Hvad denne artikel dækker
Denne artikel viser, hvordan du samler de fakturaer, der ikke er nået frem til medlemmer på e-mail, i en PDF, så en i foreningen kan skrive dem ud og aflevere dem fysisk. Det bruger du, når et medlem ikke har en gyldig mailadresse i systemet, og fakturaen derfor ikke kan sendes digitalt.
At finde og forstå fakturaerne i oversigten er beskrevet i egen artikel — se nederst.
Hvornår er det relevant
Brug denne fremgangsmåde, når:
- et eller flere medlemmer ikke har fået deres faktura, fordi mailadressen mangler eller er ugyldig
- du vil samle de fakturaer, der ikke er nået frem, i en PDF, som en i bestyrelsen eller kassereren kan skrive ud og dele ud
Brug den ikke, hvis medlemmet har en gyldig mailadresse — så sender du fakturaen på mail i stedet.
Forudsætninger
| Krav | Hvor sættes det op | Reference |
|---|---|---|
| Der findes fakturaer, der er afviste eller ikke sendt | Opkrævning → Fakturaoversigt | Find en faktura i fakturaoversigten (GM-INVOICE-010) |
Sådan finder du de fakturaer, der ikke er nået frem
- Gå til Opkrævning → Fakturaoversigt i menuen.
- Sæt statusfilteret over listen til Sendte, afviste og ikke sendte, så du kun ser de fakturaer, der ikke er kommet frem. Kolonnen med kuvert-ikonet (e-mail) viser leveringen: grå kuvert ved Ingen status, rød ved Afvist og grøn ved Leveret.
- Sæt flueben ud for de fakturaer, du vil skrive ud. Nederst dukker en handlingslinje op, der viser, hvor mange du har valgt.
- Klik på … i handlingslinjen, og vælg Fakturaer til PDF/Udskrift.
Markér de fakturaer, der ikke er nået frem, og vælg Fakturaer til PDF/Udskrift i …-menuen.
Sådan sender du fakturaerne til print
- Skærmen Generering af PDF til udskrift åbner. Under Fakturaer står de fakturaer, du valgte, allerede. Du kan tilføje flere med +.
- Under Medlemmer vælger du med +, hvem der skal modtage PDF'en — typisk en i bestyrelsen eller kassereren, som skriver fakturaerne ud og deler dem ud.
- Lad Udskriv individuelle PDFer være markeret, hvis der skal laves én PDF per faktura. Fjern markeringen, hvis alle fakturaer skal samles i én PDF.
- I Besked til modtagere står en standardtekst, du kan rette. Det er teksten, der følger med til den, der modtager PDF'en.
- Klik Send girokort øverst til højre. Systemet danner PDF'en i baggrunden og sender den som vedhæftet fil på mail til de(t) valgte medlem(mer). Modtageren skriver dem ud og afleverer fakturaerne til medlemmerne.
Skærmen Generering af PDF til udskrift, hvor du vælger modtager og sender fakturaerne til print.
Pakke-begrænsninger
| Funktion | Smart | Pro | Premium |
|---|---|---|---|
| Fakturaer til PDF/udskrift | ✅ | ✅ | ✅ |
Almindelige fejl og løsninger
Fakturaen dukker ikke op, når jeg filtrerer.
Årsag: Fakturaen er faktisk nået frem (grøn kuvert), eller et andet filter skjuler den.
Løsning: Sæt statusfilteret til Sendte, afviste og ikke sendte, og tjek, at medlemmet mangler en gyldig mailadresse.
Jeg kan ikke sende — Fakturaer eller Medlemmer er tomme.
Årsag: Begge felter er obligatoriske (markeret med en rød stjerne).
Løsning: Vælg mindst én faktura og mindst ét medlem, der skal modtage PDF'en.
Medlemmet uden mailadresse fik stadig ikke sin faktura.
Årsag: PDF'en sendes til det valgte medlem (for eksempel kassereren), ikke til medlemmet uden mailadresse — den skal skrives ud og afleveres fysisk.
Løsning: Modtageren skriver PDF'en ud og afleverer fakturaen. Overvej at vedlægge en kort vejledning i, hvordan medlemmet registrerer sin mailadresse.
Beslægtede emner
- Find en faktura i fakturaoversigten (GM-INVOICE-010)
- Opret og kør en manuel opkrævning (GM-INVOICE-011)
- Sådan kører du kontingentopkrævning (GM-KONT-001)
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.