Få det samlede overblik over foreningens fakturaer

 

Faktura oversigten giver foreningen det samlede overblik over alle de fakturaer I har i systemet.

For at regnskabet stemmer er det vigtigt at alle faktuarer og kreditnotaer er bogførte, når de er betalte a og refunderet.

Oversigten har mange muligheder:

1. Oprettte en "Ny regning"
2. Registrér indbetaling
3. Lave forskellige "Aktioner"
4. Sortere på forskellige status på Faktura
5. Sortere på "Produkter" / Hold
6. Sortere på "Afsendelsesstatus"
7. Søge i fakturaer

 

 

1. Du kan oprette en faktura manuelt ved at klikke på  . Det giver dig mulighed for at sende en faktura til et enkelt Medlem/bruger eller Gæst.

 

 

Du skal vælge medlem, der skal betale.

Du kan oprette en Faktura tekst ved hjælp af Flettefelter eller skabeloner. Teksten vises øverst på fakturaen  - over fakturalinierne / Ordrelinierne.

Du kan tilføje ordrelinie(r) til fakturaen ved at klikke på . Efterfølgende vil du også have mulighed for at redigere i ordrelinien eller tilføje yderligere Ordrelinier.

Når du tilføjer en Ordrelinie får du mulighed for at vælge "Produkt". Når du har gjort det får du mulighed for at vælge "Pris" på det valgte produkt.

Du kan vælge et "Medlem" hvis det er en Faktura som overhandler et bestemt medlem.

Ordreliniens "Tekst" bliver lavet udfra de ovenstående valg, men kan redigeres så det svarer til det du ønsker.

"Antal" og "Pris" bliver udfyldt udfra dine tidligere valg, men du kan frit redigere dem.

 

 

Du skal vælge en "Faktura dato" og en betalingsfrist "Betales senest"

Du kan vælge om fakturaen skal bogføres med det samme eller om du vil bogføre den senere.

Du kan vælge om du vil sende faktura "Send Faktura" eller om der ikke skal sendes en faktura, når Fakturaen gemmes.

I afsnittet "Avanceret" har du flere funktioner som du kun må  benytte i tilfælde af at der er slettet en kreditnota og du manuellt har brug for at ændre status på fakturaen.

"Faktura status" kan æmdres til Krediteret, Kreditnota og Afviger.

Krediteret beløb". Du indtaster det beløb, som er krediteret på fakturaen. Du skal være opmærksom på at det kan skabe inkonsistens ved at lave ændre denne. Hvis nulstilles bør kreditnota slettes.

"Refunderet beløb". Her kan indtastes det beløb , der er refunderet på fakturaen.

 

2. Registrer indbetaling. Her kan du registrer manuelle indbetalinger. Det vil sige, at alle indbetalinger som ikke er foretaget via Vipps MobilePay eller Betalingskort, og der dermed automatisk bliver registreret i systemet. Det kan f.eks. være bankoverførsel.

Du skal  indtaste "Faktura nummer" og "Betalt beløb". Du skal også vælge hvilken "Finanskonto" som indbetalingen skal posteres på. Endvidere skal du vælge "Indbetalings dato", hvilket svarer til den dato I har modtaget indbetalingen i jeres bank.

 

3. Aktioner. Du kan vælge at lave aktioner på en eller flere faktura ved, at markere dem med et "flueben" i venstre side.

 

Send besked/rykker. Her kan sende en besked vedr. en bestemt faktura til en eller flere medlemmer. I "Emne" kan skrive en sigende tekst. Kan f.eks. være "Rykker" eller lignende.

Du kan tilføje en "Besked" ved hjælp af "Flettefelter" eller "Skabeloner". Du kan vælge at markér "Tilføj medlems interne noter", hvor du kan tilføje en note, som bliver synlig i admin noter på de medlemmer som er valgt.

 

I "Fakturaer" kan du vælge en eller flere fakturaer der skal sendes besked til. Her vises de fakturaer, som du har markeret inden du valgte "Send besked/rykker", samt muligheden for at tilføje flere fakturaer.

 

"Besked via" giver dig mulighed for at vælge om du vil sende beskeden som E-mail eller Sms.

Du kan vælge at sætte markering i " Send login info", som vil sende login information på medlemmet med faktura beskeden.

Du kan vælge at sætte markering i " Vis link til udmeldelse". Markering i denne vil give medlemmet mulighed for at klikke på et link som fører til udmeldelsesiden.

 

 

Sætter du markering i "Send kontakt info" vil dine kontaktinformationer(navn, tlf., e-mail) med i beskeden.

Sætter du markering i "Send link til faktura i beskeden" vil medlemmet kunne gå direkte til betaling fra beskeden. Husk at klikke på "Send besked" knappen i bunden af siden.

 

 

 

I "Aktioner" kan du vælge "Afstem fakturaer". Du vil vælge at bruge denne aktion, når du ikke har brug for ændre i "Betalt beløb". Har du det skal du vælge Registrér indbetaling".

