Opsæt foreningens filer og dokumenter

Hvad denne artikel dækker

Denne artikel viser, hvordan du sætter foreningens filstruktur op under Hjemmeside → Filer: hvordan du uploader filer, opretter mapper, omdøber og sletter dem, organiserer filerne i undermapper, og styrer hvem der må se og uploade. Det er her, jeres dokumenter ligger — referater, vedtægter, PDF'er og billeder.

Det er det samme arkiv, som Filer-elementet viser på en side. Du kan uploade en fil direkte fra hjemmesiden via elementet — men det kræver, at elementet allerede er koblet til en mappe. Er det ikke det, viser elementet i stedet beskeden Du har ikke rettigheder til at se indholdet af denne mappe. Når elementet er koblet til en mappe, kan du tilføje og slette filer derfra. Skal der oprettes mapper, ryddes op, flyttes filer eller styres adgang, gør du det her i filstrukturen. At lægge filerne på en side står i Indsæt filer og dokumenter på en side.

Hvornår er det relevant

Brug denne fremgangsmåde, når foreningen vil samle sine filer ét sted og holde dem ordnet i mapper — for eksempel en mappe til referater, en til vedtægter og en til billeder. Det er her, du uploader filerne og bygger mappestrukturen, før de vises på hjemmesiden.

Forudsætninger

Sådan finder du filstrukturen

Gå til Hjemmeside → Filer. Øverst er der en sti, der starter med et hjem-ikon og Start — det er bunden af filstrukturen. Klikker du dig ind i en mappe, vokser stien, så du kan se, hvor du er, og klikke dig tilbage. Filerne og mapperne i det niveau, du står i, vises i listen nedenunder. Ud for hver fil er der et afkrydsningsfelt, og ud for hver fil og mappe er der knappen ≡, som åbner en menu.

Filstrukturen under Hjemmeside → Filer. Øverst Start, til højre Upload filer, og knappen ≡ ud for hver række.

Trin: Upload filer

1. Gå til Hjemmeside → Filer, og klik dig ind i den mappe, filerne skal ligge i (eller bliv i Start).
2. Klik Upload filer øverst til højre og vælg filerne på din computer. Du kan også trække filerne direkte ind i området, hvor der står Træk filer ind fra computeren eller brug "Upload".
3. Filerne lægger sig i listen i den mappe, du står i.

Trin: Opret en mappe

1. Gå til Hjemmeside → Filer.
2. Klik på ≡ ud for den mappe, den nye mappe skal ligge i — eller på tandhjulet ved Start øverst — og vælg + Ny mappe.
3. Udfyld panelet:
   • Mappenavn — navnet på mappen. Påkrævet.
   • Visningsrækkefølge — et tal, der bestemmer mappens rækkefølge i forhold til de andre mapper. Står som udgangspunkt på 1000. Påkrævet.
4. Vil du styre, hvem der må se og uploade i mappen, folder du Adgang ud og vælger etiket eller hold — se afsnittet Styr hvem der må se og uploade (Adgang) længere nede i artiklen. Du kan også sætte eller ændre adgangen senere.
5. Klik Gem. Mappen oprettes, og du kommer ind i den.

Menuen ud for en mappe: Ny mappe, Omdøb og Slet mappe.

Styr hvem der må se og uploade (Adgang)

I panelet for en mappe er der et afsnit Adgang med to felter, der styrer, hvem der må se og arbejde i mappen. Du kan sætte dem, når mappen oprettes, og ændre dem senere.

• Skriveadgang — vælg den etiket eller det hold, der må lave nye filer og undermapper i mappen. Det er dem, der kan uploade direkte fra hjemmesiden.
• Læseadgang — vælg den etiket eller det hold, der må se filerne i mappen.

Du tilføjer en etiket eller et hold ved at klikke + under feltet og vælge i listen. Du kan vælge flere. Du fjerner en etiket eller et hold igen ved at klikke på den og klikke på skraldespanden.

Sådan ændrer du adgangen på en mappe, der allerede findes:

1. Klik ≡ ud for mappen, eller klik på tandhjulet ved mappens navn i stien øverst, når du står i mappen. Vælg Omdøb.
2. Fold Adgang ud, og tilføj eller fjern etiketter og hold under Skriveadgang og Læseadgang.
3. Klik Gem.

Sådan virker det for dem, der ser hjemmesiden:

• Ingen adgang sat — alle kan se filerne, og alle, der er logget ind, kan uploade.
• Læseadgang er udfyldt — kun medlemmer med den valgte etiket eller det valgte hold kan se filerne. Alle andre får beskeden Du har ikke rettigheder til at se indholdet af denne mappe, der hvor mappen vises. Åbner de et link direkte til en fil i mappen, får de teksten The resource you are looking for has been removed, had its name changed, or is temporarily unavailable.
• Skriveadgang er udfyldt — kun de valgte medlemmer kan uploade filer i mappen direkte fra hjemmesiden.

Bemærk, at mappens Adgang er noget andet end Filer-elementets fane Synlighed på en side. Adgang styrer den enkelte mappe i arkivet; Synlighed styrer, om hele elementet vises på siden (Offentlig, Medlemmer eller Ikke medlemmer) — se Indsæt filer og dokumenter på en side.

