Opret aktivitet med betaling

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du tager betaling for tilmelding til en aktivitet — fx et kursusgebyr eller en deltagerpris. Du sætter selv prisen direkte på aktiviteten og bestemmer med en betalingsregel, hvornår og hvordan medlemmet betaler — straks ved tilmelding eller via en faktura. Prisen kan sættes i kroner eller i klip.

Selve oprettelsen af aktiviteten er beskrevet for sig – se Opret en aktivitet og Opret et kursus. Her fokuserer vi på betalings-delen.

Hvornår er det relevant

Brug betaling på en aktivitet, når der skal betales for at deltage – fx et kursusgebyr, en turnerings-afgift eller betaling for et socialt arrangement.

Brug ikke denne fremgangsmåde, hvis:

• aktiviteten er gratis – så svarer du blot Nej til betaling under oprettelsen.
• du vil tage betaling for at booke en ressource som en bane eller et lokale – det er en booking, ikke en aktivitet. Se Sæt pris på bookinger.

Forudsætninger

Vej 1: Sæt betaling under oprettelsen

Når du opretter aktiviteten, kommer du undervejs til trinnet Tag betaling med spørgsmålet Skal der betales for tilmeldingen?. Klik Ja for at tage betaling (klikker du Nej, springes pris-trinnet over, og aktiviteten er gratis).

Billedtekst: Tag betaling-trinnet: vælg Ja for at sætte en pris på tilmeldingen.

Efter Ja kommer trinnet Priser, hvor du sætter betalingsregel, finanskonto og priser (beskrevet under "Udfyld Priser-panelet" nedenfor). Klik Næste for at gå videre og afslut resten af oprettelsen som beskrevet i Opret en aktivitet.

Billedtekst: Priser-trinnet i oprettelsen: betalingsregel, finanskonto og priser.

Vej 2: Sæt prisen på en allerede oprettet aktivitet

Er aktiviteten allerede oprettet, åbner du den fra Aktiviteter → Oversigt og klikker tandhjulet øverst til højre. I menuen vælger du Priser.

Billedtekst: På en oprettet aktivitet finder du Priser i tandhjulsmenuen øverst.

Panelet Prisindstillinger åbner. Det indeholder de samme felter som pris-trinnet i oprettelsen.

Billedtekst: Prisindstillinger for en enkelt aktivitet.

Udfyld Priser-panelet

Uanset hvilken vej du kom ind, sætter du de samme tre ting:

Betalings regler

I Betalings regler vælger du, hvornår betaling og tilmelding sker:

• Kræv straks betaling – medlemmet skal betale med det samme ved tilmelding.
• Tilmeldes ved ordrebekræftelse – tilmeldingen oprettes, når ordren bekræftes.
• Tilmeldes når faktura er betalt – medlemmet tæller først som tilmeldt, når fakturaen er betalt.

Finanskonto

I Finanskonto vælger du den konto i regnskabet, beløbet skal krediteres (påkrævet). Hjælpeteksten lyder Vælg den konto i finans der skal krediteres. For aktiviteter vælger du typisk en aktivitetsindtægts-konto, fx 1120 – Aktivitetsindtægter, Medlemmer.

Tilføj priser

Klik + Tilføj PRIS for at oprette en pris. På rækken udfylder du:

• Variant – et navn på prisen, fx Voksen eller Barn. Hjælpeteksten lyder Udfyld kun 'Variant' kolonnen, hvis der skal kunne vælges mellem flere priser.
• Gælder for – hvem prisen gælder for. Du kan vælge * Alle medlemmer *, * Gæster *, * Gæster med medlem * eller en bestemt gruppe eller hold (fx Tennis junior eller Tennis senior).
• Pris – beløbet, du selv fastsætter (fx 80 kr). Feltet er påkrævet.
• Valuta – DKK eller Klip. Se afsnittet nedenfor.

Vil alle betale det samme, lader du Gælder for stå på * Alle medlemmer *. Skal forskellige grupper betale forskelligt, klikker du + Tilføj PRIS for hver pris og vælger gruppen under Gælder for. Når et medlem tilmelder sig, gælder den pris, der passer til medlemmet.

