Hent formulardata ud af goMember

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du får de svar, medlemmer og besøgende har sendt via en formular, ud af goMember — som en Excel-fil, på skærmen eller som en færdig PDF. At bygge selve formularen står i Opret en formular.

Hvornår er det relevant

Hent svarene ud, når du skal bruge dem samlet — for eksempel til en optælling af bestilte størrelser, en liste over de frivillige, der har meldt sig, eller et overblik over besvarelser før et møde. Excel-filen er en almindelig .xlsx, som du kan sortere, filtrere og dele videre.

Forudsætninger

Trin: Eksportér svarene til Excel

1. Gå til Hjemmeside → Formularer.
2. Find formularen i listen. Hver række starter med to ikoner: en blyant og de tre prikker. Klik på de tre prikker.
3. Vælg Eksportér i menuen. En Excel-fil med formularens svar hentes ned på din computer.

Klik de tre prikker på formularens række og vælg Eksportér.

I samme menu finder du Se oversigt, Vis formularen, der åbner formularen som medlemmet ser den, og Slet, der fjerner formularen.

Se svarene på skærmen

Vælg Se oversigt i menuen, hvis du vil kigge på svarene uden at hente en fil. Et panel åbner med formularens navn øverst og én række pr. indsendt svar.

Kolonnerne er Medlem, Oprettet, Formularnummer og derefter én kolonne for hvert felt i formularen. Panelet ruller til siden, hvis formularen har mange felter.

På hver række kan du klikke blyant-ikonet for at åbne det enkelte svar eller papirkurven for at slette det.

Oversigten over indsendte svar. Markerer du rækker, kommer handlingsbjælken frem nederst.

Hent markerede svar som PDF

Sætter du flueben i afkrydsningsfeltet på en eller flere rækker i oversigten, kommer der en bjælke frem nederst på skærmen med antallet af valgte rækker og de handlinger, du kan udføre:

• Hent PDF — svarene flettes ind i formularens Word-skabelon og hentes som en PDF. Knappen vises kun, hvis formularen har et flettedokument, se Opret en formular.
• Slet — sletter de markerede svar. Har formularen ikke noget flettedokument, er det den eneste handling i bjælken.

Sådan er Excel-filen bygget op

Filen har én række for hvert svar, der er sendt ind. Kolonnerne er:

• Medlem — navnet på det medlem, der sendte svaret. Er formularen udfyldt af en, der ikke var logget ind, står feltet tomt.
• Hold — de hold, medlemmet er tilknyttet.
• Én kolonne for hvert felt i formularen. Kolonnens navn er feltets interne navn. Er overskrifterne svære at forstå — for eksempel "TextItem" eller "EMailItem" — skyldes det, at felterne ikke har fået et sigende internt navn. Du sætter det på det enkelte felt, se Opret en formular.
• Oprettet — dato og klokkeslæt for, hvornår svaret blev sendt.

Den hentede Excel-fil. Hver række er ét indsendt svar.

Pakke-begrænsninger

Almindelige fejl og løsninger

Kolonneoverskrifterne er svære at forstå (fx "TextItem" eller "EMailItem").
Årsag: Felterne har ikke fået et internt navn og bruger derfor deres standardnavn.
Løsning: Giv hvert felt et sigende Internt navn på formularen, se Opret en formular. Nye svar får så læsbare kolonneoverskrifter.

Filen er tom for svar.
Årsag: Der er endnu ikke sendt noget ind via formularen, eller du eksporterede den forkerte formular.
Løsning: Kontrollér, at du valgte den rigtige formular i listen, og at der er kommet svar ind.

Medlem-kolonnen er tom for nogle rækker.
Årsag: De svar er sendt af nogen, der ikke var logget ind.
Løsning: Vil du sikre, at kun kendte medlemmer kan svare, så sæt Login krævet på formularen, se Opret en formular.

Der er ingen Hent PDF-knap, når jeg markerer svar i oversigten.
Årsag: Formularen har ikke fået uploadet et flettedokument.
Løsning: Åbn formularen, upload en Word-skabelon under Flettedokument, og klik Gem.

Beslægtede emner

• Opret en formular (GM-FORM-010)
• Hvad er en formular? (GM-FORM-001)
• Indsæt en formular på en side (GM-WEB-053)