Gå til hovedindhold

Aflys eller slet en aktivitet

Team GoMember
Opdateret

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du aflyser en planlagt aktivitet i goMember, og hvordan du sletter den helt. Når du aflyser, markeres aktiviteten som aflyst, eventuelle tilmeldinger annulleres, og du kan vælge at sende en besked til de berørte og at kreditere betalingerne. Hvad en aktivitet er, finder du i Hvad er en aktivitet?, og hvordan du opretter en, i Opret en aktivitet.

At aflyse er ikke det samme som at slette: en aflyst aktivitet bliver stående og markeret som aflyst, mens Slet aktivitet fjerner den helt. Ingen af delene kan fortrydes. Sletning er beskrevet i afsnittet Slet en aktivitet nedenfor.

Hvornår er det relevant

Brug aflysning, når en planlagt aktivitet ikke bliver til noget — for eksempel en aflyst kamp, for få tilmeldte eller et arrangement, der må droppes.

Brug ikke denne fremgangsmåde, hvis:

  • du blot vil ændre tidspunkt, sted eller andre detaljer — så vælg Rediger i stedet og lad aktiviteten køre videre. Se Rediger en aktivitet.
  • du vil fjerne aktiviteten helt uden at bevare den som aflyst — så vælg Slet aktivitet, se afsnittet Slet en aktivitet.

Forudsætninger

Krav Hvor sættes det op Reference
Aktiviteten er oprettet Aktiviteter → Oversigt eller Aktiviteter → Kalender Opret en aktivitet

Åbn aflysningen

  1. Gå til Aktiviteter → Oversigt (eller Aktiviteter → Kalender), og klik på aktiviteten, så den åbner i sidepanelet til højre.
  2. Klik tandhjulet øverst til højre, og vælg Aflys aktivitet i menuen. Samme menu rummer også Slet aktivitet, Priser, Rediger og Deltagere.

Sidepanelet for aktiviteten Turnering med knappen Tilmeld og tandhjulsmenuen åben øverst til højre med punkterne Aflys aktivitet, Slet aktivitet, Priser, Rediger og Deltagere

Billedtekst: Åbn aktiviteten, klik tandhjulet og vælg Aflys aktivitet.

Er aktiviteten en del af et kursus eller en serie (en underaktivitet), viser panelet i stedet en henvisning til moder-aktiviteten med en knap som Gå til den. Derfra aflyser du på samme måde.

Udfyld begrundelse for aflysningen

Skærmen Aflys aktivitet åbner med en advarsel: Aflysningen vil ikke kunne fortrydes. Er der tilmeldinger, vil disse blive aflyst. Skriv en Begrundelse for aflysningen — feltet er påkrævet. Begrundelsen vises på den aflyste aktivitet.

Skærmen Aflys aktivitet med en gul advarsel om at aflysningen ikke kan fortrydes, det påkrævede felt Begrundelse, afkrydsningsfeltet Send besked om aflysning og dropdownen Aflysnings omfang sat til Aflys kun denne, samt en rød Aflys aktivitet-knap øverst til højre

Billedtekst: Skriv en begrundelse — feltet er påkrævet før du kan aflyse.

Send besked om aflysning

Vil du give de berørte besked, sætter du flueben i Send besked om aflysning. Så vises to påkrævede felter:

  • Send via — hvordan beskeden sendes. Vælg mellem SMS og Besked (App og e-mail).
  • Send til — hvem beskeden går til: Medlemmer eller Forældre.

Lader du fluebenet være tomt, aflyses aktiviteten uden at der sendes besked.

Kreditér eller behold betalingerne

Er der registreret en betaling på aktiviteten, vises feltet Kreditér / Refundering med to muligheder:

  • Kreditér og Refundér betalinger — betalingerne krediteres, og pengene sendes retur.
  • Refundér ikke betalinger — betalingerne står, som de er.

Er der ingen registrerede betalinger, vises feltet ikke.

Hjælpeteksten under feltet gør opmærksom på, at der kun kan refunderes automatisk, hvis foreningen bruger Stripe, MobilePay Subscriptions eller Nets Easy — og at foreningen desuden skal have penge til gode hos betalingsudbyderen, for at refunderingen kan gennemføres. Er ingen af delene på plads, skal pengene sendes retur manuelt.

Skærmen Aflys aktivitet med felterne Begrundelse, Send besked om aflysning med Send via og Send til, samt feltet Kreditér / Refundering sat til Kreditér og Refundér betalinger og hjælpeteksten om at der kun refunderes ved Stripe, MobilePay Subscriptions eller Nets Easy

Billedtekst: Kreditér / Refundering afgør, hvad der sker med betalingerne.

Vælg aflysnings-omfang

I Aflysnings omfang bestemmer du, hvor meget aflysningen rammer. Det er kun vigtigt for gentagende aktiviteter og kurser, hvor der er flere gange i en serie:

  • Aflys kun denne — kun den valgte gang aflyses.
  • Aflys denne og alle efterfølgende i serien — den valgte gang og alle senere gange aflyses.
  • Aflys alle fremtidige i serien — alle kommende gange i serien aflyses.

For en enkelt aktivitet uden serie lader du feltet stå på Aflys kun denne.

Skærmen Aflys aktivitet med Aflysnings omfang-dropdownen åben og valgmulighederne Aflys kun denne, Aflys denne og alle efterfølgende i serien og Aflys alle fremtidige i serien

Billedtekst: Vælg om kun denne gang eller hele serien skal aflyses.