Du kan vælge, hvilke fakturaer der er betalt, ved at klikke på "plus-tegnet" i "Fakturaer der er betalt".

Du skal vælge hvilken "Finanskonto" indbetalingen skal konteres på.

Du skal vælge hvilken dato indebetalingen er betalt på i "Indbetalings dato"

Husk at klikke på "Gem" knappen i bunden af siden.

 

 

 

Du vælge at slette en eller flere fakturaer ved ta bruge aktionen "Slet fakturaer". Du skal vælge hvilke "Fakturaer der skal slettes" ved at klikke på "plus-tegnet". For en ekstra sikkerhed skal du også sætte en markering i "Bekræfter at fakturarer skal slettes". Husk at klikke på "Slet" knappen i bunden af siden.

 

 

 

 

I "Kreditér faktuarer" kan du lave kreditnota på flere fakturaer på en gang.

Du vælger hvilke "Fakturaer der skal kreditéres" ved at klikke på "plus-tegnet".

Du vælge om der skal "Kreditér fast beløb" eller "Kreditér procent". Du indtaster et "Beløb" Eller "Procent" i fletet.

 

Du kan vælge at sætte en markering i "Bogfør Kreditnotaer" hvis du ønsker at kreditnotaer skal bogføres med det samme.

Du kan også vælge om kreditnotaer skal refunderes hvis den oprindelige faktura er betalt med betalingskort eller Vipps Mobilepay. Du skal sætte markering i "Refundér beløb"

I "Faktura dato" kan vælge hvilken dato kreditnotaer skal faktureres.

Sætter du markering i "Send", så modtager medlemmerne som kreditnotaerne omhandler en besked med kreditnotaen. Husk at klikke på "Kreditér fakturaer" knappen i bunden af siden.

 

I "Refunder kreditnotaer refunder flere kreditnotaer på en gang. Du vælger kreditnotaer, som skal krediteres ved at trykke på (plus-tegnet) og søge kreditnotaerne frem. Husk at klikke på "Refunder kreditnotaer" knappen i bunden af siden.

 

 

 

I "Bogfør fakuraer kan du bogføre flere fakturaer på en gang. Du kan vælge hvilke fakturaer du vil bogføre ved at klikke på (plus-tegnet), og søg fakturaerne frem. Husk at klikke på "Bogfør" knappen i bunden af siden.

 

 

I "Fjern bogføring" Kan fjerne en eller flere bogføringer af faktuarer på en gang. Du vælger hvilke faktuarer du vil fjerne bogføringen på ved at klikke på (plus-tegnet), og søge fakturaerne frem. Husk at klikke på "Bogfør" knappen i bunden af siden.

 

 

 

Har du Vipps MobilePay som betalingsmetode, kan du bruge "Send MobilePay anmodninger" til at anmode om at få betalt en eller flere fakturaer med Vipps MobilePay. 

 

Du vælger hvilke faktuarer du vil sende en anmodning til ved at klikke på (plus-tegnet), og søge fakturaerne frem. Husk at klikke på "Send" knappen i bunden af siden.

 

Har du Vipps MobilePay som betalingsmetode, kan du bruge "Annuller MobilePay anmodninger" til at annullere anmodninger på en eller flere fakturaer med Vipps MobilePay. 

 

Du vælger hvilke faktuarer du vil anullere en anmodning til ved at klikke på (plus-tegnet), og søge fakturaerne frem. Husk at klikke på "Send" knappen i bunden af siden.

 

Har du Vipps MobilePay som betalingsmetode, kan du bruge "Annuller automatiske MobilePay betalinger" til at annullere automatiske betalinger på en eller flere fakturaer med Vipps MobilePay. 

Du vælger hvilke faktuarer du vil anullere en anmodning til ved at klikke på (plus-tegnet), og søge fakturaerne frem. Husk at klikke på "Send" knappen i bunden af siden.

 

 

Har en kortbetalingsløsning fra Stripe eller Nets Easy, kan du bruge "Autotræk betaling fra betalingskort" til at automatisk trække fra et medlems betalingskort, hvis medlemmet har en gyldig betalingsmetode registreret, der understøtter automatisk opkrævning.

 

Hvis medlemmet ikke har ovenstående understøttelse kan du vælge at sætte en markering i "Send som direkte betalingsanmodning" hvilket vil sikre at de(n) pågældende faktura(er) bliver anmodet om en betaling.

 

Du vælger hvilke faktuarer du vil sende en automatisk opkrævning til ved at klikke på (plus-tegnet), og søge fakturaerne frem. Husk at klikke på "Send" knappen i bunden af siden.

 

 

Har du et medlem som ønsker at sendt en faktura som PDF eller at du som administrator / kassere vil sende den fysisk som brev, kan du bruge "Regninger til PDF / Udskrift" til at sende en PDF, som du efterfølgende kan udskrive.

