Hvad er en rolle?

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel forklarer rolle-konceptet — én af de fem standard etiket-kategorier i goMember. Den er konceptuel og bygger oven på Hvad er en etiket? og Sådan grupperes etiketter i kategorier. Læs dem først, hvis du ikke kender etiketter og kategorier.

Artiklen forklarer ikke trin for trin, hvordan du opretter en rolle (det gør du som enhver anden etiket — se Opret en etiket), eller hvordan du tildeler administrator-rettigheder (se Tildel administrator-rettigheder). Her handler det om at forstå, hvad en rolle er, og hvordan den hænger sammen med rettigheder.

Kort fortalt

En rolle er en etiket i kategorien Rolle. Du bruger den til at markere medlemmer, der har en bestemt funktion i foreningen — typisk Træner, Kasserer eller Bestyrelse.

Det vigtigste at vide er, at en rolle-etiket i sig selv ikke giver admin-adgang i systemet. Den er en markering. Selve adgangen — om en kasserer rent faktisk må arbejde i regnskabet — tildeles separat under rettighederne. I praksis hænger de to ofte sammen, men det er to forskellige ting.

Typiske rolle-etiketter

De fleste foreninger har et lille håndfuld rolle-etiketter, der dækker tillidsposter og hjælpere:

• Bestyrelse — bestyrelsesmedlemmer
• Formand, Kasserer, Sekretær — enkelt-poster i bestyrelsen
• Træner eller Holdansvarlig — dem der står for et hold
• Udvalg — fx festudvalg, sponsorudvalg

I goMember kommer rolle-etiketter ikke automatisk. Du opretter dem selv som almindelige etiketter og vælger kategorien Rolle ved oprettelse. Så samles de under deres egen overskrift i etiket-listen, så du nemt kan finde dem.

En rolle-etiket giver ikke admin-rettigheder

Det er fristende at tro, at man giver kassereren adgang til regnskabet ved at sætte etiketten Kasserer på vedkommende. Men sådan virker det ikke i goMember.

Rolle-etiketten er kun en markering, der siger noget om personens funktion. Den ændrer ikke, hvad personen rent faktisk må i administrationen. For at give en kasserer adgang til regnskabet skal du i stedet gå til Indstillinger → System → Rettigheder og tilføje personen til området Regnskabsansvarlige. Det er der, den faktiske adgang sættes.

De to ting hænger ofte sammen i praksis — I bruger etiketten Kasserer til at se hvem der er kasserer, og I giver samme person Regnskabsansvarlig-rettigheden for at give den faktiske adgang. Men det er to handlinger, og hvis du kun gør det ene, mangler det andet. Se Tildel administrator-rettigheder for hvordan rettighederne sættes.

Undtagelsen: SMS-rettigheden

Der findes én undtagelse, hvor en rolle-etiket faktisk giver adgang direkte. På rettigheds-siden har SMS-rettigheden to felter: ét til specifikke medlemmer, og ét til etiketter. Vælger du fx etiketten Træner i etiket-feltet, så må alle medlemmer med den etiket sende SMS fra systemet — uden at du skal tilføje hver træner enkeltvis.

SMS er det eneste rettigheds-område, der virker sådan. For alle andre områder (Regnskab, Hjemmeside, Booking osv.) skal hver person tilføjes ved navn.

Hvad du ellers kan bruge en rolle-etiket til

Selv om rolle-etiketten ikke giver admin-rettigheder, har den stadig en række praktiske anvendelser:

• Filter på medlemslisten — find hurtigt alle bestyrelsesmedlemmer, alle trænere osv.
• Målrettet kommunikation — send en mail eller besked til alle med en bestemt rolle.
• Ansvarlige på et hold — på en hold-etiket kan du sætte en rolle-etiket (fx Træner) som Ansvarlige etiketter, så alle med Træner-etiketten automatisk bliver ansvarlige for det hold uden at være fulde administratorer. Se Gør nogen ansvarlig for et holds medlemmer (GM-TAG-022).
• Kontakt på hjemmesiden — sættes Kontakt åben på rolle-etiketten, kan besøgende kontakte personerne via kontaktformularen.
• Visning i medlems-appen — medlemmer kan se hvem der har hvilke roller.

Sådan opretter du en rolle-etiket

Du opretter en rolle-etiket som enhver anden etiket. Det eneste særlige er, at du vælger Rolle i feltet Kategori. Den fulde fremgangsmåde står i Opret en etiket.

Hvilke felter rolle-formularen har, bestemmer I selv pr. kategori — se Tilpas etiket-formularen for en kategori (GM-TAG-025).

Næste trin

• Lær at oprette en rolle-etiket → Opret en etiket
• Tildel admin-rettigheder til de personer, der skal kunne arbejde i systemet → Tildel administrator-rettigheder
• Forstå hele kategori-systemet → Sådan grupperes etiketter i kategorier

Beslægtede emner

• Hvad er en etiket? (GM-TAG-001)
• Sådan grupperes etiketter i kategorier (GM-CAT-000)
• Opret en etiket (GM-TAG-010)
• Tildel administrator-rettigheder (GM-ROLE-010)
• Gør nogen ansvarlig for et holds medlemmer (GM-TAG-022)