Opsætning af filhåndtering (for hjemmesidens dokumenter)

Læg foreningens dokumenter ind i en filstruktur

Det er muligt at oprette ens egen filstruktur til håndtering af de dokumenter som foreningen gerne vil vise på hjemmesiden. Man kan helt selv bestemme hvordan mapper og mappenavne skal oprettes og hvilke dokumenter der skal ligge hvor i strukturen.

Man kan derudover også vælge at vise filstrukturen helt eller delvist på selve hjemmesiden, så alle eller en bestemt gruppe medlemmer har nem adgang til udvalgte filer direkte fra en side på hjemmesiden. Det kunne f.eks. være, at bestyrelsesmedlemmerne gerne vil kunne tilgå og dele filer med hinanden, uden at alle behøver at være oprettet som administratorer i systemet. I det tilfælde kan man indsætte filstrukturen på en side og enten låse siden, så kun bestyrelsesmedlemmer kan se den, eller låse 'følsomme' dele af filstrukturen, så kun bestyrelsesmedlemmer kan se og åbne bestemte mapper. Læs mere nedenfor.

Tilgå filhåndtering som administrator
Alle medlemmer som har administratorrettigheder i systemet, kan finde hjemmesidens filstruktur ved at vælge "Filer / dokumenter" under "Indhold" i den sorte administrationsmenu:

Medlemmer som tildeles rettigheder til at se udvalgte mapper i filstrukturen, vil også kunne vælge "Filer / dokumenter" under "Indhold" fra den sorte administrationsmenu, når de har fået ret til at læse eller skrive i en eller flere af mapperne i filstrukturen.

Der vil ikke være oprettet nogen mapper første gang, du åbner filhåndteringsområdet. For at oprette en ny mappe i roden af strukturen - altså under det punkt som hedder "Start" - skal du klikke på "Start" og vælge "Ny mappe".

Du kan også bare gå i gang med at uploade dokumenter eller billeder som skal bruges på hjemmesiden direkte i roden på startmappen. Klik på den blå knap yderst til højre som giver dig adgang til dine filer på din pc og vælg den fil, du vil uploade og tryk "Gem". Så vil den dukke op på oversigten.

OBS! Vil du gerne kunne tildele forskellige adgangsrettigheder til foreningens filer, er det en god ide at oprette mapper og strukturere dine filer, så du nemt kan give bestemte grupper af medlemmer adgang til forskellige mapper, uden at de kan se andet, end de(n) mappe(r), de har fået adgang til.

OBS! Lad være med at lægge dokumenter i roden på filstrukturen, som du ikke vil have andre skal kunne se. Der kan ikke opsættes læserettigheder på filer (kun på mapper), så filer der ligger i roden, vil kunne ses af alle andre, selv om de kun har læserettigheder til bestemte mapper i roden af filstrukturen!

TIP:
Mapper indikeres med dette symbol: 

Filer indikeres med dette symbol: 

Opret nye mapper
Klik på "Start" og vælg "Ny mappe" for at oprette en ny mappe i roden af filstrukturen.

Tandhjulet på knappen "Start" indikerer, at der ligger en menu med muligheder under knappen.

Giv den nye mappe et navn og klik på "Gem" knappen. Så vil du herefter blive sendt tilbage til filstrukturen og "stå inde i" den nye mappe.

Opret undermapper
Vil du gerne oprette en undermappe til en mappe, skal du åbne den mappe som skal have en undermappe og klikke på den (den vil have et tandhjul), så vil du igen få mulighed for at klikke på "Ny mappe" og den nye mappe vil lægge sig 'under' den mappe som du står i.

Når knapper har et tandhjuls symbol vil der dukke en menu op, når du klikker på den.

Skift navnet på mappen
Har du oprettet en mappe som du ikke er tilfreds med navnet på, så kan du omdøbe mappen ved at klikke på tandhjulet i højre side af oversigten, eller du kan klikke på mappen i toplinjen som også indikerer, hvor i strukturen du befinder dig. På listen vælger du "Omdøb mappe" og hermed kan du nu ændre navnet på den valgte mappe.

Slet en mappe
Brug samme fremgangsmåde som beskrevet ovenfor og vælg "Slet mappe" på listen i stedet for, så vil den valgte mappe blive slettet. Er der filer i mappen som du sletter, bliver det også slettet.

Tildel rettigheder til mappen
Hvis du gerne vil dele filer med andre af foreningens medlemmer, men ikke vil give dem adgang til alt indhold i filstrukturen, kan du give udvalgte hold eller etiketter adgang til at kunne se udvalgte mapper og deres indhold i filstrukturen. 