Ny mappe-panelet. Under Adgang vælger du etiket eller hold for Skriveadgang og Læseadgang. Lader du dem stå tomme, kan alle, der er logget ind, uploade, og alle kan se.

Trin: Omdøb eller slet en mappe

1. Klik på ≡ ud for mappen.
2. Vælg Omdøb for at give mappen et nyt navn, eller Slet mappe for at fjerne den.

Vær opmærksom på, at når du omdøber en mappe, ændrer alle filerne i den deres adresse. Det har to konsekvenser, du skal være opmærksom på:

• Har du sat et manuelt link til en fil et andet sted i systemet eller på hjemmesiden, skal det link opdateres bagefter — ellers fører det ingen steder hen.
• Peger et Filer-element på en side på den omdøbte mappe som sin Rodmappe, holder elementet op med at vise indholdet og viser i stedet beskeden Du har ikke rettigheder til at se indholdet af denne mappe. Vælg mappen igen med dens nye navn på elementet — se Indsæt filer og dokumenter på en side.

Trin: Arbejd med en enkelt fil

Ud for hver fil under Hjemmeside → Filer er der knappen ≡. Klik på den for at få fire handlinger:

• Åbn — åbner filen.
• Kopier link til udklipsholderen — kopierer filens adresse, så du kan sætte den ind som et link et andet sted. Linket udløber ikke. Ligger filen i en mappe med Læseadgang, virker linket kun for dem, der har adgang til mappen.
• Omdøb / ændre — giver filen et nyt navn.
• Slet fil — fjerner filen.

Fil-menuen i admin: Åbn, Kopier link, Omdøb / ændre og Slet fil.

I Filer-elementet ude på hjemmesiden åbner du menuen med knappen med de tre prikker (…), og her er der også Download, som henter filen ned på din computer. Fra hjemmesiden virker handlingerne dog kun, hvis mappen ikke er låst med en etiket — eller for medlemmer med den rigtige etiket. Ellers håndterer du filerne her fra admin.

Fil-menuen, sådan som den ser ud i Filer-elementet på hjemmesiden: Åbn, Kopier link, Download, Omdøb / ændre og Slet fil.

Trin: Flyt, kopiér eller slet flere filer på én gang

1. Sæt flueben i afkrydsningsfeltet ud for de filer, du vil arbejde med. Øverst til højre kommer en boks frem, der viser, hvor mange du har valgt (for eksempel 1 fil valgt).
2. Vælg en handling i boksen:
   • Flyt — flytter filerne til en anden mappe.
   • Kopier — laver en kopi af filerne i en anden mappe.
   • Slet — fjerner de valgte filer.

Når du sætter flueben ved filer, vælger du Flyt, Kopier eller Slet i boksen øverst til højre.

Organisér i undermapper

En mappe kan indeholde andre mapper. Klik dig ind i en mappe, og opret en ny mappe derinde på samme måde — klik ≡ ud for mappen, og vælg + Ny mappe. Sådan kan du bygge en struktur, der passer til foreningen, for eksempel en hovedmappe Bestyrelse med undermapper til referater og budgetter.

Pakke-begrænsninger

Næste trin

• Vis filerne på en side → Indsæt filer og dokumenter på en side
• Se hvordan hjemmesiden er bygget op → Sådan er hjemmesiden bygget op

Almindelige fejl og løsninger

Et link til en fil virker ikke længere.
Årsag: Mappen, filen ligger i, er blevet omdøbt, så filens adresse har ændret sig.
Løsning: Hent den nye adresse — klik ≡ ud for filen under Hjemmeside → Filer, og vælg Kopier link til udklipsholderen — og opdatér linket, hvor det bruges.

Et Filer-element på en side viser "Du har ikke rettigheder til at se indholdet af denne mappe".
Årsag: Enten peger elementets Rodmappe på en mappe, du har omdøbt eller slettet — eller mappen har en Læseadgang, som den, der ser siden, ikke opfylder.
Løsning: Tjek elementets Rodmappe (se Indsæt filer og dokumenter på en side). Skyldes det Læseadgang, skal den besøgende have den etiket eller det hold, mappen er låst til — eller du kan ændre mappens Læseadgang (se afsnittet Styr hvem der må se og uploade (Adgang)).

Et link til en fil virkede først, men holder op med at virke efter nogle dage.
Årsag: Linket er kopieret direkte fra hjemmesiden, for eksempel ved at højreklikke på et billede. Den slags links gælder kun i en begrænset periode.
Løsning: Gå til Hjemmeside → Filer, klik ≡ ud for filen, og vælg Kopier link til udklipsholderen. Sæt det nye link ind, hvor det gamle blev brugt.

Jeg kan ikke finde de filer, jeg har uploadet.
Årsag: Filerne er uploadet i en anden mappe, end den du står i.
Løsning: Klik dig tilbage til Start i stien øverst, og klik dig ind i den rigtige mappe. Filerne ligger i det niveau, de blev uploadet i.

Beslægtede emner

• Indsæt filer og dokumenter på en side (GM-WEB-027)
• Indsæt elementer på en side (GM-WEB-013)
• Sådan er hjemmesiden bygget op (GM-WEB-001)