Gennemfør aflysningen

Klik den røde Aflys aktivitet-knap øverst til højre. goMember bekræfter med beskeden Aflysningen er gennemført, og aktiviteten får overskriften Aktiviteten er aflyst. Din begrundelse vises nu på aktiviteten.

Slet en aktivitet

Sletning fjerner aktiviteten helt fra goMember. Til forskel fra en aflysning bliver der ikke noget tilbage: aktiviteten forsvinder fra oversigten og kalenderen, og der står ingen begrundelse nogen steder. Sletningen kan ikke fortrydes.

  1. Gå til Aktiviteter → Oversigt (eller Aktiviteter → Kalender), og klik på aktiviteten.
  2. Klik tandhjulet øverst til højre, og vælg Slet aktivitet.
  3. Skærmen Slet aktivitet åbner med advarslen Sletningen vil ikke kunne fortrydes. Er der tilmeldinger, vil disse blive slettet.
  4. Sæt flueben i Bekræft at sletningen skal gennemføres.
  5. Vælg under Omfang af sletning, om det kun er denne aktivitet, der skal slettes, eller om de andre i serien også skal. For en enkelt aktivitet lader du feltet stå på Slet kun denne.
  6. Klik den røde Slet-knap øverst til højre.

Skærmen Slet aktivitet med en gul advarsel om at sletningen ikke kan fortrydes og at tilmeldinger bliver slettet, afkrydsningsfeltet Bekræft at sletningen skal gennemføres, dropdownen Omfang af sletning sat til Slet kun denne, og en rød Slet-knap øverst til højre

Billedtekst: Sletningen kræver et flueben, og du vælger om hele serien skal med.

Slette-skærmen har hverken felt til besked eller til kreditering. Er der betalt for aktiviteten, eller er der tilmeldte, der skal orienteres, så aflys i stedet.

Har du allerede aflyst aktiviteten, kan du fjerne den bagefter med knappen Slet aktiviteten på den aflyste aktivitet, hvis du ikke vil bevare den som aflyst.

Aflys eller slet — sådan vælger du

Den praktiske forskel er, hvad der bliver tilbage, og hvad du kan nå at gøre undervejs:

Aflys aktivitet Slet aktivitet
Aktiviteten bagefter Bliver stående, markeret som aflyst Forsvinder helt
Tilmeldinger Aflyses Slettes
Besked til de berørte Kan sendes som en del af aflysningen Kan ikke sendes herfra
Registrerede betalinger Kan krediteres og refunderes under Kreditér / Refundering Ingen mulighed på skærmen
Begrundelse Påkrævet, og vises på aktiviteten Ingen
Typisk brug Aktiviteten bliver ikke til noget, og nogen skal vide det Aktiviteten skulle aldrig have været oprettet — dublet eller fejl

Har aktiviteten tilmeldte eller betalinger, så aflys den i stedet for at slette den.

Pakke-begrænsninger

Funktion Smart Pro Premium
Aflys eller slet en aktivitet ❌ ✅ ✅

Almindelige fejl og løsninger

Aflysningen kan ikke gennemføres.
Årsag: Feltet Begrundelse er ikke udfyldt, og det er påkrævet.
Løsning: Skriv en begrundelse, og klik Aflys aktivitet igen.

Sletningen kan ikke gennemføres.
Årsag: Fluebenet Bekræft at sletningen skal gennemføres er ikke sat.
Løsning: Sæt fluebenet, og klik Slet igen.

Jeg kan ikke finde feltet Kreditér / Refundering.
Årsag: Der er ingen registrerede betalinger på aktiviteten.
Løsning: Er der betalt, men står betalingen ikke registreret, så registrér den først. Ellers er der intet at kreditere.

Pengene kom ikke retur, selv om jeg valgte at kreditere.
Årsag: Foreningen bruger en betalingsløsning uden automatisk refundering, eller der står ikke penge til gode hos betalingsudbyderen.
Løsning: Send beløbene retur manuelt. Automatisk refundering virker kun med Stripe, MobilePay Subscriptions eller Nets Easy.

Hele serien blev aflyst, selv om kun én gang skulle aflyses.
Årsag: Aflysnings omfang var sat til en serie-mulighed i stedet for Aflys kun denne.
Løsning: Aflysningen kan ikke fortrydes — de aflyste gange må oprettes igen. Vælg næste gang Aflys kun denne.

Medlemmerne fik ikke besked om aflysningen.
Årsag: Send besked om aflysning var ikke slået til, eller Send til pegede på en anden modtagergruppe end den berørte.
Løsning: Beskeden kan ikke sendes bagudrettet fra aflysningen — send i stedet en besked manuelt til de berørte. Slå næste gang Send besked til, og vælg den rigtige modtager under Send til.

Aktiviteten blev slettet, men skulle bare have været aflyst.
Årsag: Der blev valgt Slet aktivitet i stedet for Aflys aktivitet. Sletningen kan ikke fortrydes, de tilmeldte fik ingen besked, og betalingerne blev ikke krediteret.
Løsning: Opret aktiviteten igen, giv de berørte besked manuelt, og håndtér betalingerne i regnskabet. Brug fremover Aflys aktivitet, når der er tilmeldte eller betalinger.

Næste trin

Beslægtede emner

Kommentarer

0 kommentarer

Log ind for at kommentere.