Tildel hold automatisk ved sæsonstart

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du bruger funktionen Auto tildel hold/medlemskab i goMember. Med én enkelt kørsel kan systemet automatisk tildele etiketter til medlemmer baseret på alder og køn — typisk hold ved sæsonstart, men funktionen kan tildele etiketter fra alle kategorier: Hold, Medlemskab, Gruppe, Produkt og Roller.

Artiklen dækker selve kørslen. Hvordan du opretter etiketterne med alders- og kønskriterier i første omgang, finder du i Opret en etiket (GM-TAG-010).

Hvornår er det relevant

Brug Auto tildel hold/medlemskab, hvis foreningen vil:

• Spare manuelt arbejde ved sæsonstart, hvor medlemmer skal flyttes mellem aldersgrupper
• Sikre at alle medlemmer er på de korrekte hold og medlemskaber ud fra deres alder og køn
• Rydde op i medlemskartoteket efter ændrede aldersinddelinger
• Auto-tildele andre etiket-typer (fx et junior-produkt eller en aldersbestemt gruppe) baseret på alder og køn

Brug ikke Auto tildel hold/medlemskab, hvis:

• Etiketterne ikke er opdelt efter alder eller køn (så har funktionen intet at gå efter)
• I tildeler etiketter manuelt af pædagogiske, sportslige eller andre hensyn, hvor alder ikke er kriteriet

Forudsætninger

Etiketterne skal have Alder fra, Alder til og/eller køns-kriterier sat — det opsætter du under Indstillinger → Medlemmer → Etiketter på den enkelte etiket. Hvis etiketten hverken har alders- eller kønskriterier, springes den helt over i kørslen. Mindst ét kriterium er nok.

Trin: Kør Auto tildel hold/medlemskab

1. Gå til Indstillinger → Medlemmer → Etiketter. På siden Administration af etiketter finder du knappen Auto tildel hold/medlemskab øverst i tabellen.

Billedtekst: Knappen Auto tildel hold/medlemskab står øverst i Administration af etiketter. På billedet er Fodbold senior, U14 og U10 markeret med checkbox — det er én af to måder at afgrænse kørslen på, se trin 2.

2. (Valgfrit) Hvis du vil afgrænse kørslen til specifikke etiketter, kan du gøre det på to måder, der giver samme resultat:
   • Markér etiketterne direkte i tabellen med deres checkbox før du klikker på knappen
   • Klik direkte på knappen og vælg etiketterne i dialogen i stedet
   Hvis du ikke afgrænser, omfattes alle etiketter med alders- og/eller kønskriterier.
3. Klik på knappen Auto tildel hold/medlemskab. Dialogen åbnes i højre sidepanel.

Billedtekst: Muligheder-dialogen for Auto tildel hold/medlemskab. Klik Gem øverst til højre for at starte kørslen.

4. Udfyld eventuelt afsnittet Muligheder for at afgrænse kørslen yderligere — se næste afsnit for forklaring af felterne.
5. Klik Gem øverst til højre.

Systemet tildeler nu etiketter til medlemmerne ud fra deres alder, køn og de kriterier, du har sat på den enkelte etiket. Medlemmer, der ikke længere matcher en etiket de har, får etiketten fjernet. Medlemmer, der nu matcher en etiket, får den tildelt.

Mulighederne i kørslen

I dialogen kan du afgrænse, hvilke medlemmer og hvilke etiketter der skal omfattes:

Etiketter/Hold påkrævet

Vælg en eller flere etiketter, som medlemmer skal have, for at blive behandlet. Vælges ingen, behandles alle medlemmer i foreningen.

Eksempel: Hvis du kun vil sæsonrotere fodbold-afdelingen, vælger du etiketten Fodbold her — så lader kørslen alle andre medlemmer være i fred.

Hold der skal auto tildeles

Vælg en eller flere etiketter, der skal være med i kørslen. Skriv i feltet og vælg fra listen — du kan tilføje flere ad gangen. Vælges ingen, omfattes alle etiketter med køn og/eller alder angivet.