Du vælger hvilke faktuarer du vil sende som PDF til ved at klikke på (plus-tegnet), og søge fakturaerne frem. Herefter skal du hvilke medlemmer, der skal modtage de valgte Fakturaer til udskrift. Du kan også lave en besked til modtagere i det pågældende teksfelt.

Husk at klikke på "Send girokort" knappen i bunden af siden.

 

 

4. Sortere på forskellige status på Faktura. Du kan vælge at sortere på hvilke status en faktura har. Som udgangspunkt viser Faktura oversigten "Ubetalte" fakturaer.  du kan vælge at soretere på "Alle for at få vist alle fakturaer som er blevet opkrævet.

Du kan også vælge at sortere på "Betalte", som vil vise dig alle de faktuarer, der har en status med betalt. Det kan være dem som er registreret manuelt af jer(Bank overførsel, Indbetalingskort), eller automatisk ved Vipps MobilePay, Stripe, Nets Easy og Betalings Service(BS).

Hvis du sorterer på "Forefaldne" vil du få vist alle fakturaer, der har en betalingsfrist som er overskreden.

Når du vælge at sortere på "Krediterede" vil du få vist alle kreditnotaerne, som du har lavet.

Sorterer du efterfølgende på "Mangler refundering" vil du her kunne se, hvilke af de kreditnotaer, der mangler at blive refunderet.

I "Afvigere" vil du finde fakturaer, hvor der er blevet betalt for meget eller for lidt i forhold til det fakturerede beløb.

"Alle bogførte" viser samtlige fakturaer som er blevet bogført manuelt eller automatisk.

"Alle IKKE bogførte" viser alle de fakturaer som mangler at blive bogført.

 

 5. Sortere på "Produkter" / Hold. Her kan du sortere på alle de etiketter, som du har oprettet.  Du kan vælge at få vist alle fakturaer udfra alle produkter eller et specifikt produkt, der er blevet opkrævet.

 

6. Sortere på "Afsendelsesstatus"

 

se en liste med opkrævninger for helt specifikke Produkter/hold, for alle ubetalte regninger eller for alle regninger, der ikke blev modtaget af medlemmerne mm. Der er også en masse funktioner, som i kan starte op fra fakturaoversigten:

• afstemme indbetalinger (læs mere her) 
• sende rykkere (læs mere her)
• oprette en faktura manuelt, lave PDF udskrift af fakturaerne (læs mere her), så de kan sendes med almindelig post mm.
• rette e-mailadressen på medlemmer, der ikke har modtaget regningen pga fejl i e-mailadressen

 

Du finder fakturaoversigten ved at vælge "Opkrævning" og "Fakturaoversigt" fra den sorte administrationsmenu: 

 

 

Når oversigten vises vil den som standard vise alle "Ubetalte" fakturaer.

 

 

Konvolutterne viser dig status på regningen
Når du har kørt en opkrævning, sendes regningerne ud (hvis dette ikke er fravalgt) på kørslen. Den lille konvolut, du ser i fakturaoversigten indikerer om medlemmet har modtaget regningen. Her er de forskellige stadier:

 

regningen er modtaget, hold mus over konvolut for at se om medlem har åbnet og evt. klikket på regningen.

 

regningen er ikke sendt. Kan skyldes at medlemmet ikke har en e-mail eller at opkrævningen er sat op til ikke at sende ud ved opkrævning.

 

regningen kunne ikke leveres. Medlem har ugyldig e-mail eller markeret mails fra MemberLink systemet som Spam i vedkommendes inbox. For hurtigt at tjekke e-mail adressen, kan du ud for regningen klikke på tandhjulet og vælge "Ændre kontaktinfo og gensend":

 

 

Det er til tilfældet, at du gerne hurtig vil se, om e-mail adressen er indtastet forkert og ændre den og sende igen herefter.

De medlemmer som har en gul eller en rød konvolut har ikke modtaget opkrævningen/regningen, og der kan være behov for at give dem regningen på papir.
Læs mere om, hvordan du printer regninger så de kan sendes med alm. post til medlemmer uden e-mail her.

 

Mulighederne som fakturaoversigten giver dig:

	Manuel faktura / registrering af indbetaling Mulighed for at oprette en faktura manuelt, samt registrere en indbetaling
	Aktioner Denne bruges til aktioner på valgte fakturaer i oversigten. Når der er valgt fakturaer i oversigten, vil der på denne være en grøn markering med antallet af valgt fakturaer.
	Statusfilter Filtrering af fakturaer i oversigten. Som standard vises alle "Ubetalte fakturaer".
	Produktfilter Her kan du filtrere på udfakturerede produkter, dvs kontigenter for de forskellige hold.
	Afleverings statusfilter Mulighed for filtrering på afleveringsstatus. Giver et hurtigt overblik over fakturaer, som ikke er leveret til medlemmer.
	Fritekst søgning Her kan du søge på fakturanummer, medlemmets navn, DIBS transaktionsnummer, ordrenummer.

/Admin/Invoices