Send mail eller sms beskeder til medlemmerne

Der er flere forskellige måder, du som administrator kan kommunikere med foreningens medlemmer. Systemet giver mulighed for at sende mail eller sms fra:

• den sorte administrationsmenu under menupunktet "Medlemmer"                                           (læs hvordan nedenfor: mail // sms)
• medlemslisten ved at markere personer/hold/etiketter og bruge 'aktioner' (læs hvordan her)
• beskedoversigten (læs hvordan her)
• og inde fra en aktivitet, som du har oprettet for et specifikt hold/etikette (læs hvordan her)

 Send en besked via mail

Fra den sorte administrationsmenu vælger du "Medlemmer" og "Send mailbesked":

I skabelonen udfylder du de felter som er relevante for dig:

1. Emne
   Indsæt et emne for mailen. Modtageren vil se den, når han/hun modtager mailen i sin inbox. Glemmer du at indsætte et emne, så bliver dit navn indsat som emne.
2. Besked
   Skriv selve mailen i beskedfeltet. Du kan bruge alle de gængse formateringsmuligheder som beskedfeltet tilbyder dig, såsom at indsætte fotos og links.
3. Modtagere
   Er mailen kun til en lille gruppe af personer, kan du vælge dem fra listen ved at klikke på "Vælg" knappen her.
4. Etiketter/hold
   Er mailen til et hel hold eller en større gruppe som har samme etikette, kan du vælge dem alle på én gang ved at tilføje etiketten/holdet her.
5. Beskedtype
   Du har to muligheder at vælge imellem, når du skal beslutte, hvordan beskeden skal leveres til modtagerne. På denne liste kan du enten vælge at sende din besked som en mail eller at medlemmerne skal se den næste gang de logger på hjemmesiden.

(Del 2 af skabelonen)

1. Vedhæft filer
   Har du brug for at vedhæfte et eller flere dokumenter til din besked, kan du klikke på knappen og vælge dem fra din pc.
2. Send log ind info
   Har du brug for at sende enkelte eller flere medlemmer deres log ind informationer (brugernavn og kodeord), så kan du markere dette afkrydsningsfelt og så vil de få instruktioner til, hvordan de kan logge på hjemmesiden under den besked du har skrevet til dem i den mail de modtager.
3. Vis link til udmeldelse
   Vil du give medlemmerne mulighed for at klikke på et link i mailen, hvorfra de får mulighed for at melde sig ud af foreningen, skal du markere dette afkrydsningsfelt.
4. En tråd per besked
   Denne markering er sat som udgangspunkt. Fjernes den, vil alle modtagere af den oprindelige mail modtage de svar, som sendes retur fra andre modtagere til afsenderen. Den bliver markeret automatisk, hvis der sendes til mere end 20 modtagere. 
5. Send kontaktinfo
   Vil du gerne have dine kontaktinformationer (navn, tlf.nr., mailadresse) sat ind i mailen automatisk, så modtagerne nemt kan komme til at kontakte dig, så markér dette afkrydsningsfelt.
6. Medlemsstatus
   Du kan ved hjælp af denne liste vælge, om der kun skal sendes til foreningens aktive medlemmer, om det kun er de inaktive medlemmer som skal have beskeden eller om både de aktive og inaktive medlemmer skal modtage din mail.
   
   
   
   
7. Modtager
   Hvis i har børn i jeres forening og registreret kontaktinformationer på deres forældre, kan du på denne liste vælge, om der skal sendes til medlemmer, kun forældre til medlemmer (er der ikke registreret forældres kontaktinfo, sendes der til medlemmet) eller om der skal sendes til både medlemmer og registrerede forældre, hvor muligt.
   
   
   
   

Når du er klar til at afsende, klikker du på "Send besked".

Send en besked via SMS

Fra den sorte administrationsmenu vælger du "Medlemmer" og "Send SMS-besked":

I skabelonen udfylder du de felter som er relevante for dig:

1. Besked
   Indtast beskeden i dette felt. Husk det er en god ide at fatte sig kort, når man ender SMS'er.
2. Modtagere
   Er det kun få personer, som der skal sendes til, kan du med fordel vælge dem fra listen her.
3. Etiketter/hold
   Skal du sende til hele hold eller en større gruppe med samme etikette, kan du vælge holdet/etiketten fra listen her.
4. Medlemsstatus
   Vælg imellem at sende kun til aktive medlemmer, kun til inaktive medlemmer eller både til aktive og inaktive medlemmer.
5. Modtager
   Hvis i har børn i jeres forening og registreret kontaktinformationer på deres forældre, kan du på denne liste vælge, om der skal sendes til medlemmer, kun forældre til medlemmer (er der ikke registreret forældres kontaktinfo, sendes der til medlemmet) eller om der skal sendes til både medlemmer og registrerede forældre, hvor muligt.
6. Afsender
   Du kan her vælge, hvordan modtageren skal have vist, hvem der er afsender af SMS'en. Åben listen og vælg om dit eget mobilnummer skal vises som afsender eller det skal være klubbens navn som skal stå som afsender. Bliver der svaret på din SMS-besked og får du svarene på din egen mobil, hvis du vælger at vise dit nummer som afsender. Der kan ikke svares på SMS-beskeder, hvor klubbens navn er sat som afsender.

Når du er klar til at afsende, klikker du på "Send SMS" knappen.