Opret og brug aktivitetsskabeloner

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du opretter og konfigurerer en aktivitetsskabelon i goMember. En aktivitetsskabelon fastlægger spillereglerne og standard-værdierne for de aktiviteter, der oprettes under den. Hvad en aktivitet er, og hvordan den adskiller sig fra en booking, finder du i Hvad er en aktivitet?.

Selve oprettelsen af en aktivitet er beskrevet for sig – se Opret en aktivitet. Prissætning og masseopdatering af aktiviteter har også egne artikler, som der henvises til nederst.

Hvad en aktivitetsskabelon er

En aktivitetsskabelon er en genbrugelig opsætning, som nye aktiviteter oprettes ud fra. Skabelonen afgør spillereglerne for aktiviteterne der oprettes under den, og de standard-værdier, du sætter på skabelonen, bliver automatisk sat på aktiviteter, der oprettes under den.

For hver standard-værdi kan du bestemme, om den er låst af skabelonen, eller om den må sættes på den enkelte aktivitet under oprettelse. Mange felter står derfor som Kan sættes på aktiviteten under oprettelse – det betyder, at den, der opretter aktiviteten, selv tager stilling.

En aktivitetsskabelon hænger sammen med etiketter: i feltet Etiketter/Hold knytter du skabelonen til de hold eller etiketter, aktiviteten handler om. Forveksl ikke skabelonen med aktivitetstypen (Enkelt, Gentagende, Kursus), som vælges, når den enkelte aktivitet oprettes.

Sådan åbner du aktivitetsskabeloner

Gå til Indstillinger → Aktiviteter → Aktivitetsskabeloner. Du lander på siden Administration af aktivitetsskabeloner, der viser de skabeloner, I allerede har oprettet, med kolonner for blandt andet Navn, Farve, hvad skabelonen tillader, Kontakt/Ansvarlige, Finanskonto og Aktiv. Klik + Opret aktivitetsskabelon øverst til højre for at oprette en ny. Formularen Aktivitetsskabelon åbner.

Billedtekst: Administration af aktivitetsskabeloner med knappen + Opret aktivitetsskabelon øverst til højre.

Udfyld Info

Under Info sætter du skabelonens grunddata:

• Navn – navnet på skabelonen (påkrævet).
• Beskrivelse – vises ved oprettelse af en aktivitet og hjælper den, der opretter, med at vælge den rigtige skabelon.
• Etiketter/Hold – vælg hvem aktiviteten er relateret til. Er der aktiveret online tilmelding, virker dette felt samtidig som adgangsbegrænsning.

Billedtekst: Info-sektionen, hvor du sætter navn, beskrivelse og tilknyttede etiketter/hold.

Sæt standard-indstillinger for aktiviteter

Under Standard indstillinger for aktiviteter sætter du de værdier, der automatisk bliver sat på aktiviteter, som oprettes under skabelonen:

• Standard beskrivelse – den beskrivelse, der bruges som udgangspunkt, når der oprettes en ny aktivitet.
• Farve – baggrundsfarven, der præsenterer aktiviteten (påkrævet).
• Kontaktpersoner – kontaktperson(er) til aktiviteten. Kan overskrives på de enkelte aktiviteter (påkrævet).
• Send besked om booking – markér, hvis kontaktpersonerne skal have besked, når der bookes eller afmeldes.
• Tildel etiket ved booking – den valgte etiket tildeles medlemmet ved booking og giver mulighed for ekstra opkrævning, gruppering og kommunikation med de tilmeldte.
• Tillad IKKE kommentarer på aktiviteterne – markér, hvis medlemmer ikke må kommentere.
• Deltagelsesbesked – besked, der vises og sendes til den, der har tilmeldt sig.
• Deltagersynlighed – niveauet for, hvor synlig en deltagelse er for andre (påkrævet).
• Booking af partner/makker – standardindstillingen for at booke en partner/makker ind (påkrævet).
• Online tilmelding – standardindstilling for, om online tilmelding er aktiveret (påkrævet).
• Tillad priser – om der kan sættes priser på den enkelte aktivitet. Vælg Nej (så gælder de priser, der er sat på skabelonen), Ja eller Kan sættes på aktiviteten under oprettelse eller ændring (påkrævet).
• Registrér deltagelse – om registrering af deltagelse som standard er aktiveret (påkrævet).
• Hvem må se aktiviteten – hvem aktiviteten er synlig for (påkrævet).
• Hvem må booke aktiviteten – hvem der må booke/tilmelde sig (påkrævet).
• Book ressourcer ind – ressourcer, der altid skal bookes med ind, når der oprettes en aktivitet. Bruges, hvis den, der opretter, ikke selv må vælge ressourcer.

