Opret og brug aktivitetsskabeloner

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du opretter og konfigurerer en aktivitetsskabelon i goMember. En aktivitetsskabelon fastlægger spillereglerne og standard-værdierne for de aktiviteter, der oprettes under den. Hvad en aktivitet er, og hvordan den adskiller sig fra en booking, finder du i Hvad er en aktivitet?.

Selve oprettelsen af en aktivitet er beskrevet for sig – se Opret en aktivitet. Hvad der sker med aktiviteter, der allerede er oprettet, når du retter en skabelon, og hvordan du redigerer, kloner og sletter en skabelon, finder du i Ret en aktivitetsskabelon – hvad sker der med oprettede aktiviteter?.

Hvad en aktivitetsskabelon er

En aktivitetsskabelon er en genbrugelig opsætning, som nye aktiviteter oprettes ud fra. Skabelonen afgør spillereglerne for aktiviteterne der oprettes under den, og de standard-værdier, du sætter på skabelonen, bliver automatisk sat på aktiviteter, der oprettes under den.

For hver standard-værdi kan du bestemme, om den er låst af skabelonen, eller om den må sættes på den enkelte aktivitet under oprettelse. Mange felter står derfor som Kan sættes på aktiviteten under oprettelse – det betyder, at den, der opretter aktiviteten, selv tager stilling.

En aktivitetsskabelon hænger sammen med etiketter: i feltet Etiketter/Hold knytter du skabelonen til de hold eller etiketter, aktiviteten handler om. Forveksl ikke skabelonen med aktivitetstypen (Enkelt, Gentagende, Kursus), som vælges, når den enkelte aktivitet oprettes.

Sådan åbner du aktivitetsskabeloner

Gå til Indstillinger → Aktiviteter → Aktivitetsskabeloner. Du lander på siden Administration af aktivitetsskabeloner, der viser de skabeloner, I allerede har oprettet, med kolonner for blandt andet Navn, Farve, hvad skabelonen tillader, Kontakt/Ansvarlige, Finanskonto og Aktiv. Klik + Opret aktivitetsskabelon øverst til højre for at oprette en ny. Panelet Aktivitetsskabelon åbner.

Billedtekst: Administration af aktivitetsskabeloner med knappen + Opret aktivitetsskabelon øverst til højre.

Udfyld Info

Under Info sætter du skabelonens grunddata:

• Navn – navnet på skabelonen (påkrævet).
• Beskrivelse – vises ved oprettelse af en aktivitet og hjælper den, der opretter, med at vælge den rigtige skabelon.
• Etiketter/Hold – vælg hvem aktiviteten er relateret til. Er der aktiveret online tilmelding, virker dette felt samtidig som adgangsbegrænsning.

Billedtekst: Info-sektionen, hvor du sætter navn, beskrivelse og tilknyttede etiketter/hold.

Sæt standard-indstillinger for aktiviteter

Under Standard indstillinger for aktiviteter sætter du de værdier, der automatisk bliver sat på aktiviteter, som oprettes under skabelonen:

• Standard beskrivelse – den beskrivelse, der bruges som udgangspunkt, når der oprettes en ny aktivitet.
• Farve – baggrundsfarven, der præsenterer aktiviteten (påkrævet).
• Kontaktpersoner – kontaktperson(er) til aktiviteten. Kan overskrives på de enkelte aktiviteter (påkrævet).
• Send besked om booking – markér, hvis kontaktpersonerne skal have besked, når nogen tilmelder sig eller melder fra.
• Tildel etiket ved booking – den valgte etiket tildeles medlemmet ved tilmelding og giver mulighed for ekstra opkrævning, gruppering og kommunikation med de tilmeldte.
• Deltagelsesbesked – besked, der vises og sendes til den, der har tilmeldt sig.
• Deltagersynlighed – niveauet for, hvor synlig en deltagelse er for andre (påkrævet).
• Online tilmelding – standardindstilling for, om online tilmelding er aktiveret (påkrævet).
• Tillad priser – om og hvornår der kan sættes priser på den enkelte aktivitet (påkrævet). De fire valg er forklaret i afsnittet Vælg hvordan priser sættes på aktiviteterne.
• Registrér deltagelse – om registrering af deltagelse som standard er aktiveret (påkrævet).
• Hvem må se aktiviteten – hvem aktiviteten er synlig for (påkrævet).
• Hvem må booke aktiviteten – hvem der må tilmelde sig aktiviteten (påkrævet).
• Hvordan skal ledsagere registreres – hvordan gæster, der bookes ind sammen med den, der tilmelder sig, registreres som standard (påkrævet). Valgene er Navn på hver gæst, Antal gæster og Kan sættes på aktiviteten under oprettelse eller ændring. Med Antal gæster skrives gæsterne ikke på med navn. Feltet har kun betydning, hvis der må bookes gæster på aktiviteten.
• Book ressourcer ind – ressourcer, der altid skal bookes med ind, når der oprettes en aktivitet. Bruges, hvis den, der opretter, ikke selv må vælge ressourcer.

