Banebooking

Banebooking på den lette måde

Det er en simpel proces at konfigurere goMember til at håndtere booking af jeres baner eller andre typer ressourcer. For at komme i gang, skal du navigere til den sorte administrationsmenu, hvor du vælger "Booking" og derefter "Opret / Ændre bookingopsætning". Dette vil lede dig til administrationsområdet for bookinger. Her skal du klikke på den grønne knap "Opret ny bookingaktivitet" for at starte oprettelsen af f.eks. banebooking. Se billedet nedenfor for visuel vejledning.

Når du har klikket på den grønne knap, åbner en skabelon, hvor du kan indtaste forskellige oplysninger om din booking og opsætte regler for, hvor ofte og hvor langt ud i fremtiden jeres medlemmer må booke. Læs videre for at få mere information om de forskellige muligheder.

Aktivitetsinfo

Det første skridt i opsætningen er at give din booking en overskrift. Dette kan være noget som "udendørsbaner", "indendørsbaner", "både" eller noget andet, der er relevant for jeres forening. En klar og præcis overskrift vil hjælpe medlemmerne med hurtigt at forstå, hvad bookingaktiviteten omhandler.

Herefter skal du vælge det enhedsnavn, der passer til din bookingstype fra en drop down liste. Her kan du vælge imellem forskellige kategorier såsom baner, biler, både, lokaler, tider og generelle ressourcer. Det er vigtigt at vælge den rigtige kategori for at sikre en korrekt bookingproces.

Hvis din forening tilbyder mange forskellige bookingtyper, kan det være en god idé at bruge farver til at skelne mellem dem. Dette vil give et bedre overblik, når medlemmerne kigger i kalenderen for at se, hvad der er blevet booket, og det vil gøre det lettere at finde den ønskede bookingaktivitet.

I feltet "Sorteringsnummer" kan du angive et tal for at bestemme rækkefølgen af dine forskellige bookingtyper. De laveste tal vil blive vist øverst på listen. Hvis du lader alle dine bookingtyper have "0" i dette felt, vil de blive sorteret alfabetisk i oversigten, hvilket også kan være en praktisk løsning.

Det anbefales at tilknytte en kontaktperson til hver bookingtype, så medlemmerne hurtigt kan få fat i en relevant person angående bookinger. Klik på knappen "+Vælg" og vælg en person fra jeres medlemsliste. Hvis denne person også skal modtage besked, når medlemmer booker eller aflyser, skal du huske at markere afkrydsningsfeltet "Send besked om booking".

Sæt regler op

Du har mulighed for at opsætte flere forskellige regler for dine bookinger. Dette kan være nyttigt, hvis du ønsker at begrænse antallet af aktive bookinger, som hvert enkelt medlem i foreningen må have, eller hvis du vil regulere, hvor langt ud i fremtiden de kan booke. Det første, du kan definere, er, hvor mange deltagere der minimum skal være, før et medlem kan lave en booking, samt hvor mange der maksimalt må bookes til hver enkelt aktivitet.

Hvis du ønsker at tillade, at medlemmer kan booke sig på hinandens reservationer for at fylde baner, lokaler og/eller både helt op, kan du markere afkrydsningsfeltet "Tillad opfyldning". Hvis dette felt ikke er markeret, vil det ikke være muligt for medlemmerne at booke på hinandens reservationer.

Derudover kan du tilføje valgfrie regler for dine bookinger. Vælg en regel fra drop down listen og klik derefter på knappen "Tilføj regel". Dette vil åbne et gråt felt, hvor du kan konfigurere din regel. For eksempel kan du opsætte en regel for, hvor mange aktive bookinger hvert medlem må have på én gang. Indtast det maksimale antal, du ønsker at tillade, og vælg, om reglen gælder for alle bookingaktiviteter eller kun for en specifik aktivitet. Du kan også indsætte en fejlbesked, som vil blive vist øverst i højre hjørne af skærmen, hvis et medlem forsøger at booke flere end det angivne maksimale antal bookinger, som du har defineret i denne regel.

Du kan opsætte regler for "Min/Max alder", "Max antal dage frem", "Aflysning timer før booking" og "Max antal booking i alt" på dine bookinger.

OBS! Hvis du opsætter bookingregler her og også har defineret bookingregler direkte for hold eller medlemmer, vil de regler, du har angivet for hold eller medlemmer, have forrang over de regler, du har opsat her. Det betyder, at hvis du har en bookingregel, der siger, at medlemmer maksimalt må have 4 aktive bookinger, men samtidig har en specifik regel for f.eks. seniorer, der tillader 6 aktive bookinger, så gælder reglen for seniorer. Alle andre medlemmer eller hold vil dog stadig være begrænset til 4 aktive bookinger ad gangen, medmindre der er opsat en specifik regel for dem.

Rettigheder og Tidsplan

Du kan tilføje de hold eller etiketter, der må booke, ved at inkludere dem i området "Etiketter/Hold". Klik på knappen "+ Vælg" og vælg de relevante hold fra listen, der vises i det nye vindue. Dette giver dig mulighed for at styre, hvilke medlemmer der har rettigheder til at foretage bookinger.

Derudover kan du vælge, om andre medlemmer skal kunne se, hvem der har foretaget bookinger i bookingkalenderen. Som standard er deltagersynligheden indstillet til, at alle medlemmer kan se hinandens bookinger. Hvis du ønsker at ændre dette, så medlemmer kun kan se deres egne bookinger, skal du justere indstillingen i drop down menuen.

Dernæst kan du opsætte en tidsplan, som kan svare til jeres sommersæson for udendørsbaner og vintersæson for indendørsbaner. Her skal du angive, hvornår det skal være muligt at begynde at booke, samt hvornår den sidste dato for bookinger skal være. Du vælger også, hvilke ugedage det skal være muligt at booke, samt tidsrammen for bookingerne og hvor længe en booking varer i minutter.

Det er muligt at oprette flere tidsplaner, hvis du ønsker at ændre de tilgængelige ugedage i løbet af en periode, eller hvis tidspunktet på dagen ændrer sig i løbet af sommeren. Hvis du opretter to eller flere tidsplaner for f.eks. sommerperioden, vil de kalendere, der vises på hjemmesiden, automatisk tilpasse sig, når dine angivne datoer indtræder.

Opret ressourcer

Når du første gang opretter en bookingaktivitet, vil der ikke være nogen ressourcer i systemet endnu. Du kan dog oprette ressourcer direkte i din bookingaktivitet i sådanne tilfælde. Når du har oprettet ressourcerne i systemet, vil de kunne tilføjes til de bookingaktiviteter, du opretter, ved at vælge dem fra listen. Hvis du ønsker at læse mere om, hvordan du administrerer oprettede ressourcer, kan du finde information her.

Tilføj besked

Nederst i skabelonen har du mulighed for at oprette en besked, som vises på skærmen, når et medlem har gennemført en booking. Denne besked vil blive vist i øverste højre hjørne af skærmen og kan fungere som en bekræftelse på bookingen samt minde medlemmerne om de regler, de skal huske, når de benytter foreningens faciliteter.

Når du har gennemgået alle relevante felter, skal du trykke på "Gem", og så vil din bookingaktivitet være oprettet med de regler, du har angivet.

/Admin/ResourceActivity