Gå til hovedindhold

Invitér med SMS eller e-mail til aktivitet

Team GoMember
Opdateret

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du inviterer bestemte medlemmer til en aktivitet via e-mail eller SMS, og hvordan du følger op på, hvem der har svaret. Du gør det fra aktiviteten via tandhjulet. Selve oprettelsen af aktiviteten er beskrevet i Opret en aktivitet.

Hvornår er det relevant

Invitér, når du målrettet vil bede bestemte medlemmer eller grupper om at deltage og gerne vil kunne se, hvem der har takket ja eller meldt afbud — for eksempel et udvalg, et hold eller udvalgte medlemmer til et arrangement.

Brug ikke denne fremgangsmåde, hvis:

  • du vil gøre medlemmerne bredt opmærksomme på aktiviteten — så er en promovering enklere, se Promovér din aktivitet.
  • du vil sende en generel besked, der ikke handler om en bestemt aktivitet — så bruger du foreningens almindelige beskeder.

Forudsætninger

Krav Hvor sættes det op Reference
Aktiviteten er oprettet Aktiviteter → Oversigt eller Kalender Opret en aktivitet
Aktivitetsskabelonen tillader invitationer Aktivitetsskabelon → Tilladelser → Tillad invitationer Opret og brug aktivitetsskabeloner

Åbn Invitér deltagere

  1. Gå til Aktiviteter → Oversigt (eller Aktiviteter → Kalender), og klik på aktiviteten, så den åbner i sidepanelet til højre.
  2. Klik tandhjulet øverst til højre, og vælg Invitér deltagere i menuen. Samme menu rummer også Vis inviterede, som du bruger til at følge op bagefter.

Sidepanelet for aktiviteten Festudvalg med tandhjulsmenuen åben øverst til højre med punkterne Aflys aktivitet, Slet aktivitet, Ressourcer, Priser, Rediger, Promovér, Invitér deltagere, Vis inviterede og Deltagere

Billedtekst: Åbn aktiviteten, klik tandhjulet og vælg Invitér deltagere.

Skriv invitationen og vælg modtagere

Vinduet Invitér deltagere åbner. Udfyld felterne:

  • Invitationen (påkrævet) — selve invitationsteksten, medlemmerne modtager.
  • Svar ved accept og Svar ved afbud — valgfrie tekster knyttet til de to svarmuligheder.
  • Invitér medlemmer — klik + for at tilføje enkelte medlemmer. De valgte lægger sig som mærker under feltet, og du kan søge efter flere i søgefeltet.
  • Invitér gruppe — klik + for at tilføje hele grupper.

Dialogen har to lister, der begge hedder Modtagere. Den øverste styrer, hvem invitationen sendes til denne gang:

  • Dem der endnu ikke har modtaget invitationen — standard, første gang du sender.
  • Dem der IKKE har svaret endnu — send kun igen til dem, der mangler at svare.
  • Gensend til alle der er valgt — send til alle valgte igen, fx hvis du har rettet invitationen.

Den nederste liste styrer modtager-typen:

  • Medlem — kun til medlemmet selv.
  • Forældre. Sender til medlemmer hvor forældre ikke er registreret — til forældre, og til medlemmet selv hvor der ikke er registreret forældre.
  • Medlem og registrerede forældre. — til både medlemmet og dets registrerede forældre.

Vinduet Invitér deltagere med det påkrævede felt Invitationen, felterne Svar ved accept og Svar ved afbud, Invitér medlemmer og Invitér gruppe med plus-knapper, to Modtagere-lister (øverste sat til Gensend til alle der er valgt, nederste sat til Medlem) og knapperne Send mail og Send SMS øverst til højre

Billedtekst: Invitér deltagere-vinduet med tekst, modtagere og de to Modtagere-lister.

Send invitationen

Vælg kanal med knapperne øverst til højre: klik Send mail for at sende invitationen som e-mail, eller Send SMS for at sende den som SMS. Invitationen sendes til de valgte modtagere ud fra dine valg i de to Modtagere-lister.

Sådan ser invitationen ud for medlemmet

Medlemmet åbner aktiviteten i appen og ser den med dato, tidsrum og antal deltagere, arrangørens navn og et beskedfelt. Nederst ligger to knapper: Accepter invitation og Afvis invitation.

Takker medlemmet ja, kommer mærket TILMELDT på aktiviteten, og de to knapper erstattes af Afmeld. Det er dét valg, der slår igennem i Invitationer-listen hos dig.

