Denne artikel forklarer automatiseringer i goMember – den anden grundsten ved siden af etiketter. Artiklen er konceptuel og viser, hvordan en automatisering er bygget op, hvilke områder du finder dem under, og hvordan triggere og aktioner spiller sammen. Selve fremgangsmåden – sådan opretter du en automatisering trin for trin – står i Opret en automatisering.
Den korte forklaring
En automatisering får goMember til at gøre noget automatisk, uden at du skal gøre det manuelt. Den består af to dele:
- En trigger – det der starter automatiseringen. For eksempel "Faktura betalt" eller "Medlem tilmeldt".
- En eller flere aktioner – det automatiseringen gør, når triggeren går i gang. For eksempel "Send besked" eller "Tildel klippekort".
Tankegangen er enkel: Når dette sker (trigger), så gør dette (aktion).
Hvor etiketten beskriver hvad et medlem er, beskriver automatiseringen hvad systemet gør. De to er goMembers to grundsten, og de arbejder ofte sammen.
Automatiseringer er opdelt i områder
I goMember findes automatiseringer ikke som ét stort fælles sæt. De er opdelt i fem områder, og hvert område har sine egne trigger-typer. Du vælger først området – derefter triggeren.
De fem områder, du finder under Indstillinger → Automatisering, er:
| Område | Hvad du automatiserer | Eksempler på triggere |
|---|---|---|
| Medlemmer | Handlinger knyttet til medlemmer: alder, datoer, klip, tilmelding og udmeldelse | Medlem har/når alder, Dato på medlem nærmer sig, Medlemskab udløber, Medlem tilmeldt |
| Opkrævning | Handlinger knyttet til fakturaer | Faktura betalt, Faktura ikke betalt, Faktura makro |
| Aktiviteter | Handlinger knyttet til bookinger | Ny booking, Booking ændret, Booking aflyst, Før booking start |
| Dørstyring | Handlinger knyttet til adgangskontrol | Dør forsøgt åbnet (Medlem uden adgang), Dør står åben (Kræver magnetkontakt), Dør åbning/adgang (Medlem) |
| Rokort | Handlinger knyttet til Rokort-data | Båd beskadiget, Medlem roede ture/km, Tur på vandet ikke afsluttet |
Du kan se den fulde liste over triggere for hvert område i Oversigt over triggere.
Det her er IKKE en automatisering: booking-regler
goMember har også booking-regler. De minder om automatiseringer, men er noget andet: en regel er en betingelse, medlemmet skal opfylde for at kunne booke – ikke en trigger, der sætter noget i gang.
Booking-regler sættes tre steder, alt efter hvor bredt de skal gælde:
| Hvor reglen sættes | Sti | Gælder for |
|---|---|---|
| Ressourcebooking | Indstillinger → Booking → Indstillinger | alle der booker netop den ressourcebooking |
| Etiket | Indstillinger → Medlemmer → Etiketter | alle medlemmer med den etiket |
| Enkelt medlem | Medlemmer → Medlemsliste | kun det ene medlem |
Regeltyperne og felterne på hver af dem står i Byg en booking-regel. I goMember bruger vi konsekvent:
- Automatisering om trigger + aktion på tværs af de fem områder.
- Regel kun om de booking-specifikke regler.
Ser du ordet "regel" i en goMember-vejledning, handler det altid om booking.
Et konkret eksempel
Forestil dig, at din forening sælger klippekort. Du vil have, at medlemmet automatisk får 10 klip på sin konto, så snart de har betalt for kortet. Det gør du med en automatisering i området Opkrævning:
- Trigger: Faktura betalt
- Aktion: Tildel klippekort (10 klip)
Når et medlem køber kortet og betaler, kører automatiseringen helt af sig selv. Du behøver ikke gøre noget manuelt. Du kan endda tilføje en ekstra aktion, der sender medlemmet en besked om, at klippene er klar.
Læg mærke til arbejdsdelingen: etiketten holder prisen på kortet, mens automatiseringen bestemmer antallet af klip. Det er beskrevet nærmere i Hvad er et klippekort?.
Aktioner er fælles for alle områder
Hvor triggere afhænger af området, er aktioner et fælles sæt der bruges på tværs. Det betyder, at den samme aktion (fx Send besked eller Tildel klippekort) kan kombineres med triggere fra ethvert område.
Aktionerne dækker blandt andet:
- Send besked og Send SMS – kommunikation til medlemmet
- Tildel etiket(ter), Fjerne/fratag etiket(ter), Tildel / Fratag etiket(ter) – ændre medlemmets etiketter
- Tildel klippekort – læg klip på medlemmets konto
- Fordel medlemmer på etiket/hold ud fra alder og køn – automatisk holdfordeling
- Forlæng medlemskab, Forlæng dato, Sæt dato – ændre datoer på medlemmet
- Blokér medlem, Fjern medlemsblokering, Deaktiver medlem, Slet medlem – ændre medlemmets status
- Tilføj rykkergebyr, Opkræv medlem, Kreditér/refunder faktura, Refundér booking til konto – økonomi-handlinger
Se hele listen med alle aktioner og en forklaring af hver i Oversigt over aktioner.
Flere aktioner i samme automatisering
En automatisering behøver ikke kun gøre én ting. Du kan tilføje flere aktioner under samme trigger, så de alle går i gang sammen. For eksempel:
- Trigger: Faktura ikke betalt
- Aktion 1: Send besked (rykker) til medlemmet
- Aktion 2: Tilføj rykkergebyr
Begge aktioner sker samtidig, hver gang triggeren går i gang.
Sådan arbejder automatiseringer sammen med etiketter
Mange af de mest nyttige opsætninger i goMember er en kombination af en etiket og en automatisering. Læg mærke til, at etiketten aldrig starter automatiseringen – triggeren gør. Etiketten bruges til at afgrænse, hvilke medlemmer automatiseringen gælder for, eller til at holde en pris eller et gebyr. Her er nogle typiske eksempler:
| Det du vil opnå | Etiket-delen | Automatiserings-delen (område) |
|---|---|---|
| Klippekort | Etiket med pris | Opkrævning: Faktura betalt → Tildel klippekort |
| Automatisk rykker med gebyr | Rykkergebyr-etiket | Opkrævning: Faktura ikke betalt → Send besked + Tilføj rykkergebyr |
| Påmindelse før medlemskab udløber | – | Medlemmer: Medlemskab udløber → Send besked |
| Holdfordeling ud fra alder | Hold-etiketter med alders-spænd | Medlemmer: Medlem har/når alder → Fordel medlemmer på etiket/hold ud fra alder og køn |
Det er derfor, det er en god idé at forstå begge grundsten. Når du kender både etiketter og automatiseringer, kan du bygge næsten enhver arbejdsgang, din forening har brug for.
Næste trin
- Sådan opretter du en automatisering trin for trin: se Opret en automatisering.
- Se alle triggere, du kan vælge, område for område: se Oversigt over triggere.
- Se alle aktioner, og hvad hver enkelt gør: se Oversigt over aktioner.
- Forstå etiketter, den anden grundsten: se Hvad er en etiket?.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.