Brug en etiket til at vælge hvem en automatisering gælder for

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel forklarer, hvordan du bruger en etiket til at afgrænse en automatisering, så den kun gælder bestemte medlemmer eller fakturaer i stedet for alle. Princippet er det samme i alle automatiserings-områder, og det er princippet, artiklen viser.

Selve oprettelsen af en automatisering står i Opret en automatisering, og den fulde liste over triggere for hvert område står i Oversigt over triggere.

En etiket udløser ikke en automatisering

Det er en udbredt misforståelse, at man kan sætte en etiket til at udløse en automatisering. Det kan man ikke. En automatisering startes altid af en trigger – for eksempel en dato der nærmer sig, en faktura der ikke er betalt, eller et nyt medlem der oprettes. Etiketten kommer ind et andet sted: den bruges til at vælge, hvem eller hvad automatiseringen gælder for.

Kort sagt: triggeren bestemmer hvornår automatiseringen kører, og etiketten bestemmer hvem eller hvad den kører på. En etiket kan også blive sat på eller fjernet af en automatisering, men det er en aktion – se Beslægtede emner.

Sådan virker afgrænsning med en etiket

En automatisering gælder som udgangspunkt alle. Vil du indsnævre den, bruger du afgrænsnings-feltet, der sidder under triggeren, når du opretter eller redigerer automatiseringen. Her vælger du en eller flere etiketter:

• Vælger du ingen etiketter, gælder automatiseringen alle – for eksempel alle aktive medlemmer eller alle forfaldne fakturaer.
• Vælger du en eller flere, gælder den kun dem, der matcher mindst én af de valgte etiketter.

Du genkender feltet på, at det har et Søg…-felt til at vælge etiketter, og en hjælpetekst, der forklarer, at et tomt felt betyder "gælder alle".

Trin: Afgræns en automatisering til en etiket

1. Gå til Indstillinger → Automatisering, og vælg det område, automatiseringen hører til (Medlemmer, Opkrævning, Aktiviteter, Dørstyring eller Rokort).
2. Åbn en eksisterende automatisering, eller klik + Opret ny automatisering.
3. Giv automatiseringen et navn i feltet Navn, og vælg en trigger under Trigger.
4. Find afgrænsnings-feltet under triggeren, og vælg de etiketter, automatiseringen skal gælde for. Lader du feltet stå tomt, gælder den alle.
5. Tilføj de aktioner, der skal udføres, under Aktioner via Vælg aktion der skal tilføjes.
6. Klik gem-knappen øverst (Gem eller Gem, aktiveres ved ændringer).

Feltets navn afhænger af området

Afgrænsnings-feltet hedder ikke det samme i alle områder, og det afgrænser ikke altid på det samme. To eksempler viser forskellen:

• Medlemmer: feltet hedder Hold / medlemskab. Det afgrænser på, hvilken etiket medlemmet har.
• Opkrævning: felterne hedder Produkter inkluderet og Etikette kategorier. De afgrænser på, hvilken etiket eller produkt der er på fakturaen – ikke på medlemmet.

Det er to forskellige måder at afgrænse på, så læs altid hjælpeteksten under feltet, før du vælger. Den fulde oversigt over triggere og felter for hvert af de fem områder står i Oversigt over triggere.

Eksempel fra Opkrævning: vælger du etiketter eller kategorier i Produkter inkluderet og Etikette kategorier, kører automatiseringen kun på fakturaer, der indeholder dem. Vælger du ingen, gælder den alle forfaldne fakturaer.

Almindelige fejl og løsninger

Automatiseringen kører på alle i stedet for kun de udvalgte.
Årsag: Afgrænsnings-feltet (fx Hold / medlemskab eller Produkter inkluderet) er tomt.
Løsning: Åbn automatiseringen, og vælg de etiketter, den skal gælde for.

Jeg kan ikke finde en trigger, der hedder "Etiket tildelt".
Årsag: Den findes ikke. En etiket kan ikke udløse en automatisering – kun afgrænse den.
Løsning: Vælg en trigger, der passer til hvornår automatiseringen skal køre, og brug etiketten som afgrænsning. Se Oversigt over triggere.

Beslægtede emner

• Hvad er en etiket? (GM-TAG-001)
• Hvad er en automatisering? (GM-AUTO-001)
• Opret en etiket (GM-TAG-010)
• Opret en automatisering (GM-AUTO-010)
• Oversigt over triggere (GM-AUTO-020)
• Oversigt over aktioner (GM-AUTO-021)