Flere af felterne står som standard på Kan sættes på aktiviteten under oprettelse. Lader du dem stå sådan, beslutter den, der opretter aktiviteten, værdien fra gang til gang. Vælger du en fast værdi, gælder den for alle aktiviteter under skabelonen.

Standard-indstillingerne gælder kun aktiviteter, der oprettes, efter du har gemt. Aktiviteter, der allerede er oprettet under skabelonen, beholder deres værdier.

Billedtekst: Standard indstillinger, der arves af aktiviteter oprettet under skabelonen.

Vælg hvordan priser sættes på aktiviteterne

Feltet Tillad priser under Standard indstillinger for aktiviteter styrer, om prisen kommer fra skabelonen, eller om den kan sættes på den enkelte aktivitet. Der er fire valg:

• Nej – alle aktiviteter får de priser, der er sat på skabelonen. Prisen kan ikke ændres på den enkelte aktivitet.
• Ja – der kan sættes priser på den enkelte aktivitet.
• Kan sættes på aktiviteten under oprettelse eller ændring – den, der opretter eller retter aktiviteten, tager stilling til prisen.
• Nej, men kan sættes på aktivitet efter oprettelse – alle aktiviteter får skabelonens priser, og der bliver ikke spurgt om pris, når aktiviteten oprettes. Bagefter kan prisen ændres på den enkelte aktivitet, for eksempel hvis I vil give et tilbud på netop den. Ændringen gælder kun den aktivitet og rører hverken skabelonen eller de andre aktiviteter.

Billedtekst: De fire valg i Tillad priser.

Tilføj regler

Under Regler klikker du Tilføj en regel for at sætte regler på skabelonen. Reglerne tilknyttes automatisk de aktiviteter, der oprettes med skabelonen. Du kan vælge mellem disse regler:

• Maks. aktive bookinger regel
• Min. og maks. alder regel
• Aflysning timer før booking
• Maks. dage frem
• Maks. booking regel
• Maks. timer regel

Hvordan de enkelte regler virker og udfyldes, står i Byg en booking-regel.

Under reglerne står to felter mere:

• Auto tilmeld medlemmer – medlemmer med de valgte etiketter bliver automatisk tilmeldt aktiviteter under skabelonen.
• Aktivitetskode – den aktivitetskode, aktiviteter under skabelonen får som standard. Du søger koden frem på en fast liste over idrætter, for eksempel Basketball - 3x3 Basketball.

Billedtekst: De regler, du kan tilføje på en aktivitetsskabelon.

Vælg tilladelser

Under Tilladelser bestemmer du, hvad der er tilladt på aktiviteter under skabelonen, og hvad medlemmer eventuelt selv må:

• Medlemmer må oprette – medlemmer af en eller flere grupper må oprette aktiviteter under skabelonen.
• Tillad: Enkeltstående aktiviteter, Tillad: Kurser, Tillad: Gentagende aktiviteter – hvilke aktivitetstyper skabelonen må bruges til.
• Tillad tilpasset tilmeldingsformular – den, der opretter, må tilpasse tilmeldingsformularen.
• Tillad booking af ressourcer – den, der opretter, må booke ressourcer med ind på aktiviteten.
• Tillad invitationer – den, der opretter, må også sende invitationer.
• Tillad promovering – den, der opretter, må også promovere aktiviteten.
• Tillad at sætte etiketter – er denne markeret, kan skabelonens etiketter overskrives under oprettelse af aktivitet.
• Tillad regler – den, der opretter, må også sætte regler for deltagelse.
• Tillad lokation – der kan angives lokation og mødested på aktiviteten.
• Tillad kontaktpersoner – den, der opretter, må vælge kontaktperson. Er denne ikke sat, bruges de ansvarlige fra skabelonen eller den person, der opretter.
• Tillad farve – farven må sættes på aktiviteten. Ellers bruges skabelonens farve.
• Tillad pladsreservation – der kan opsættes pladsreservation for aktiviteten.
• Tillad at gemme pladsreservationsopsætningen på skabelonen – pladsopsætningen kan gemmes på skabelonen til genbrug næste gang.
• Aktivitetskoden skal sættes på aktiviteter – styrer, om aktivitetskoden sættes på den enkelte aktivitet, eller om alle aktiviteter får den kode, der er valgt på skabelonen.
• Deaktivér standard tilmeldingsbekræftelse – markér, hvis I selv vil bygge bekræftelsen som en automatisering under Automatisering. Så sendes systemets standardbekræftelse ikke, og deltagerne får kun den besked, jeres automatisering sender.
• Send automatisk notifikation om ny aktivitet – systemet sender en notifikation til medlemmer ved oprettelse. Den sendes til aktive medlemmer med en af de tilknyttede etiketter; er der ingen etiketter tilknyttet, sendes den til alle medlemmer.
• Tillad IKKE kommentarer på aktiviteterne – markér, hvis medlemmer ikke må kommentere på aktiviteterne.
• Kommentarer sendes til alle tilmeldte – kommentarer på aktiviteterne sendes til alle tilmeldte. Er den ikke markeret, sendes kommentarer kun til de ansvarlige og til dem, der allerede har kommenteret.
• Send ikke kommentarer – ingen får besked om, at der er kommet en ny kommentar.
• Er Aktiv – fjernes markeringen, kan skabelonen ikke længere vælges, når der oprettes aktiviteter.

