Hvad denne artikel dækker
Denne artikel viser, hvordan du samler de fakturaer, der ikke er nået frem til medlemmer på e-mail, i en PDF, så en i foreningen kan skrive dem ud og aflevere dem fysisk. Det bruger du, når et medlem ikke har en gyldig mailadresse i systemet, og fakturaen derfor ikke kan sendes digitalt.
Hvordan du finder og filtrerer fakturaerne i oversigten, står i Find en faktura i fakturaoversigten.
Hvornår er det relevant
Brug denne fremgangsmåde, når:
- et eller flere medlemmer ikke har fået deres faktura, fordi mailadressen mangler eller er ugyldig
- du vil samle de fakturaer, der ikke er nået frem, i en PDF, som en i bestyrelsen eller kassereren kan skrive ud og dele ud
Brug den ikke, hvis medlemmet har en gyldig mailadresse — så sender du fakturaen på e-mail i stedet.
Forudsætninger
| Krav | Hvor sættes det op | Reference |
|---|---|---|
| Der findes fakturaer, der er afviste eller ikke sendt | Opkrævning → Fakturaoversigt | Find en faktura i fakturaoversigten (GM-INVOICE-010) |
Sådan finder du de fakturaer, der ikke er nået frem
- Gå til Opkrævning → Fakturaoversigt i menuen.
- Sæt statusfilteret over listen til Sendte, afviste og ikke sendte, så du kun ser de fakturaer, der ikke er kommet frem. Kolonnen med kuvert-ikonet (e-mail) viser leveringen: grå kuvert ved Ingen status, rød ved Afvist og grøn ved Leveret.
- Sæt flueben ud for de fakturaer, du vil skrive ud. Nederst på siden dukker en handlingslinje op, der viser, hvor mange du har valgt.
- Klik på … i handlingslinjen, og vælg Fakturaer til PDF/Udskrift.
Markér de fakturaer, der ikke er nået frem, og vælg Fakturaer til PDF/Udskrift i …-menuen.
Sådan sender du fakturaerne til print
- Skærmen Generering af PDF til udskrift åbner. Under Fakturaer står de fakturaer, du valgte, allerede. Du kan tilføje flere med +.
- Under Medlemmer vælger du med +, hvem der skal modtage PDF'en — typisk en i bestyrelsen eller kassereren, som skriver fakturaerne ud og deler dem ud.
- Lad Udskriv individuelle PDFer være markeret, hvis der skal laves én PDF per faktura. Fjern markeringen, hvis alle fakturaer skal samles i én PDF.
- I Besked til modtagere står en standardtekst, du kan rette. Det er teksten, der følger med til den, der modtager PDF'en.
- Klik Send girokort øverst til højre. Systemet danner PDF'en i baggrunden og sender den som vedhæftet fil på e-mail til de(t) valgte medlem(mer). Modtageren skriver dem ud og afleverer fakturaerne til medlemmerne.
Skærmen Generering af PDF til udskrift, hvor du vælger modtager og sender fakturaerne til print.
Pakke-begrænsninger
| Funktion | Smart | Pro | Premium |
|---|---|---|---|
| Fakturaer til PDF/udskrift | ✅ | ✅ | ✅ |
Almindelige fejl og løsninger
Fakturaen dukker ikke op, når jeg filtrerer.
Årsag: Fakturaen er faktisk nået frem (grøn kuvert), eller et andet filter skjuler den.
Løsning: Sæt statusfilteret til Sendte, afviste og ikke sendte, og tjek, at medlemmet mangler en gyldig mailadresse.
Jeg kan ikke sende — Fakturaer eller Medlemmer er tomme.
Årsag: Begge felter er obligatoriske (markeret med en rød stjerne).
Løsning: Vælg mindst én faktura og mindst ét medlem, der skal modtage PDF'en.
Medlemmet uden mailadresse fik stadig ikke sin faktura.
Årsag: PDF'en sendes til det valgte medlem (for eksempel kassereren), ikke til medlemmet uden mailadresse — den skal skrives ud og afleveres fysisk.
Løsning: Modtageren skriver PDF'en ud og afleverer fakturaen. Overvej at vedlægge en kort vejledning i, hvordan medlemmet registrerer sin mailadresse.
Beslægtede emner
- Find en faktura i fakturaoversigten (GM-INVOICE-010)
- Opret og kør en manuel opkrævning (GM-INVOICE-011)
- Sådan kører du kontingentopkrævning (GM-KONT-001)
- Send en e-mail til medlemmer (GM-COMM-002)
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.