Bemærk: prisen her er aktivitetens egen pris (fx 80 kr for et kursus). Den er uafhængig af et eventuelt kontingent for medlemskabet (fx 500 kr for et juniormedlemskab) — det er to forskellige ting.

Gem til sidst: Gem i Prisindstillinger, eller Næste i oprettelsen.

Sæt prisen i klip

Klip er en valuta i goMember på linje med kroner. Vælger du Klip i feltet Valuta, betaler medlemmet for tilmeldingen med klip fra sit klippekort i stedet for med penge.

Billedtekst: Valuta-feltet på en aktivitetspris har to værdier: DKK og Klip. Betalings regler og Finanskonto findes både øverst i panelet og på selve pris-rækken.

Det er nyttigt til drop-in-træning, prøvetimer og enkeltstående arrangementer, hvor medlemmet har købt et kort på forhånd i stedet for at betale hver gang.

Klippekortet skal være oprettet først, og medlemmet skal have klip på sin konto. Hvordan du opretter kortet, står i Opsætning af klippekort, og hvad et klip er, forklares i Hvad er et klippekort?. Hvordan medlemmet betaler med klip, står i Sådan tilmelder du dig en aktivitet.

Betalingsregel og finanskonto kan sættes per pris

Betalings regler og Finanskonto findes to steder i panelet: øverst for hele aktiviteten, og igen på den enkelte pris-række. Hjælpeteksten under de øverste felter lyder Bruges kun hvis ikke angivet på prisen.

Det betyder, at værdien på pris-rækken vinder. Sætter du en betalingsregel eller en finanskonto direkte på en pris, er det den, der gælder for netop den pris — de øverste felter bruges kun for de priser, hvor felterne står tomme.

Lad felterne på pris-rækkerne stå tomme, hvis alle priser skal behandles ens. Udfyld dem, når en enkelt pris skal afvige — for eksempel når gæstepriser skal krediteres en anden konto end medlemspriser.

Tip: Sæt prisen som standard på skabelonen

Skal alle aktiviteter under samme skabelon have den samme pris, kan du sætte prisen ét sted på selve skabelonen i stedet for på hver aktivitet. Det gør du fra Pris-ikonet ($) på skabelonens række i Administration af aktivitetsskabeloner – se Opret og brug aktivitetsskabeloner.

Pakke-begrænsninger

Almindelige fejl og løsninger

Prisen kan ikke gemmes.
Årsag: Der er ikke valgt en finanskonto, som er påkrævet.
Løsning: Vælg en konto i Finanskonto, og gem igen.

Et medlem får en forkert eller ingen pris ved tilmelding.
Årsag: Prisen er ikke knyttet til den rigtige gruppe i Gælder for, eller der mangler en pris for den gruppe.
Løsning: Tilføj eller ret prisen for den pågældende gruppe med + Tilføj PRIS.

Tilmeldingen tæller ikke som gennemført.
Årsag: Betalingsreglen er sat til Tilmeldes når faktura er betalt eller Tilmeldes ved ordrebekræftelse, så tilmeldingen først gælder, når betingelsen er opfyldt.
Løsning: Vælg den betalingsregel, der passer til, hvornår medlemmet skal tælle som tilmeldt – fx Kræv straks betaling.

Medlemmet kan ikke betale tilmeldingen med klip.
Årsag: Valuta er sat til DKK, eller medlemmet har ikke nok klip på sit klippekort.
Løsning: Sæt Valuta til Klip på prisen, og kontrollér medlemmets klip-saldo.

En enkelt pris opfører sig anderledes end de øvrige.
Årsag: Der er sat en betalingsregel eller finanskonto direkte på den pris-række, og den vinder over felterne øverst i panelet.
Løsning: Ryd felterne på pris-rækken, hvis prisen skal følge aktivitetens generelle indstilling.

Beslægtede emner

• Opret en aktivitet (GM-ACTIVITY-010)
• Opret et kursus (GM-ACTIVITY-011)
• Opret og brug aktivitetsskabeloner (GM-ACTIVITY-030)
• Hvad er en aktivitet? (GM-ACTIVITY-001)
• Sådan tilmelder du dig en aktivitet (GM-ACTIVITY-004)
• Sæt pris på bookinger (GM-BOOKING-012)
• Hvad er et klippekort? (GM-CARD-001)
• Opsætning af klippekort (GM-CARD-010)