Send fysisk regning til medlemmer uden e-mail

Når du har kørt en opkrævning og efterfølgende kigger på fakturaoversigten med de fakturaer, der er genereret i forbindelse med opkrævningen, vil der måske være en del medlemmer på listen, som har en  eller  som status. Det betyder, at medlemmet ikke har modtaget regningen - enten fordi e-mailadressen mangler i systemet eller den er ugyldig.

Vil du gerne læse mere om opkrævninger, så klik her.

Systemet giver mulighed for at udskrive regninger, så i kan aflevere dem til medlemmer, der ikke har gyldig e-mail.

Fra den sorte administrationsmenu vælges "Opkrævning" og "Fakturaoversigt":

I fakturaoversigten over fakturaer, der er genereret, skal du filtrere på "Afviste og ikke sendte":

Nu vil faturaoversigten kun indeholde regninger, der IKKE er modtaget af medlemmerne.

OBS! Afhængigt af hvor mange fakturaer det drejer sig om, kan det ske, at du i bunden af listen, bliver nødt til at ændre det antal siden viser ad gangen, da vi nu gerne vil have, at systemet viser alle 'afviste og ikke sendte' fakturaer på én og samme side:

Vælg et tal på listen, så alle fakturaer, der ikke er modtaget af medlemmer vises i samme oversigt.

Markér nu alle fakturaer ved at klikke på:

Og derefter klikker du på knappen, hvor antallet af markerede fakturaer står og vælger "Regninger til PDF/Udskrift":

Nu vises en skabelon til generering af PDF til udskrift. Det systemet gør er, at det laver en PDF ud fra alle de valgte fakturaer, og sender denne PDF til den/de personer, der er valgt under "Medlemmer".

Klikker du på , genereres PDFen i baggrunden, og sendes som vedhæftet fil til modtagerne per e-mail.

Den eller de personer som modtager mailen med PDF filerne, kan så skrive dem ud og udlevere regningerne til medlemmerne. Der kunne evt. vedlægges en instruktion til, hvordan man kan registrere sin e-mailadresse i systemet.

Felter der skal udfyldes i skabelonen:

1. Fakturaer
   Her er de fakturaer du valgte ud i fakturaoversigten indsat fra start.
2. Medlemmer
   Vælg det medlem i jeres bestyrelse eller kassereren, som skal have PDF fakturaerne tilsendt og delt ud til medlemmerne.
3. Udskriv på alm. papir
   Lad markeringen af dette afkrydsningsfelt være, hvis der skal laves en regning på almindeligt papir. Fjern den hvis du vil have en regning med et fortrykt FI-kort udskrevet.
4. Besked til modtagere
   Her kan du skrive en besked til modtagerne af regningen på alm. papir. Ret gerne i den besked der står på forhånd. Ved brug af "[Navn]" kan du få systemet til automatisk at indsætte de medlemmers navn, som de valgte fakturaer er til.

Klik på "Gem" knappen, når du er klar til at sende din besked med PDF filerne til det udvalgte medlem. 

/Admin/Invoices