Flere af felterne står som standard på Kan sættes på aktiviteten under oprettelse. Lader du dem stå sådan, beslutter den, der opretter aktiviteten, værdien fra gang til gang. Vælger du en fast værdi, gælder den for alle aktiviteter under skabelonen.

Billedtekst: Standard indstillinger, der arves af aktiviteter oprettet under skabelonen.

Vælg tilladelser

Under Tilladelser bestemmer du, hvad der er tilladt på aktiviteter under skabelonen, og hvad medlemmer eventuelt selv må:

• Medlemmer må oprette – medlemmer af en eller flere grupper må oprette aktiviteter under skabelonen.
• Tillad: Enkeltstående aktiviteter, Tillad: Kurser, Tillad: Gentagende aktiviteter – hvilke aktivitetstyper skabelonen må bruges til.
• Tillad tilpasset formular – den, der opretter, må tilpasse tilmeldingsformularen.
• Tillad booking af ressourcer – den, der opretter, må booke ressourcer med ind på aktiviteten.
• Tillad invitationer – den, der opretter, må også sende invitationer.
• Tillad promovering – den, der opretter, må også promovere aktiviteten.
• Tillad at sætte etiketter – er denne markeret, kan skabelonens etiketter overskrives under oprettelse af aktivitet.
• Tillad regler – den, der opretter, må også sætte regler for deltagelse.
• Tillad kontaktpersoner – den, der opretter, må vælge kontaktperson. Er denne ikke sat, bruges de ansvarlige fra skabelonen eller den person, der opretter.
• Tillad farve – farven må sættes på aktiviteten. Ellers bruges skabelonens farve.
• Tillad pladsreservation – der kan opsættes pladsreservation for aktiviteten.
• Tillad at gemme pladsreservationsopsætningen på skabelonen – pladsopsætningen kan gemmes på skabelonen til genbrug næste gang.
• Send automatisk notifikation om ny aktivitet – systemet sender en notifikation til medlemmer ved oprettelse. Den sendes til aktive medlemmer med en af de tilknyttede etiketter; er der ingen etiketter tilknyttet, sendes den til alle medlemmer.
• Er Aktiv – fjernes markeringen, kan skabelonen ikke længere vælges, når der oprettes aktiviteter.

Billedtekst: Tilladelser, der styrer hvilke aktivitetstyper skabelonen må bruges til, og hvad den, der opretter, selv må.

Gem skabelonen

Klik Gem, aktiveres ved ændringer øverst. Skabelonen er nu oprettet og kan vælges, når der oprettes nye aktiviteter – med mindre du har fjernet markeringen i Er Aktiv.

Rediger, kopiér eller slet en skabelon

På hver række i Administration af aktivitetsskabeloner er der tre handlinger:

• Rediger (blyant-ikonet) – åbner skabelonen igen.
• Pris ($-ikonet) – sætter priser på aktiviteterne under skabelonen. Se Opret aktivitet med betaling.
• Tre-prikker-menuen – giver Sæt specifikke data på begivenheder (masseopdatér felter på de aktiviteter, der allerede er oprettet under skabelonen – se Opdater data på flere aktiviteter), Klon aktivtetstype (kopiér skabelonen) og Slet.

Pakke-begrænsninger

Almindelige fejl og løsninger

Skabelonen kan ikke vælges, når der oprettes en aktivitet.
Årsag: Markeringen i Er Aktiv er fjernet.
Løsning: Åbn skabelonen og sæt markering i Er Aktiv igen.

En værdi kan ikke ændres på den enkelte aktivitet.
Årsag: Feltet er låst på skabelonen i stedet for at stå som Kan sættes på aktiviteten under oprettelse.
Løsning: Åbn skabelonen og skift feltet til Kan sættes på aktiviteten under oprettelse.

Skabelonen kan ikke gemmes.
Årsag: Et påkrævet felt mangler, fx Navn, Farve eller Kontaktpersoner.
Løsning: Udfyld de påkrævede felter, og gem igen.

Beslægtede emner

• Hvad er en aktivitet? (GM-ACTIVITY-001)
• Opret en aktivitet (GM-ACTIVITY-010)
• Opret et kursus (GM-ACTIVITY-011)
• Opret aktivitet med betaling (GM-ACTIVITY-100)
• Opdater data på flere aktiviteter (GM-ACTIVITY-031)