Tilladelserne gælder for alle aktiviteter under skabelonen – også dem, der allerede er oprettet. Retter du en tilladelse senere, slår ændringen igennem på alle aktiviteterne med det samme.

Billedtekst: Tilladelser, der styrer hvad den, der opretter, selv må, og hvilke beskeder der sendes.

Byg en tilmeldingsformular på skabelonen

Nederst i panelet Aktivitetsskabelon ligger sektionen Tilmeldingsformular. Her bygger du den formular, der skal udfyldes ved tilmelding. Formularen følger med de aktiviteter, der oprettes med skabelonen. Klik + Tilføj sektion for at komme i gang. Hvordan du bygger formularen med sektioner og spørgsmål, står i Tilføj spørgsmål til en aktivitets tilmeldingsformular.

Billedtekst: Sektionen Tilmeldingsformular nederst i panelet.

Gem skabelonen

Klik Gem øverst til højre i panelet. Skabelonen er nu oprettet og kan vælges, når der oprettes nye aktiviteter – med mindre du har fjernet markeringen i Er Aktiv.

Pakke-begrænsninger

Almindelige fejl og løsninger

Skabelonen kan ikke vælges, når der oprettes en aktivitet.
Årsag: Markeringen i Er Aktiv er fjernet.
Løsning: Åbn skabelonen og sæt markering i Er Aktiv igen.

En værdi kan ikke ændres på den enkelte aktivitet.
Årsag: Feltet er låst på skabelonen i stedet for at stå som Kan sættes på aktiviteten under oprettelse.
Løsning: Åbn skabelonen og skift feltet til Kan sættes på aktiviteten under oprettelse.

Prisen kan ikke ændres på en aktivitet.
Årsag: Tillad priser står på Nej, så aktiviteten bruger skabelonens priser.
Løsning: Vælg Nej, men kan sættes på aktivitet efter oprettelse i Tillad priser, hvis prisen skal kunne rettes på den enkelte aktivitet bagefter.

Deltagerne får to bekræftelser, når de tilmelder sig.
Årsag: I sender en bekræftelse med en automatisering, og systemets standardbekræftelse sendes også.
Løsning: Markér Deaktivér standard tilmeldingsbekræftelse under Tilladelser.

Skabelonen kan ikke gemmes.
Årsag: Et påkrævet felt mangler, fx Navn, Farve eller Kontaktpersoner.
Løsning: Udfyld de påkrævede felter, og klik Gem øverst til højre igen.

Jeg har rettet skabelonen, men de oprettede aktiviteter er uændrede.
Årsag: Ændringer i Info og Standard indstillinger for aktiviteter gælder kun nye aktiviteter.
Løsning: Se Ret en aktivitetsskabelon – hvad sker der med oprettede aktiviteter?.

Beslægtede emner

• Ret en aktivitetsskabelon – hvad sker der med oprettede aktiviteter? (GM-ACTIVITY-032)
• Hvad er en aktivitet? (GM-ACTIVITY-001)
• Opret en aktivitet (GM-ACTIVITY-010)
• Opret et kursus (GM-ACTIVITY-011)
• Opret aktivitet med betaling (GM-ACTIVITY-100)
• Opdater data på flere aktiviteter (GM-ACTIVITY-031)
• Tilføj spørgsmål til en aktivitets tilmeldingsformular (GM-ACTIVITY-020)
• Byg en booking-regel (GM-BOOKING-002)