Hvis du har markeret etiketter i tabellen før du åbnede dialogen, vil de allerede være valgt i dette felt.

Feltet er ikke begrænset til kategorien Hold — du kan også vælge etiketter fra Medlemskab, Gruppe, Produkt og Roller, hvis de har alders- eller kønskriterier sat.

Skal blokerede medlemmer tildeles hold

Som standard er denne sat til. Hvis du fjerner fluebenet, springer kørslen blokerede medlemmer over — typisk hvis du vil undgå at tildele nye etiketter til medlemmer, der har manglende betalinger eller andre spærringer.

Hvad sker der konkret under kørslen

For hvert medlem i kørslens omfang:

1. Systemet kigger på medlemmets alder og køn.
2. Det sammenligner med alle relevante etiketters Alder fra, Alder til og kønskriterier.
3. Hvis medlemmet har en etiket, men ikke længere matcher kriterierne, fjernes etiketten.
4. Hvis medlemmet matcher en etiket, det ikke har, tildeles etiketten.

Kategori-feltet på etiketten bestemmer, hvilken type tilknytning der oprettes. Alle kategorier (Hold, Medlemskab, Gruppe, Produkt, Roller) kan auto-tildeles på samme kørsel — for eksempel kan junior-medlemskabet udskiftes med senior-medlemskabet samtidig med, at U16-holdet bliver til U18-holdet.

Bredere brug

Selvom navnet siger hold og medlemskab, kan funktionen tildele etiketter fra alle kategorier baseret på alder og køn — Hold, Medlemskab, Gruppe, Produkt og Roller. Hvis foreningen fx har en gruppe Festudvalg med en aldersgrænse, et produkt Junior-rabat der kun gælder under 18, eller andre etiketter med alders- eller kønskriterier, håndterer kørslen dem alle på samme måde som hold-rotation.

Anbefalet arbejdsgang ved sæsonstart

1. Opdatér Alder fra og Alder til på alle etiketter, der har fået nye aldersgrupper.
2. Gennemgå at alle relevante etiketter har korrekte køns-kriterier.
3. Tag eventuelt en backup-eksport af medlemslisten først.
4. Kør Auto tildel hold/medlemskab — først evt. på en enkelt etiket for at teste resultatet.
5. Tjek stikprøvevis at medlemmer er flyttet som forventet.
6. Send eventuelt en besked til medlemmerne om de nye tilknytninger.

Almindelige fejl og løsninger

Et medlem bliver ikke flyttet, selv om alderen passer.
Årsag: Etiketten har ikke alders- eller kønskriterier sat, eller medlemmets fødselsdato/køn mangler i kartoteket.
Løsning: Tjek både etikettens kriterier (Indstillinger → Medlemmer → Etiketter → redigér etiketten) og medlemmets stamdata.

Blokerede medlemmer får tildelt nye etiketter, hvilket vi ikke vil.
Årsag: Checkboxen Skal blokerede medlemmer tildeles hold er markeret.
Løsning: Kør funktionen igen og fjern fluebenet i den indstilling.

For mange medlemmer blev flyttet — vi havde kun ønsket at rotere én afdeling.
Årsag: Feltet Etiketter/Hold påkrævet var ikke udfyldt, så hele foreningen blev behandlet.
Løsning: Kør igen med det relevante filter, eller flyt medlemmerne manuelt tilbage.

En etiket står tom efter kørslen, selv om der var medlemmer før.
Årsag: Etiketten havde aldersgrænser, der ikke længere matcher nogen medlemmer (fx hvis du har flyttet Alder til ned, så ingen længere er inden for intervallet).
Løsning: Tjek og justér etikettens Alder fra og Alder til.

Næste trin

• Send besked til medlemmerne om deres nye tilknytninger → Send en e-mail til medlemmer

Beslægtede emner

• Hvad er en etiket? (GM-TAG-001)
• Opret en etiket (GM-TAG-010)
• Send en e-mail til medlemmer (GM-COMM-002)