Familier og betaler-relationer

Denne artikel forklarer, hvordan familier hænger sammen i goMember, og hvordan du opretter familie-relationer. Kort sagt: en familie er nogle medlemmer med fælles betaler. Når flere medlemmer har samme betaler, hører de sammen som en familie, og betaleren får én samlet faktura.

Artiklen dækker de tre måder at oprette familier på (manuelt, ved online indmeldelse og automatisk efter adresse) og hvordan du tjekker, at det er sat rigtigt. Selve familie-rabatten – reduceret kontingent for familier – hører til i en egen artikel, se nederst. Forældrekontakt (kontaktoplysninger på et barns forældre) er noget andet end betaler-relationen – se Forældreregistrering og forældrekontakt (GM-MEMBER-018).

Sådan hænger familier sammen i goMember

I goMember findes der ikke et særskilt "familie-objekt". Det, der binder en familie sammen, er betaleren: angiver du, at ét medlem betaler for et andet, er de to knyttet sammen som familie. En typisk familie med to voksne og to børn sættes op, så de øvrige familiemedlemmer peger på den ene voksen som betaler.

Betaleren modtager én samlet faktura, der dækker hele familiens kontingenter. Det gør det nemmere for familien at betale, og nemmere for jer at holde styr på opkrævningen.

Hvornår er det relevant

Brug betaler-relationer, når:

• En forælder skal betale for et eller flere børns kontingent.
• I vil samle en families opkrævninger på én faktura.
• I vil kunne give familie-rabat – det bygger på, at familien er sat op først.

Du behøver ikke betaler-relationer, hvis:

• Hvert medlem selv betaler sit eget kontingent.
• Du kun skal kunne kontakte et barns forælder – det er forældrekontakt og ikke en betaler-relation, se Forældreregistrering og forældrekontakt (GM-MEMBER-018).

Tre måder at oprette en familie på

Du kan skabe betaler-relationen på tre måder:

• Manuelt – du sætter betaleren på det enkelte medlem. Beskrevet nedenfor.
• Ved online indmeldelse – familien kobles automatisk, når de melder sig ind sammen via foreningens hjemmeside.
• Automatisk efter adresse – en masse-aktion samler alle medlemmer med samme adresse i familier på én gang.

Sæt en betaler manuelt

1. Gå til Medlemmer → Medlemsliste, og åbn det medlem, der skal betales for, ved at klikke på blyant-ikonet. Formularen Ændre indstillinger åbner.
2. Rul ned til afsnittet Familie.
3. Ved Betaler klikker du på + og vælger den person, der skal betale for medlemmet. Hjælpeteksten under feltet er "vælg den person der skal betale".
4. Klik Gem øverst i panelet.

Gentag for hvert medlem, der skal have samme betaler. Når flere medlemmer peger på samme betaler, hører de sammen som en familie, og betaleren får deres kontingenter samlet på én faktura.

I afsnittet Familie vælger du under Betaler den person, der skal betale for medlemmet.

Selve betaleren – typisk den voksne – får ikke sat en betaler. Feltet står tomt på den person, fordi vedkommende betaler for sig selv og de øvrige i familien.

Familie ved online indmeldelse

Melder en familie sig ind samlet via foreningens hjemmeside, kobles de automatisk som familie, og den første person, der angives, sættes som betaler. Det kræver, at feltet Familie er med i jeres online indmeldelsesformular. Feltet er med som standard, så det mangler kun, hvis I aktivt har fjernet det.

Se Aktivér online indmeldelse (GM-ENROLL-001) for at sætte selve indmeldelsen op.

Saml familier automatisk efter adresse

Har I allerede mange medlemmer – for eksempel efter en import – kan I samle familier i ét hug. På medlemslisten markerer du medlemmerne og kører masse-aktionen Saml medlemmer med samme adresse i familie. Systemet finder medlemmer med samme adresse og sætter dem sammen som familie, hvor det ældste medlem bliver betaler.

Selve fremgangsmåden for masse-aktioner er beskrevet i Opdatér flere medlemmer på én gang (GM-MEMBER-016) – vælg aktionen "Saml medlemmer med samme adresse i familie". For at det dækker hele foreningen, skal du vælge alle medlemmer (eller alle etiketter og grupper), inden du kører aktionen.

Tjek at familien er sat rigtigt

Du kan tjekke, at en familie er koblet korrekt, ved at åbne et af de yngre familiemedlemmer (blyant-ikonet) og rulle ned til afsnittet Familie. Står der et navn under Betaler, er relationen på plads.

Husk, at det er den, der bliver betalt for, der har en betaler stående. Betaleren selv – typisk den ældste – har et tomt Betaler-felt, fordi vedkommende ikke har nogen over sig. Tjek derfor et af de yngre medlemmer, ikke betaleren, når du vil se, at det virkede.

Familie-rabat

Når familierne er sat op, kan I give rabat til medlemmer, der har et eller flere familiemedlemmer i foreningen – for eksempel et reduceret kontingent fra barn nummer to. Rabatten sættes op på medlemskabet og er en selvstændig opsætning. Se Familierabat (GM-KONT-005).

Pakke-begrænsninger

Almindelige fejl og løsninger

Betaler-feltet er tomt på et medlem.
Årsag: Det medlem er selv betaler (typisk den ældste eller forælderen), eller der er ikke sat en betaler endnu.
Løsning: Tjek et af de yngre familiemedlemmer – der skal betaleren stå. Mangler den helt, så sæt betaleren manuelt som beskrevet ovenfor.

Fakturaen gik til det forkerte familiemedlem.
Årsag: Den forkerte person er sat som betaler.
Løsning: Åbn medlemmet, ret Betaler i afsnittet Familie, og klik Gem.

Adresse-aktionen samlede ikke familien.
Årsag: Medlemmernes adresser står ikke ens (stavemåde, mellemrum eller husnummer-format).
Løsning: Sørg for, at familiens medlemmer har præcis samme adresse, og kør aktionen igen. Du kan også sætte betaleren manuelt.

To voksne i husstanden skal betale hver for sig.
Årsag: Begge er sat under samme betaler.
Løsning: Lad dem hver især stå uden betaler, så de får hver sin faktura.

Næste trin

• Giv familier rabat på kontingentet → Familierabat (GM-KONT-005)
• Saml mange familier på én gang → Opdatér flere medlemmer på én gang (GM-MEMBER-016)
• Tilføj kontaktoplysninger på et barns forældre → Forældreregistrering og forældrekontakt (GM-MEMBER-018)

Beslægtede emner

• Opret et medlem manuelt (GM-MEMBER-010)
• Opdatér flere medlemmer på én gang (GM-MEMBER-016)
• Forældreregistrering og forældrekontakt (GM-MEMBER-018)
• Familierabat (GM-KONT-005)