Venteliste til aktivitet

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan en venteliste virker på en aktivitet: hvordan du slår den til, hvor du ser hvem der står på venteliste, og hvad der sker, når en plads bliver fri. Selve fluebenet sættes, når du opretter eller redigerer aktiviteten — se Opret en aktivitet. Hvad en aktivitet er, finder du i Hvad er en aktivitet?.

Hvornår er det relevant

Brug en venteliste, når en aktivitet har et begrænset antal pladser, og du vil lade flere skrive sig op, end der er plads til — så en ledig plads automatisk går til den næste i køen. For eksempel et svømmehold, et kursushold eller et arrangement med fast deltagerloft.

Brug ikke denne fremgangsmåde, hvis:

• aktiviteten ikke har et deltagerloft — uden et Maks. deltagere bliver aktiviteten aldrig fuld, og ventelisten kommer aldrig i spil.
• du i stedet vil styre køen via en separat venteliste-etiket — se Direkte tilmelding til venteliste via etiketter.

Forudsætninger

Slå venteliste til

Først skal aktivitetsskabelonen tillade venteliste — ellers kan du ikke vælge det, når du opretter aktiviteten. Tilladelsen sættes på skabelonen under Tilladelser, se Opret og brug aktivitetsskabeloner.

Når skabelonen tillader det, slår du ventelisten til, mens du opretter eller redigerer aktiviteten. På Deltagere-trinnet sætter du et tal i Maks. deltagere og markerer Tilbyd venteliste ("Hvis afkrydset, vil medlemmer kunne tilmelde sig venteliste"). De to hænger sammen: ventelisten kommer først i spil, når deltagerloftet er nået. Trinnet er beskrevet i Opret en aktivitet.

Sådan ser en fuld aktivitet ud

Når aktiviteten har nået sit Maks. deltagere, viser deltagertallet, at den er fuld — for eksempel 3 / 3. Samtidig dukker den gule markering Tilmeld venteliste op ved deltagertallet, og knappen øverst skifter til Tilmeld venteliste. Herfra kan flere skrive sig på, selvom alle pladser er taget. Tallet i parentes efter deltagertallet viser, hvor mange der står på venteliste — 3 / 3 (1) betyder tre tilmeldte deltagere og én på venteliste. I kalenderen markeres en fuld aktivitet desuden med rødt, så du hurtigt kan se, at der ikke er flere ledige pladser.

Billedtekst: En fuld aktivitet: deltagertallet viser 3 / 3 (1), og Tilmeld venteliste er aktiv.

Se hvem der står på venteliste

Du ser de ventende sammen med deltagerne i Deltagere-panelet:

1. Åbn aktiviteten fra Aktiviteter → Kalender (eller Aktiviteter → Oversigt), så den åbner i sidepanelet til højre.
2. Klik tandhjulet øverst til højre, og vælg Deltagere i menuen.

I panelet Deltagere står både deltagere og ventende i listen med kolonnerne NAVN, ANTAL og TILMELDT. En person på venteliste er markeret med mærkatet Venteliste under navnet, så du kan skelne de ventende fra de tilmeldte deltagere. Ud for hver person kan du sende en besked eller fjerne personen.

Billedtekst: I Deltagere-panelet er en person på venteliste markeret med mærkatet Venteliste.

Når en plads bliver fri

Når en deltager melder fra, så der bliver en plads ledig, rykker den første på ventelisten automatisk ind som deltager — du behøver ikke flytte nogen manuelt. Deltagertallet opdateres (for eksempel fra 2 / 3 (1) tilbage til 3 / 3), og den person, der rykker ind, får automatisk besked om, at de er blevet booket ind fra ventelisten. Rækkefølgen følger ventelisten: den, der skrev sig på først, rykker ind først. Sådan afmelder du en deltager — se Tilmeld eller afmeld medlemmer til aktivitet.

Pakke-begrænsninger

Almindelige fejl og løsninger

Tilbyd venteliste kan ikke vælges, når du opretter aktiviteten.
Årsag: Aktivitetsskabelonen tillader ikke venteliste.
Løsning: Åbn aktivitetsskabelonen, giv tilladelse til venteliste under Tilladelser, og gem. Se Opret og brug aktivitetsskabeloner.

Knappen Tilmeld venteliste vises ikke.
Årsag: Aktiviteten har ikke nået sit deltagerloft endnu, eller Tilbyd venteliste er ikke slået til.
Løsning: Kontrollér, at Maks. deltagere er sat, og at Tilbyd venteliste er markeret på Deltagere-trinnet — se Opret en aktivitet.

Ingen rykkede ind, da en deltager meldte fra.
Årsag: Der stod ingen på ventelisten, da pladsen blev fri.
Løsning: Tjek i Deltagere-panelet, om der står nogen med mærkatet Venteliste.

Et medlem kan ikke skrive sig på ventelisten.
Årsag: Aktiviteten er ikke fuld endnu, eller medlemmet har ikke adgang til aktiviteten via de rette etiketter eller hold.
Løsning: Vent til deltagerloftet er nået, eller giv medlemmet den rette adgang — se Tilmeld eller afmeld medlemmer til aktivitet.

Næste trin

• Tilmeld eller afmeld deltagere manuelt → Tilmeld eller afmeld medlemmer til aktivitet
• Hent en liste over deltagerne → Eksporter en deltagerliste

Beslægtede emner

• Hvad er en aktivitet? (GM-ACTIVITY-001)
• Opret en aktivitet (GM-ACTIVITY-010)
• Opret og brug aktivitetsskabeloner (GM-ACTIVITY-030)
• Tilmeld eller afmeld medlemmer til aktivitet (GM-ACTIVITY-012)
• Eksporter en deltagerliste (GM-ACTIVITY-018)
• Direkte tilmelding til venteliste via etiketter (GM-ACTIVITY-021)