Hvad denne artikel dækker
Denne artikel viser, hvordan du opretter persondataaftaler i goMember — de aftaler, som medlemmerne skal tage stilling til, for eksempel foreningens privatlivspolitik eller et samtykke til at blive vist med billede på hjemmesiden. Artiklen dækker også, hvordan du styrer, hvem der skal tage stilling, og hvad der sker, når et medlem accepterer eller afviser.
Selve håndhævelsen — altså at medlemmer kun vises offentligt, hvis de har givet samtykke — er en separat indstilling. Den er beskrevet i Aktivér eksponeringsbeskyttelse af medlemsdata.
Hvornår er det relevant
Opret en persondataaftale, når foreningen skal:
- Lægge sin privatlivspolitik ind, så medlemmerne kan se den eller acceptere den
- Indhente samtykke til at vise medlemmer med navn eller billede i medlemslister, gallerier, deltagerlister eller gruppechat
- Kunne dokumentere, hvem der har accepteret hvad — og hvornår
Brug ikke en persondataaftale til almindelige foreningsregler eller betingelser, der ikke handler om behandling af persondata. Dem skriver I på en indholdsside i stedet.
Sådan finder du persondataaftalerne
Gå til Indstillinger → Medlemmer → Persondataaftaler. Har foreningen ingen aftaler endnu, står der en besked om, at der ikke er nogen persondataaftaler til godkendelse hos medlemmerne, og at foreningen som minimum bør have en privatlivspolitik liggende. Klik + Opret ny aftale for at komme i gang.
Den tomme aftaleliste. Klik + Opret ny aftale for at lægge den første aftale ind.
Vigtigt: aftalen går i luften med det samme
Så snart en aftale er gemt og sat til Aktiv, kommer den automatisk frem på skærmen hos de medlemmer, den rammer. Medlemmerne får desuden en påmindelse på mail natten efter.
Skriv derfor aftalen helt færdig, før du sætter flueben i Aktiv. Vil du forberede en aftale uden at sende den ud, så lad Aktiv stå tom, indtil teksten er godkendt i foreningen.
Trin: Opret en persondataaftale
- Gå til Indstillinger → Medlemmer → Persondataaftaler.
- Klik + Opret ny aftale.
- Udfyld Navn — navnet på aftalen, som medlemmet ser det.
- Skriv under Hvorfor skal de indgå aftalen, hvor medlemmets data bliver brugt eller vist, og hvorfor. Skriv præcis hvilke data der er tale om — for eksempel billede, navn, mailadresse, telefonnummer og adresse.
- Vælg Type aftale.
- Beskriv under Konsekvens ved afvisning, hvad der sker, hvis medlemmet siger nej. Har afvisning ingen konsekvens, kan feltet stå tomt.
- Vælg Påmindelse interval — hvor tit medlemmet skal mindes om at tage stilling. Påmindelsen sendes som mail.
- Sæt flueben i Påkrævet, hvis medlemmet skal acceptere aftalen.
- Udfyld Aftalen, Hvem skal tage stilling og de to aktions-sektioner (beskrevet nedenfor).
- Sæt flueben i Aktiv, og klik Gem.
Øverste del af aftale-formularen.
Type aftale: tre typer, og kun én privatlivspolitik
Feltet Type aftale har tre valgmuligheder:
| Type | Bruges til |
|---|---|
| Aftale / Samtykke | En almindelig aftale, medlemmet skal tage stilling til — for eksempel samtykke til at blive vist med billede. |
| Privatlivspolitik / med samtykke | Foreningens privatlivspolitik, som medlemmet aktivt skal acceptere. |
| Privatlivspolitik / til info (sendes IKKE) | Foreningens privatlivspolitik som ren information. Den sendes ikke ud til medlemmerne og kræver ingen accept. |
Foreningen må kun have én aftale af privatlivspolitik-typen. Vælg altså enten den, medlemmerne skal acceptere, eller den, der kun er til information — ikke begge.
Påmindelse interval
Feltet styrer, hvor tit medlemmet får en mail om, at der mangler stillingtagen. Valgmulighederne er Dagligt, Hver 2. dag, Hver 4. dag, Hver uge, Hver 2. uge og et valg, der slår påmindelsesmailen helt fra.
