Kreditér en booking automatisk ved aflysning

Hvad denne artikel dækker

Denne fremgangsmåde får goMember til automatisk at kreditere — og refundere — en booking, når den bliver aflyst. Det er en automatisering: en trigger, der starter den (Booking aflyst), og aktionen Kreditér / refunder faktura. Sæt den op én gang, så håndteres aflyste bookinger derefter af sig selv.

Grundtanken bag automatiseringer står i Hvad er en automatisering?, og selve fremgangsmåden trin for trin i Opret en automatisering. Hvad der skal til, for at pengene faktisk kan komme retur, står i Refundér en indbetaling.

Hvornår er det relevant

Brug denne automatisering, når:

• et medlem eller en booker skal have penge retur automatisk, hver gang en booking bliver aflyst
• du vil sætte det op én gang og lade det køre fremover

Brug den ikke, hvis:

• der er tale om en overbetaling eller en fejlopkrævning — den refunderer du manuelt, se Refundér en indbetaling
• bookingen er betalt via faktura — så kan beløbet ikke refunderes automatisk

Forudsætninger

Sådan sætter du automatiseringen op

1. Under Automatisering vælger du området Aktiviteter og opretter en ny automatisering. Den generelle fremgangsmåde står i Opret en automatisering.
2. Giv automatiseringen et Navn, der gør den genkendelig i listen, for eksempel Aflys roning.
3. Vælg Trigger: Booking aflyst.
4. Under Aktiviteter vælger du de aktiviteter, triggeren skal gælde for. Under Ressourcer vælger du de ressourcer, den skal gælde for. Du kan vælge det ene, det andet eller begge.
5. Under Dage, Timer og Minutter angiver du fristen for, hvor sent en booking må aflyses og stadig blive refunderet — altså hvor lang tid før bookingens start aflysningen senest skal ske. I eksemplet er Dage = 2, Timer = 0 og Minutter = 0: bookingen skal aflyses senest 2 dage før den starter. Aflyses den senere, kører den automatiske refundering ikke.
6. Vælg Aflysningstype — hvilken slags aflysning automatiseringen skal reagere på:
   • Alle bookinger. — reagerer på alle aflysninger
   • Aflyst af administrator. — kun når en administrator aflyser
   • Aflyst af medlem. — kun når medlemmet selv aflyser
7. Sæt flueben i Kun betalte bookinger, hvis automatiseringen kun skal køre for bookinger, der er betalt. Hjælpeteksten siger: "Hvis markeret kører denne kun for bookinger der er betalt."

Triggeren Booking aflyst med Aktiviteter, Ressourcer, tidsgrænse (Dage/Timer/Minutter) og Aflysningstype.

8. Under Aktioner vælger du Vælg aktion der skal tilføjes og tilføjer Kreditér / refunder faktura. Aktionen krediterer fakturaen, og hvis bookingen er betalt med betalingskort eller MobilePay, bliver beløbet refunderet til den betalingsform, der blev brugt.
9. I Procent skriver du, hvor stor en del af beløbet der skal krediteres. Standard er 100. Vil du kun give en del retur, skriver du et lavere tal — for eksempel 90.
10. Sæt flueben i Send kreditnota til medlem/booker, hvis medlemmet skal have kreditnotaen tilsendt.
11. Lad Aktiv stå markeret, så automatiseringen kan køre. Hjælpeteksten siger: "skal være aktiv for at automatiseringen kan køre."
12. Klik Gem øverst til højre.

Den færdige automatisering med aktionen Kreditér / refunder faktura, Procent og Send kreditnota til medlem/booker.

Hvad der skal til, for at pengene refunderes

Aktionen krediterer altid fakturaen, men selve refunderingen — pengene tilbage til kortet eller MobilePay — sker kun, hvis en række krav er opfyldt: bookingen er betalt direkte med betalingskort eller MobilePay, der er dækning på foreningens konto, foreningen har et betalingskort tilknyttet, og transaktionen er højst 90 dage gammel. Sker refunderingen ikke, får du ingen fejlbesked. Alle kravene — og hvordan du refunderer manuelt, når det ikke sker automatisk — står i Refundér en indbetaling.

Pakke-begrænsninger

Almindelige fejl og løsninger

Automatiseringen gør ingenting.
Årsag: Aktiv er ikke markeret, eller triggeren rammer ikke — for eksempel blev bookingen aflyst for sent (senere end fristen under Dage/Timer/Minutter), eller Aflysningstype passer ikke med den aflysning, der skete.
Løsning: Åbn automatiseringen, sæt flueben i Aktiv, og tjek, at fristen og Aflysningstype passer.

Bookingen blev krediteret, men pengene kom ikke retur.
Årsag: Et af kravene til refundering er ikke opfyldt — for eksempel er bookingen betalt via faktura, der er ikke dækning på foreningens konto, eller transaktionen er mere end 90 dage gammel. Der vises ingen fejlbesked.
Løsning: Refundér manuelt. Se Refundér en indbetaling.

Automatiseringen kører også for ubetalte bookinger.
Årsag: Kun betalte bookinger er ikke markeret.
Løsning: Sæt flueben i Kun betalte bookinger.

Beslægtede emner

• Refundér en indbetaling (GM-INVOICE-013)
• Opret en automatisering (GM-AUTO-010)
• Oversigt over aktioner (GM-AUTO-021)
• Aflys en aktivitet (GM-ACTIVITY-013)
• Hvad er en automatisering? (GM-AUTO-001)