Automatisk sletning af inaktive medlemmer

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du aktiverer automatisk sletning af inaktive medlemmer i goMember. Funktionen hjælper foreningen med at overholde persondataforordningen (GDPR) ved at sikre, at personoplysninger ikke opbevares længere end nødvendigt.

Artiklen dækker kun opsætning af auto-sletning. Reglerne for hvornår I er forpligtet til at slette, og hvad GDPR generelt kræver af foreninger, finder du i GDPR og persondata: foreningens ansvar.

Hvornår er det relevant

Brug denne funktion, hvis foreningen vil:

• Overholde GDPR's krav om ikke at opbevare personoplysninger længere end nødvendigt
• Undgå at skulle manuelt slette udmeldte medlemmer hvert år

Brug ikke denne funktion, hvis:

• Foreningen har brug for at opbevare medlemsdata i mere end 5 år af historiske eller juridiske årsager
• Foreningen endnu ikke har taget stilling til GDPR-politikken (tag stilling først)

Trin: Aktivér automatisk sletning

1. Gå til Indstillinger → Medlemmer → Indstillinger. Du lander på siden Medlemsindstillinger.
2. Find sektionen Persondata / Privatliv.
3. I dropdown'en Automatisk slet vælger du hvornår inaktive medlemmer skal slettes (fx 3 år efter udmeldtdato. Slettes medlem + data.).
4. Klik Gem.

Indstil automatisk sletning under Indstillinger → Medlemmer → Indstillinger i sektionen Persondata / Privatliv.

Sletningen kører om natten – inaktive medlemmer forsvinder altså ikke øjeblikkeligt, men slettes næste nat efter den valgte periode er nået.

Sådan beregnes inaktivitet

Systemet bruger følgende prioritering til at fastslå hvornår et medlem sidst var aktivt:

1. Udmeldelsesdato – hvis denne er sat, bruges den som udgangspunkt
2. Sidst modificeret dato – hvis udmeldelsesdato ikke er sat, bruges denne

Et medlem betragtes som inaktivt, når det er udmeldt (status: udmeldt) og perioden er udløbet.

Hvad slettes — og hvad bevares

Pakke-begrænsninger

Næste trin

• Læs om GDPR og foreningens ansvar generelt → GDPR og persondata: foreningens ansvar

Beslægtede emner

• GDPR og persondata: foreningens ansvar (GM-GDPR-001)
• Sådan beskytter goMember persondata (GM-GDPR-002)
• Aktivér eksponeringsbeskyttelse af medlemsdata (GM-GDPR-003)