Du kan indsætte flettefelter med Vælg flettefelt — for eksempel [[Modtager: Fulde navn]].
- Regningsansvarlig — den person, der står som kontaktperson på fakturaen.
- Bogfør faktura ved kørsel — markér, hvis alle fakturaer skal bogføres med det samme, når opkrævningen køres.
- Send IKKE faktura ud ved kørsel — markér, hvis systemet ikke skal sende fakturaerne automatisk. Så sender eller udskriver du dem manuelt bagefter.
- Send IKKE betalingsbekræftelse — markér, hvis medlemmet ikke skal have besked om, at betalingen er gået igennem.
Under Hvem skal have en faktura vælger du, hvem der opkræves. Først vælger du en Opkrævningstype — den bestemmer, hvad du vælger nedenunder:
| Opkrævningstype | Så vælger du |
|---|---|
| Kontingent / Medlemskab | Hold/Gruppe — de hold eller grupper, der skal opkræves |
| Kontingent på Etiket kategori | Etiket kategori — den eller de etiketkategorier, der skal opkræves |
| Aktivitets opkrævning | Aktiviteter — de aktiviteter, hvor medlemmer, der er booket ind, skal opkræves |
| Specifikke medlemmer | Medlemmer — de medlemmer, der skal opkræves (de opkræves de hold, de er tilmeldt). Du kan også vælge Hold/Medlemskab; vælger du ingen, opkræves medlemmet det hold, det allerede er tildelt |
Alt efter opkrævningstypen kan du desuden begrænse, hvem der rammes:
- Undlad medlemmer med etiket — medlemmer, der har en valgt etiket her, bliver ikke opkrævet.
- Kræv etiket — brug kun denne, hvis et medlem skal have en bestemt etiket for at blive opkrævet. Den begrænser, hvem der opkræves inden for det valgte.
Under Blokér medlemmer kan du markere Blokér medlemmer, hvis medlemmerne skal blokeres ved kørsel, indtil fakturaen er betalt, eller indtil du fjerner blokeringen. Administratorer bliver ikke blokeret.
Klik Gem og Fortsæt.
Opsætningen af opkrævningen i formularen Betalings opkrævning.
Sådan kører du opkrævningen
- I listen klikker du på de tre prikker ud for opkrævningen og vælger Kør opkrævning.
- Siden Kør fakturering for: [opkrævningens navn] åbner. Under Medlemmer der opkræves ser du, hvem opkrævningen omfatter, med Betaler, Medlem, Produkt, Produktet er sidst opkrævet og Beløb.
- Se listen igennem. Du kan fjerne en linje med skraldespands-ikonet eller tilføje en med + Tilføj Debitor.
- Sæt Fakturadato og eventuelt Betalingsfrist. Angiver du ikke en betalingsfrist, beregnes den ud fra jeres opsætning af kreditdage.
- Klik Fakturér og send for at danne fakturaerne og sende dem til medlemmerne.
Kør opkrævningen fra tre-prik-menuen.
Gennemgang af fakturaerne, før de sendes med Fakturér og send.
Fra de tre prikker kan du også vælge Se fakturaer for at se de fakturaer, opkrævningen har dannet, eller Slet for at slette opkrævningen.
Pakke-begrænsninger
| Funktion | Smart | Pro | Premium |
|---|---|---|---|
| Manuel opkrævning på medlemskaber og etiketkategorier | ✅ | ✅ | ✅ |
| Opkrævningstypen Aktivitets opkrævning | ❌ | ✅ | ✅ |
Almindelige fejl og løsninger
Et medlem blev ikke opkrævet.
Årsag: Medlemmet har en etiket, der er valgt under Undlad medlemmer med etiket, eller mangler en etiket, der er krævet under Kræv etiket.
Løsning: Åbn opkrævningen, og tjek Undlad medlemmer med etiket og Kræv etiket.
Der dannes ingen faktura, eller beløbet er 0 kr.
Årsag: Det, der opkræves, har ingen Opkrævnings-pris, eller prisens Gælder for passer ikke på medlemmerne.
Løsning: Sæt en Opkrævnings-pris på medlemskabet, og tjek at Gælder for rammer de rigtige. Kør derefter opkrævningen igen.
Fakturaerne blev ikke sendt ved kørsel.
Årsag: Send IKKE faktura ud ved kørsel er markeret på opkrævningen.
Løsning: Åbn opkrævningen, og fjern markeringen, hvis fakturaerne skal sendes automatisk — ellers sender eller udskriver du dem manuelt.
Beslægtede emner
- Hvad er forskellen på en faktura, opkrævning og kreditnota? (GM-FIN-001)
- Find en faktura i fakturaoversigten (GM-INVOICE-010)
- Opret en faktura (GM-INVOICE-025)
- Opkræv udvalgte medlemmer (GM-INVOICE-020)
- Sæt pris på en etiket (GM-TAG-020)
- Sådan kører du kontingentopkrævning (GM-KONT-001)
- Opret en automatisk opkrævning (GM-INVOICE-026)
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.