Forældreregistrering og forældrekontakt

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du slår forældrekontakt til, så et medlem kan have kontaktoplysninger på en eller to forældre knyttet til sin profil. Den forklarer også, hvad funktionen ændrer: at du med feltet Modtager styrer, om en besked går til medlemmet, til forældrene eller til begge, og at fakturaer sendes til både medlem og forælder.

Artiklen dækker ikke selve det at sende beskeder eller opkræve – det finder du i artiklerne om kommunikation og opkrævning. Her handler det om at få forældrekontakt sat op og forstå, hvad det betyder.

Hvornår er det relevant

Slå forældrekontakt til, hvis foreningen har børn og unge som medlemmer, og I har brug for at kunne nå en voksen – for eksempel når der skal sendes praktisk info om træning eller opkræves kontingent.

Du behøver ikke forældrekontakt, hvis:

• Foreningen kun har voksne medlemmer, der selv håndterer deres egen kommunikation og betaling.
• I allerede registrerer forældrene som selvstændige medlemmer eller i en gruppe.

Forudsætninger

Trin: Slå forældrekontakt til

1. Gå til Indstillinger → Medlemmer → Indstillinger. Siden Medlemsindstillinger åbner.
2. Rul ned til afsnittet Indstillinger og sæt flueben i Registrér Forældre kontaktinfo. Hjælpeteksten er "markér denne hvis medlemmer skal kunne angive forældre kontakt informationer".
3. Klik Gem øverst til højre.

Sæt flueben i Registrér Forældre kontaktinfo og gem.

Når feltet er markeret og gemt, kan der nu registreres forældre på medlemmerne.

Sådan registreres forældre på et medlem

Når forældrekontakt er slået til, kan oplysningerne på op til to forældre tilføjes på tre måder:

• Medlemmet selv registrerer dem fra sin egen profil: i medlems-appen under Redigér dine data, og på hjemmesiden under Dine profiloplysninger → Min profil med knappen Rediger profil.
• En administrator tilføjer dem via medlemslisten ved at åbne det enkelte medlem.
• Et nyt medlem udfylder dem ved online indmeldelse, hvis I har online indmeldelse aktiveret.

Felterne står i afsnittet Familie under overskriften Forældre kontakt information. Der er plads til to forældre, og for hver udfyldes Fornavn, Efternavn, e-mail og Mobil. I samme afsnit ligger feltet Betaler, hvor du vælger den person, der skal betale for medlemmet.

Forældre kontakt information i afsnittet Familie på medlemmets profil.

Sådan vælger du, hvem en besked sendes til

Når forældrekontakt er aktiv, får du et ekstra valg, hver gang du sender en e-mail, SMS eller invitation. På skærmen Send besked ligger feltet Modtager nederst, med hjælpeteksten "vælg om det er medlem og/eller forældre der skal modtage beskeden". De tre valg er:

• Medlem
• Forældre. Sender til medlemmer hvor forældre ikke er registreret
• Medlem og registrerede forældre.

Modtager er ikke det samme som Hvem skal der sendes til?. Hvem skal der sendes til? er et andet felt øverst på skærmen, som vælger kredsen af modtagere. Modtager nederst bestemmer, om beskeden går til medlemmet, forældrene eller begge.

Vælger du at sende til forælderen, men et medlem ikke har registreret nogen forælder, sendes beskeden i stedet til medlemmet selv. På den måde når beskeden altid frem til nogen.

Fakturaer sendes til både medlem og forælder

For opkrævninger gælder en fast ordning: fakturaen sendes til både medlem og forælder, når der er en forælder registreret. På fakturaen fremgår det tydeligt, hvem den er sendt til. Det sikrer, at den voksne, der skal betale, altid får fakturaen – uden at du skal vælge modtager hver gang.

Almindelige fejl og løsninger

Medlemmerne kan ikke se noget sted at indtaste forældre.
Årsag: Registrér Forældre kontaktinfo er ikke slået til.
Løsning: Slå indstillingen til som beskrevet i afsnittet Trin: Slå forældrekontakt til, og gem.

Forældrene modtager ikke beskederne.
Årsag: Enten er der ikke registreret en forælder på medlemmet, eller også er beskeden sendt kun til medlemmet.
Løsning: Tjek, at forælderen er registreret på medlemmets profil, og vælg Forældre. Sender til medlemmer hvor forældre ikke er registreret eller Medlem og registrerede forældre. i feltet Modtager, når du sender.

Beslægtede emner

• Hvad er et medlem i goMember? (GM-MEMBER-001)
• Send en e-mail til medlemmer (GM-COMM-002)
• Send SMS til medlemmer (GM-COMM-011)
• Aktivér online indmeldelse (GM-ENROLL-001)