Aktiviteten set i medlems-appen med dato, tidsrum og deltagerantal, afsnittene DETALJER, ARRANGØR med Send besked og BESKEDER, samt knapperne Accepter invitation og Afvis invitation nederst

Billedtekst: Medlemmet svarer på invitationen direkte i appen.

Du får svarene på mail

Hver gang en inviteret svarer, sender goMember en mail til aktivitetens kontaktperson. Emnelinjen fortæller, hvad der er sket — for eksempel Storm Stormsen har meldt fra: Prøvetime — og mailen indeholder et link til aktiviteten.

Du behøver altså ikke holde øje med Invitationer-listen for at opdage afbud. Listen er stedet, hvor du får det samlede overblik, mens mailen er den løbende besked.

Følg op på inviterede

Åbn aktiviteten igen, klik tandhjulet og vælg Vis inviterede. Skærmen hedder Invitationer og viser én række pr. inviteret med kolonnerne NAVN, SVAR og STATUS. Øverst til højre ligger + Invitér deltagere, så du kan invitere flere uden at gå tilbage.

I SVAR står Ja ud for dem, der har takket ja. Feltet er tomt for dem, der har afvist, og for dem, invitationen ikke er sendt til endnu.

Skærmen Invitationer med knappen + Invitér deltagere øverst til højre og en tabel med kolonnerne NAVN, SVAR og STATUS, hvor nogle rækker har Ja under SVAR og person-ikoner i grøn, rød eller grå under STATUS, samt et kuvert-ikon og en pil yderst til højre i hver række

Billedtekst: Invitationer viser, hvem der er inviteret, og hvad de har svaret.

Sådan læser du STATUS

Under STATUS står et person-ikon, der viser, hvor invitationen står. Hold musen over ikonet for at se teksten:

Farve Tekst Betyder
Grøn Accepteret Den inviterede har takket ja og står som tilmeldt.
Rød Afvist Den inviterede har meldt afbud.
Grå Ikke sendt Invitationen er endnu ikke afsendt til den person.

Står der Ikke sendt på nogen, skyldes det typisk, at de er valgt som modtagere, men at der ikke er klikket Send mail eller Send SMS for dem endnu. Åbn Invitér deltagere igen, sæt den øverste Modtagere-liste til Dem der endnu ikke har modtaget invitationen, og send.

Tilmeld, afmeld eller slet en inviteret

Hver række har to knapper yderst til højre. Kuvert-ikonet sender til den enkelte, og pilen folder en menu ud. Menuen viser de punkter, der giver mening for rækken:

  • Tilmeld — sætter personen på deltagerlisten med det samme, uden at vedkommende selv skal svare. Praktisk når nogen har sagt ja mundtligt eller pr. telefon.
  • Afmeld — tager personen af deltagerlisten igen.
  • Slet — fjerner invitationen helt fra listen.

Pakke-begrænsninger

Funktion Smart Pro Premium
Invitér medlemmer til en aktivitet ❌ ✅ ✅

Almindelige fejl og løsninger

Invitér deltagere mangler i tandhjul-menuen.
Årsag: Aktivitetsskabelonen for aktivitetstypen har ikke Tillad invitationer slået til.
Løsning: Åbn aktivitetsskabelonen, markér Tillad invitationer under Tilladelser, og gem. Se Opret og brug aktivitetsskabeloner.

Invitationen kan ikke sendes.
Årsag: Feltet Invitationen er tomt, og det er påkrævet.
Løsning: Skriv en tekst i Invitationen, og klik Send mail eller Send SMS igen.

Alle står som Ikke sendt i Invitationer.
Årsag: Modtagerne er valgt, men invitationen er ikke afsendt.
Løsning: Åbn Invitér deltagere, vælg Dem der endnu ikke har modtaget invitationen i den øverste Modtagere-liste, og klik Send mail eller Send SMS.

Forældrene fik ikke invitationen.
Årsag: Den nederste Modtagere-liste var sat til Medlem, eller der er ikke registreret forældre på medlemmet.
Løsning: Vælg Medlem og registrerede forældre. i den nederste liste, og kontrollér, at forældrenes kontaktoplysninger er registreret.

Et medlem står som Afvist, men vil gerne med alligevel.
Årsag: Medlemmet har klikket Afvis invitation i appen.
Løsning: Åbn pilen i medlemmets række i Invitationer, og vælg Tilmeld.

Jeg får ingen mails, når nogen svarer.
Årsag: Der er ikke sat en kontaktperson på aktiviteten, eller du er ikke den, der står som kontaktperson.
Løsning: Åbn aktiviteten med Rediger, og tilføj dig selv under Kontaktperson.

Næste trin

Beslægtede emner

Kommentarer

0 kommentarer

Log ind for at kommentere.