Du kan f.eks. oprette en mappe til "Bestyrelsen" og sætte rettigheder på den, så det kun er bestyrelsen som kan læse og lægge nye filer i den mappe. Eller du kan oprette en mappe til foreningens trænere, så de kan lægge de dokumenter, de bruger eller skal dele med hinanden ind i den, uden af andre kan se eller ændre på indholdet i den mappe.

Du kan tildele to typer rettigheder: læserettigheder og skriverettigheder. Læserettigheder giver kun adgang til at se filerne (åbne og læse dem), mens skriverettigheder derudover giver adgang til at kunne uploade nye dokumenter og slette eksisterende fra filstrukturen.

Klik på tandhjulet i højre side af oversigten, eller klik på knappen for mappen i toplinjen og vælg "Rettigheder" på menuen. Herefter kan du tildele hold/etiketter de rettigheder, de skal have ved at klikke på + symbolet og vælge det/dem fra listen.

De valgte hold/etiketter vil blive vist ved siden af hinanden og med den farve, som du har tildelt dem i opsætningen for holdet/etiketten - sådan som vist ovenfor.

Vil du slette et hold/etikette igen, så klik på "x" ved siden af holdets/etikettens navn. Vil du tilføje flere, så klik på den runde + knap.

Husk og gem, når du har foretaget dine valg.

OBS! Medlemmer der tildeles rettigheder, får ikke adgang via den sorte menu i toppen, men gennem site elementet "filer" der kan indsættes hvor end i ønsker det. 

OBS! Mapper som ikke har fået tildelt rettigheder vil kunne ses af alle, der får tildelt adgang til filstrukturen - også selv om visse hold/etiketter kun har fået ret til at kunne se bestemte mapper. 
Derfor bliver du nødt til at sætte rettigheder på alle mapper i roden, hvis du har oprettet en "Trænere" mappe og vil sikre dig, at trænerne ikke ser de mapper som ligger i strukturen uden rettigheder (som f.eks. er til administrationsbrug). Har du f.eks. en mappe som hedder "Fotos" og vil du ikke give andre adgang til den end administratorerne i systemet, skal du sætte "Administrator" på i læse- og skriverettigheder. Så vil trænerne og andre medlemmer med begrænset adgang til mapper i filstrukturen ikke længere kunne se den.

Gå tilbage i filstrukturen
Hvis du har bevæget dig dybt ind i filstrukturen og gerne vil tilbage igen, kan du bruge pil-knappen i toplinjen til at gå ét trin baglæns eller du kan klikke på "Start" i toplinjen og komme helt tilbage til roden af filstrukten i et hop. Klik på det mappenavn i toplinjen som du vil tilbage til, og du vil derefter stå i den valgte mappe.

Er der ikke nogen filer i den mappe, du står i, kan du også bruge "Gå tilbage" linket midt på siden, til at gå baglæns i filstrukturen med.

Upload dokumenter og billeder i filstrukturen
Du kan uploade stort set alle typer dokumenter (docx, xlsx, pptx, pdf osv.) og billedeformater (png, jpeg, jpg, gif osv.) i mapperne i filstrukturen. Du klikker bare på den blå knap i højre side af oversigten og herefter vil du have adgang til mapper og filer på din egen pc, hvor du kan vælge den rette fil og trykke Gem for at uploade. Så bliver filen uploadet og lagt i den mappe som du stod i, da du klikkede på den blå knap.

Fra oversigten kan du nu vælge enten af åbne, omdøbe eller slette dokumenterne ved hjælp af knappen med tandhjulet i højre side af oversigten.

Du kan også bare klikke direkte på et dokument i listen for at åbne det. Billeder åbnes i browseren og dokumenter bliver downloadet på din pc, så du kan åbne dem derfra.

Opret links til dokumenter i filstrukturen
De filer som ligger i foreningens filstruktur kan man oprette interne links til fra siderne på hjemmesiden. Sådan så du kan åbne en bestemt Word eller PDF fil direkte fra en side. Læs mere om interne links her.
Du kan også indsætte de fotos, som ligger i filstrukturen i tekstfelter på sider (læs hvordan her). Men du behøver ikke uploade de fotos som du gerne vil bruge i billedgallerier på hjemmesiden i filstrukturen - de fungerer på en anden måde.

Når du vælger at indsætte links til filer eller indsætte fotos i tekstfelter på hjemmesidens sider, vil det være foreningens filstruktur som du åbner i de to tilfælde. Du kan også uploade dokumenter og fotos i filstrukturen samtidig med, at du opretter et link til dem fra et tekstfelt. Vinduet som åbner med foreningens filstruktur i vil nemlig også have den blå upload-knap i højre hjørne. Dermed sparer du en arbejdsgang og tid, når du arbejder med sider, som skal have fotos eller interne links indsat.

Indsæt filstrukturen på en side

Du kan også indsætte dele af filstrukturen på en eller flere sider på foreningens hjemmeside. Læs mere om, hvordan du gør det her.