Det skal i have klar til d. 25 maj.

Den 25. maj 2018, træder den nye persondataforordning i kraft. 

I skal inden da have en "Privatlivspolitik" samt en "Fortegnelse over behandling af personoplysninger". 

Privatlivspolitik

I skal have en Privatlivspolitik klar, der beskriver:

• Hvilke data type personer i gemmer data for feks. Trænere, ledere, medlemmer osv.
• Hvilke persondata i gemmer på disse personer. Persondata er alt det der kan henvise til en person. Navn, billede, email, telefonnummer, adresse.
• Hvem der har adgang til at se disse data og hvorfor.
• Hvis i sender data videre til andre instanser eller organisationer, så bør disse også listes. Ligeledes skrive hvilke data der sendes til disse og hvorfor.
  • Kano- og Kajakklubber medlem af DKF, bør skrive at medlemmers navn, email, adresse, fødselsdato, køn og telefonnummer videresendes til DKF(iPaddle), så de kan modtage et medlemsblad fra DKF med posten, samt for at de kan blive licenseret.
  • Ro- og kajakklubber der kører Rokort, bør skrive at medlemmers navn, email, fødselsdato, fødselsdato sendes til Rokort, så de kan registrere og deltage i roture.
  • Fodboldklubber der sender spillere til KlubOffice. Bør skrive af navn, adresse, fødselsdato, køn og email sendes til KlubOffice, med formål at spillerne kan komme med på kampkortene.
  • Håndboldklubber der sender spillere til HaandOffice. Bør skrive af navn, adresse, fødselsdato, køn og email sendes til HaandOffice, med formål at spillerne kan komme med på kampkortene.
• I bør skrive hvor længe i opbevarer data, efter en person ikke længere er aktiv i klubben.

DGI og DIF har udarbejdet en skabelon i kan bruge som udgangspunkt og tilpasse til jeres forenings privatlivspolitik.

Hent skabelonen her

Få alle de ting med i privatlivspolitikken, som skal godkendes af medlemmer for at være medlem i foreningen.

Privatlivspolitikken skal accepteres af alle der melder sig ind online, samt vil eksisterende medlemmer blive konfronteret med den når de logger ind. Der vil ydermere blive sendt løbende påmindelser til medlemmer fra systemet om at godkende jeres privatlivspolitik. 

Hvis der er samtykke som er frivillige, kan disse indhentes særskilt under "Medlemmer" / "Persondata aftaler".

Fortegnelse over behandling af personoplysninger

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en idrætsforening i medfør af persondataforordningen.

Fortegnelsen indeholder meget af det samme information som er i jeres privatlivspolitik, men stillet op på en lidt anden måde.

Hent skabelonen her