Vælger du at slå mailen fra, vises aftalen stadig på skærmen hos medlemmet — der sendes bare ingen påmindelsesmail.
Aftalen: tekst eller dokument
Under Aftalen vælger du Aftale format:
- Tekst — du skriver aftalen direkte i feltet Aftale som tekst.
- Fil / Dokument — du lægger aftalen ind som en fil, for eksempel en PDF med foreningens privatlivspolitik.
Hvem skal tage stilling
Under Etiketter/Hold der skal tage stilling vælger du, hvem aftalen rammer. Vælger du et eller flere hold eller medlemskaber, er det kun dem, der skal tage stilling. Vælger du ingen, skal alle registrerede brugere tage stilling.
Det er praktisk, når en aftale kun er relevant for en gruppe — for eksempel et fotosamtykke, der kun gælder ungdomsholdene.
Aktion ved accept: hvad medlemmet siger ja til
Når et medlem accepterer aftalen, kan systemet automatisk give en række visnings-tilladelser. Sæt flueben ved dem, aftalen dækker:
- Medlemsliste — tillader visning i medlemsliste, andre medlemmer kan se.
- Deltagerliste / bookingoversigt — tillader andre medlemmer at se ens navn ved tilmeldt aktivitet eller booking.
- Væg / Gruppechat — tillader andre medlemmer at se navn og billede på vægopslag og kommentarer.
- Medlemsgalleri — tillader præsentation i et medlemsgalleri.
- Kontakt / Ansvarlig — tillader at blive vist som kontakt og ansvarlig på aktiviteter.
Under Tildel etiket ved accept kan du vælge en etiket, der automatisk sættes på medlemmet, når aftalen accepteres. Så kan I let filtrere på, hvem der har godkendt.
Nederste del af formularen: aftaletekst, målgruppe og hvad der sker ved accept og afvisning.
Aktion ved afvisning
Under Tildel etiket ved afvisning vælger du en etiket, der sættes på medlemmet, hvis aftalen afvises. Det giver jer en nem måde at filtrere på dem, der har sagt nej — for eksempel så I ved, hvem der ikke må vises på foreningens billeder.
Pakke-begrænsninger
| Funktion | Smart | Pro | Premium |
|---|---|---|---|
| Persondataaftaler | ✅ | ✅ | ✅ |
Almindelige fejl og løsninger
Aftalen kom ud til medlemmerne, før den var færdig.
Årsag: Aktiv var sat, da aftalen blev gemt. En aktiv aftale vises med det samme hos de medlemmer, den rammer.
Løsning: Fjern fluebenet i Aktiv, ret teksten færdig, og sæt det først på igen, når aftalen er godkendt i foreningen.
Alle medlemmer får aftalen, selvom den kun skulle gælde ét hold.
Årsag: Der er ikke valgt noget under Etiketter/Hold der skal tage stilling. Vælges ingen, rammer aftalen alle registrerede brugere.
Løsning: Vælg de hold eller medlemskaber, aftalen skal gælde.
Systemet vil ikke gemme en ny privatlivspolitik.
Årsag: Foreningen har allerede en aftale af privatlivspolitik-typen. Der må kun være én.
Løsning: Ret den eksisterende privatlivspolitik i stedet for at oprette en ny.
Medlemmer bliver ved med at få påmindelser.
Årsag: Medlemmet har ikke taget stilling til aftalen, og Påmindelse interval er sat kort.
Løsning: Vælg et længere interval, eller slå påmindelsesmailen helt fra. Aftalen vises stadig på medlemmets skærm.
Næste trin
- Håndhæv, at medlemmer kun vises offentligt efter samtykke → Aktivér eksponeringsbeskyttelse af medlemsdata
- Slå automatisk sletning af inaktive medlemmer til → Automatisk sletning af inaktive medlemmer
Beslægtede emner
- GDPR og persondata: foreningens ansvar (GM-GDPR-001)
- Sådan beskytter goMember persondata (GM-GDPR-002)
- Aktivér eksponeringsbeskyttelse af medlemsdata (GM-GDPR-003)
- Automatisk sletning af inaktive medlemmer (GM-GDPR-010)
- GDPR FAQ – ofte stillede spørgsmål (GM-GDPR-014)
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.